[Textes] Le nouveau Règlement: signification, un rappel un an après

Mots clés : matière civile et commerciale • signification • notification • États UE •  formulaires • recherche d’adresse •  e-Codex • signification électronique

Un peu plus d’un an après son entrée en vigueur il était temps de faire un rappel des modifications apportées par le nouveau Règlement signification UE n° 1784/2020. La première modification est l’évolution des formulaires uniformisé. Nous évoquerons également la possibilité de la signature électrique, l’importante modification permettant de rechercher l’adresse des destinataires des actes sans oublier la numérisation de la transmission par le système de l’e-Codex ainsi que la nouvelle signification électronique. 

Le Règlement (UE) n° 2020/1784 du Parlement européen et du Conseil du 25 novembre 2020 relatif à la signification et à la notification dans les États membres des actes judiciaires et extrajudiciaires en matière civile ou commerciale N° Lexbase : L8247LY4 a été publié au Journal officiel de l’Union européenne le 2 décembre 2020 (L 405). Il est entré en vigueur vingt jours ouvrables après cette date et est applicable à compter du 1^er juillet 2022. En vue de sa bonne application, vous trouverez ci-après quelques précisions et conseils.

I. Utilisation de nouveaux formulaires

Depuis le 1^er juillet 2022, toute demande de signification doit obligatoirement être envoyée en utilisant les nouveaux formulaires du Règlement (UE) n° 1784/2020. Il comporte en effet douze formulaires, c’est-à-dire cinq de plus que le précédent Règlement (CE) n° 1393/2007 N° Lexbase : L4841H3P. Ces nouveaux formulaires sont les suivants:

• demande de signification ou de notification d’actes (formulaire A, visé aux articles 5 et 8) ;
• demande visant à déterminer l’adresse du destinataire de l’acte à signifier ou à notifier (formulaire B, visé aux articles 5 et 7) ;
• demande d’informations sur l’accomplissement ou le non-accomplissement de la signification ou de la notification d’actes (formulaire C, visé à l’article 5) ;
• accusé de réception de la demande (formulaire D, visé aux articles 5 et 10) ;
• demande d’informations ou d’actes complémentaires aux fins de la signification ou de la notification d’actes (formulaire E, visé aux articles 5 et 10) ;
• avis de retour de la demande et de l’acte (formulaire F, visé aux articles 5 et 10) ;
• avis de retransmission de la demande et de l’acte à l’entité requise compétente (formulaire G, visé aux articles 5 et 10) ;
• accusé de réception adressé par l’entité requise territorialement compétente à l’entité d’origine (formulaire H, visé aux articles 5 et 10) ;
• demande d’informations sur l’accomplissement ou le non-accomplissement de la signification ou de la notification d’actes (Formulaire I, visé aux articles 5 et 11) ;
• réponse à la demande d’informations sur l’accomplissement ou le non-accomplissement de la signification ou de la notification d’actes (formulaire J, visé aux articles 5 et 11) ;
• attestation d’accomplissement ou de non-accomplissement de la signification ou de la notification des actes (formulaire K, visé aux articles 5, 11, 12 et 14) ;
• information au destinataire sur son droit de refuser de recevoir un acte (formulaire L, visé aux articles 5 et 12).

Les entités d’origine sont amenées à remplir les formulaires A, B, C et I.

Les entités requises sont amenées à remplir les formulaires D, E, F, G, H, J, K et L.

Le destinataire de l’acte est amené à remplir et retourner le formulaire L qui lui est remis par l’entité requise ou l’autorité chargée de la signification ou de la notification à l’occasion de celle-ci.

Vous trouverez les nouveaux formulaires [en ligne].

Vous pouvez cependant trouver les nouveaux formulaires à la suite du Règlement tel qu’il a été publié au Journal officiel de l’Union européenne [en ligne].

II. Signature électronique des actes, documents et formulaires (article 5.3)

Lorsque les actes à signifier ou à notifier, les demandes, les confirmations, les reçus, les attestations et les autres communications visés au paragraphe 1 de l’article 5 exigent ou portent un cachet ou une signature manuscrite, ceux-ci peuvent être remplacés par des “cachets électroniques qualifiés” ou des “signatures électroniques qualifiées”, au sens du Règlement (UE) n° 910/2014.

Selon l’UEHJ, la signature électronique de l’acte peut être utilisée dès le 1^er juillet 2022 à condition que cette signature électronique respecte le prescrit du Règlement (UE) n° 910/2014 N° Lexbase : L1237I4L. Nous vous invitons, par mesure de prudence, à prendre contact avec votre software provider afin de vérifier si votre signature électronique respecte les exigences du Règlement (UE) n°2020/1784.

III. Refus de réception d’un acte (article 12)

Nous vous informons de deux changements :

Le premier changement, à partir du 1^er juillet 2022, l’entité requise informe le destinataire du droit prévu de refuser de recevoir l’acte à signifier lorsque cet acte n’est pas rédigé, ou n’est pas accompagné d’une traduction, dans une langue visée au point b) du paragraphe de l’article 12 – la langue officielle de l’État membre requis ou, s’il existe plusieurs langues officielles dans cet État membre, la langue officielle ou l’une des langues officielles du lieu où il doit être procédé à la signification ou à la notification-, en joignant à l’acte à signifier ou à notifier le nouveau formulaire L qui figure à l’annexe I, qui est fourni :

• dans la langue officielle ou dans l’une des langues officielles de l’État membre d’origine ;
• et dans la langue officielle de l’État membre requis ou, s’il existe plusieurs langues officielles dans cet État membre, la langue officielle ou l’une des langues officielles du lieu où il doit être procédé à la signification ou à la notification.

S’il apparaît que le destinataire comprend une langue officielle d’un autre État membre, le formulaire L qui figure à l’annexe I est également fourni dans cette langue. Il n’est dès lors plus nécessaire de joindre le formulaire L dans toutes les langues de l’Union européenne comme c’était le cas dans le règlement (CE) n° 1393/2007.

Le deuxième changement, à partir du 1^er juillet 2022, le destinataire peut refuser de recevoir l’acte soit au moment de la signification ou de la notification, soit dans un délai de deux semaines – et non plus sept jours comme prévu dans le Règlement (CE) n° 1393/2007 – à compter de la signification ou de la notification, par déclaration écrite de refus de réception.

IV. Assistance à la recherche d’adresse

L’article 7 du Règlement impose aux États membres d’assurer un service permettant de localiser le destinataire de l’acte, lorsque l’entité d’origine chargée de transmettre l’acte à signifier ou à notifier ne dispose pas d’adresse connue dans un autre État membre, à savoir :

• prévoir les autorités désignées auxquelles les entités d’origine peuvent soumettre les demandes concernant la détermination de l’adresse du destinataire de l’acte à signifier ou à notifier ;
• autoriser des personnes d’autres États membres à soumettre directement, y compris par voie électronique, dans des registres de la population ou d’autres bases de données accessibles au public, des demandes d’informations concernant les adresses de destinataires de l’acte à signifier ou à notifier, au moyen d’un formulaire type disponible sur le portail européen e-Justice ;
• fournir des informations détaillées, par l’intermédiaire du portail européen e-Justice, sur la manière de trouver l’adresse de destinataires de l’acte à signifier ou à notifier.

Il appartient ici à chaque pays de communiquer à la Commission européenne de quelle manière ce pays assure ce service afin de trouver l’adresse du destinataire de l’acte lorsque celle-ci est inconnue.

Vous trouverez toutes les informations [en ligne].

V. e-Codex

L’un des changements majeurs du Règlement (UE) n°2020/1784 concerne le recours obligatoire, entre les entités d’origine et les entités requises, à un système informatique décentralisé, composé de systèmes informatiques nationaux interconnectés afin de pouvoir procéder à la transmission des actes judiciaires et extrajudiciaires, tel que prévu par le nouvel article 5 du règlement. Ce système décentralisé est l’e-Codex. Toutes les communications et tous les échanges d’actes entre les entités et organes désignés par les États membres devraient, par principe, être effectués au moyen d’un système informatique décentralisé sécurisé et fiable, composé de systèmes informatiques nationaux qui sont interconnectés et techniquement interopérables, par exemple, et sans préjudice de progrès technologiques ultérieurs, sur la base de l’e-Codex.

Cette modification n’opère aucune influence sur vos transmissions qui se feront à partir du 1^er juillet 2022 dès lors que ce système ne deviendra obligatoire qu’en mars 2025, afin de donner le temps à la Commission européenne de créer la plateforme permettant cette transmission par l’e-Codex.

VI. Signification électronique directe

Un autre changement majeur opéré par le Règlement (UE) n° 2020/1784 concerne la signification électronique directe. Il devrait désormais être possible de faire procéder à la signification ou à la notification d’actes directement par voie électronique à un destinataire qui a une adresse connue à des fins de signification ou de notification dans un autre État membre.

Les conditions pour pouvoir recourir à ce type de signification ou notification électronique directe devraient être de nature à garantir qu’il ne soit procédé à la signification ou la notification par voie électronique qu’en utilisant des moyens électroniques disponibles selon le droit de l’État membre du for pour la signification ou la notification nationale d’actes, et à garantir également l’existence de garde-fous appropriés pour protéger les intérêts du destinataire, notamment des normes techniques d’un niveau élevé et l’obligation de recueillir le consentement exprès du destinataire.

Le Règlement, prévoit, dans ses considérants 32 et 33, les garanties nécessaires pour qu’une telle signification électronique respecte les droits des parties en présence.

Il est notamment prévu :

• le consentement préalable exprès du destinataire ;
• la confirmation de réception par le destinataire ;
• que tout État membre puisse préciser les conditions supplémentaires auxquelles il acceptera la signification par voie électronique.

Vous trouverez toutes les informations [en ligne].

Enfin, la jurisprudence de la Cour de justice de l'Union européenne (CJUE) prononcée à l’égard du Règlement (CE) n° 1393/2007 devrait mutatis mutandis conserver sa pertinence.

Nous vous souhaitons une bonne utilisation du Règlement !

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