[Pratique professionnelle] Guide pratique du compte personnel de formation (CPF)

Créé par la loi du 5 mars 2014 (N° Lexbase : L6066IZP) et d’ores et déjà remanié par les lois n° 2016-1088 du 8 août 2016 (N° Lexbase : L8436K9C) et n° 2018-771 du 5 septembre 2018 (N° Lexbase : L9567LLW), le compte personnel de formation (CPF) demeure un dispositif d’accès encore peu -voir mal- connu des actifs, en particulier des salariés, lesquels auraient suivi 400 513 formations au total dans le cadre de leur CPF sur l’année 2018.

Le présent article a pour objet d’expliciter de façon pragmatique l’environnement (I) et le fonctionnement (II) du compte personnel de formation pour les salariés de droit privé.

I - L’environnement du CPF

A - Le CPF est une composante du compte personnel d’activité

Le compte personnel d’activité (CPA) est le réceptacle de différents droits sociaux reconnus à son titulaire. Ouvert à toute personne active d’au moins 16 ans, il se compose de 3 comptes :

• le CPF qui est alimenté chaque année en droits à formation ;
• le compte d’engagement citoyen (CEC) qui recense les activités bénévoles du titulaire et lui permet l’acquisition de jours de congés ou de droits à formation ;
• le compte professionnel de prévention (C2P) qui permet aux personnes exposées à certains facteurs de risques professionnels d’obtenir des points notamment pour le financement de droits à formation pour l’exercice d’un emploi moins exposé.

Le CPF est personnel en ce sens qu’il est attaché à son titulaire et non à la détention d’un contrat de travail et ne peut être mobilisé qu’à son initiative exclusive.

Le CPF est universel : tout travailleur dispose d’un CPF dès son entrée sur le marché du travail, indépendamment de son statut et ce, jusqu’à son décès (même s’il cesse d’être alimenté lors de la liquidation de l’ensemble des droits à la retraite).

Le CPF est intégralement transférable jusqu’à la fermeture du compte, car les droits qui y sont inscrits :

• le demeurent même en cas de changement d’employeur, peu important le motif de rupture du contrat de travail,
• restent également disponibles en cas de perte d’emploi, y compris en cas de licenciement pour faute grave,
• demeurent acquis en cas de départ du titulaire à l’étranger.

B - Publics bénéficiaires

1. 1 - Conditions d’ouverture

Un CPF est ouvert pour toute personne âgée d’au moins 16 ans (sauf pour les apprentis âgés d’au moins 15 ans) à condition :

• d’occuper un emploi, y compris lorsqu’elle est titulaire d’un contrat de travail de droit français et qu’elle exerce son activité à l’étranger ;
• d’être à la recherche d’emploi ou accompagnée dans un projet d’orientation et d’insertion professionnelles ;
• d’être accueillie dans un établissement et service d’aide par le travail ;

Ainsi, tout travailleur, indépendamment de son statut, bénéficie d’un CPF dès son entrée sur le marché du travail.

2. 2 - Conditions de fermeture

Le compte cesse d’être alimenté lors de la liquidation de l’ensemble des droits à la retraite mais n’est fermé qu’à la date du décès de la personne. Il peut donc encore être utilisé lorsque la personne est retraitée.

C - Règles d'alimentation

Depuis le 1er janvier 2019, les compteurs CPF sont alimentés en euros (et non plus en heures) pour les salariés du secteur privé et les demandeurs d’emploi.

1. 1 - Conversion des heures acquises avant le 1er janvier 2019

Les heures acquises au titre du droit individuel à la formation (DIF) et du CPF au 31 décembre 2018 sont converties en euros à hauteur de 15 euros par heure. Cette conversion est réalisée directement sur les compteurs au cours de l’année 2019.

2. 2 - Règles d’alimentation pour les salariés  

Le CPF des salariés ayant effectué une durée de travail supérieure ou égale à la moitié de la durée légale (soit 804 heures dès lors que la durée légale annuelle est fixée à 1 607 heures) ou conventionnelle de travail sur l’ensemble de l’année est alimenté à hauteur de 500 euros au titre de cette année dans la limite d’un plafond de 5 000 euros (cf. tableau ci-dessous).

Le CPF des salariés n’ayant pas atteint un niveau de formation sanctionné par un diplôme de niveau CAP ou BEP ou une certification reconnue par une convention collective de branche et ayant effectué une durée du travail supérieure ou égale à la moitié de la durée légale ou conventionnelle de travail sur l’ensemble de l’année est alimenté à hauteur de 800 euros au titre de cette année dans la limite d’un plafond de 8 000 euros (cf. tableau ci-dessous).

Par ailleurs, le salarié bénéficiaire de l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés bénéficie d’une majoration de 300 euros par an, dans la limite d’un plafond de 8000 euros.

Pour les autres salariés dont la durée de travail est inférieure à la moitié de la durée légale ou conventionnelle de travail sur l’ensemble de l’année, leur CPF est alimenté à due proportion de la durée de travail effectuée. Lorsque le calcul de ses droits aboutit à un montant en euros comportant des décimales, ce montant est arrondi à la dernière décimale, au centime d’euro supérieur.

Les salariés au forfait jour bénéficient d’une alimentation à hauteur de 500 euros par an dès lors qu’ils effectuent 218 jours par an de travail. Pour les autres, l’alimentation est calculée au prorata temporis.

Pour les salariés dont la rémunération n’est pas établie en fonction d’un horaire de travail (cas de salariés rémunérés non en fonction du temps de travail mais à la pige, à la vacation, ou à la tâche…), le montant de référence pour le calcul de l’alimentation du CPF est fixé à 2 080 fois le montant du SMIC horaire. L’alimentation du compte de ces salariés est calculée au prorata du rapport entre la rémunération effectivement perçue et 2 080 fois le montant du SMIC.

Le tableau ci-dessous récapitule l’acquisition de droits par les salariés, selon leur statut, dans le cas où ils ont bénéficié du DIF et du CPF dès leur création et ne mobilisent aucun de leurs droits au fil des années.

D - Principales fonctionnalités

Le service dématérialisé du CPF prend deux formes : le site internet www.moncompteactivité.gouv.fr ainsi qu’une application numérique accessible depuis un «smartphone».

Ces deux espaces, auxquels l’accès est gratuit, permettent au titulaire du compte de :

• Obtenir et transmettre des informations ;
  • Consulter des informations générales sur le site public ;
  • Consulter et modifier des données personnelles sur l’espace personnel sécurisé ;
  • Consulter les droits inscrits sur son CPF : alimentation annuelle et abondements éventuels ;
  • Saisir le solde d’heures DIF et consulter les droits y afférents ;
  • Déclarer remplir les conditions requises pour bénéficier de l’alimentation majorée à hauteur de 800 euros par an (personnes peu qualifiées) ;
  • Consulter le détail de l’historique des mouvements d’alimentation et de débit du compteur CPF ;
  • Consulter des informations relatives aux formations éligibles ;
  • Consulter l’ensemble de l’offre de formation proposée par les prestataires de formation ;
  • Prendre connaissance et accepter les conditions générales d’utilisation ;
  • Etre mis en relation avec un opérateur de conseil en évolution professionnelle ;
• Mobiliser les droits acquis pour bénéficier d’une action via un parcours d’achat direct ;
  • Choisir sa formation via le catalogue et s’inscrire à une session ;
  • Abonder en ligne son compte ;
  • Déclarer son assiduité à la formation et évaluer la prestation (obligatoire) ;
  • Faire prendre en charge la formation choisie directement auprès du prestataire de formation ;
  • Consulter l’historique des dossiers de formations (en cours, validé, rejeté, clos) ;
• Disposer d'un passeport d'orientation, de formation et de compétences qui recense les formations et les qualifications suivies dans le cadre de la formation initiale ou continue ainsi que les acquis de l'expérience professionnelle, et dont la consultation est autorisée exclusivement par le titulaire.

E - Rôle des acteurs

1 - Le titulaire

Le titulaire du CPF est le seul décisionnaire de la mobilisation des droits qu’il a acquis au titre de son CPF, afin de financer à son initiative une formation. Le compte ne peut être mobilisé qu'avec l'accord exprès de son titulaire. Le refus du titulaire du compte de le mobiliser ne constitue pas une faute. 

Lorsque les droits qu’il a acquis sont insuffisants pour financer la formation qu’il souhaite suivre, le titulaire peut abonder en droits complémentaires son CPF. En dehors de ce cas de figure, il ne peut pas alimenter son compte. En pratique, le titulaire du CPF ne peut pas déposer de fonds sur son CPF en vue de se créer une sorte «d’épargne formation».

2 - L’employeur

L’employeur a, tout d’abord, un rôle d’information de ses salariés s’agissant du CPF, notamment lors de l’entretien professionnel qui a lieu en principe tous les deux ans et à l’occasion duquel il est tenu de délivrer des informations relatives à la VAE, à l'activation par le salarié de son CPF, aux abondements de ce compte que l'employeur est susceptible de financer et au conseil en évolution professionnelle.

L’employeur doit, par ailleurs, autoriser le départ en formation lorsque celle-ci se réalise en tout ou partie sur temps de travail. En effet, si les formations financées dans le cadre du CPF ne sont pas soumises à l'accord de l'employeur lorsqu'elles sont suivies sur le temps personnel, le salarié doit obligatoirement demander une autorisation d’absence à son employeur lorsque sa formation se déroule sur le temps de travail (cf. III.3.).

Enfin, l’employeur a un rôle de financeur :

• de façon facultative, lorsqu’il souhaite abonder le CPF du salarié (de façon spontanée ou en application d’un accord collectif) ;
• de façon obligatoire, dans 2 cas de figure :

1°) dans le cadre d’accord de performance collective : le salarié licencié suite à son refus d’une modification de son contrat de travail résultant de l’application de l’accord collectif bénéficie d’un abondement de son CPF du montant prévu par l’accord (au minimum 3000 euros) ;

2°) à l’issue de l’entretien professionnel renforcé : si lors de l’état des lieux organisé tous les 6 ans, il est constaté que l’entreprise (de plus de 50 salariés) n’a pas rempli ses obligations en matière de formation à l’égard du salarié, elle est tenue de verser une somme de 3 000 euros à la caisse des dépôts et consignations pour financer un abondement au compte du salarié concerné.

II - Le fonctionnement du compte

A - L'activation du CPF

1 - Comment activer le compte ?

Il convient de se connecter à l’adresse Internet suivante : https://www.moncompteactivite.gouv.fr/cpa-prive/html/#/connexion. L’accès au compteur est effectué par chaque titulaire en renseignant son numéro de sécurité sociale et un mot de passe choisi par ce derneier.

2 - Comment saisir les heures de DIF ?

Les heures de DIF acquises et non utilisées au 31 décembre 2014 (cf. le bulletin de paie de décembre 2014/janvier 2015 ou l’attestation ou courrier d’information remis par l’employeur avant le 31 janvier 2015 ou le certificat de travail remis par le dernier employeur avant décembre 2014) doivent être inscrites dans les compteurs CPF au plus tard le 31 décembre 2020 afin que les titulaires puissent en bénéficier.

Le document mentionnant les heures de DIF acquises sera demandé lors de la validation du premier dossier de formation afin de permettre l’utilisation de ces heures. Il convient donc d’inviter les auditeurs à le conserver.

Une fois les heures saisies, celles-ci seront converties à hauteur de 15 € de l’heure.

Les heures sont saisissables jusqu’au 31 décembre 2020. Les heures qui n’auront pas été inscrites avant cette date ne pourront plus être mobilisées.

Les heures qui auront effectivement été inscrites avant le 31 décembre 2020 via la plateforme CPF sont mobilisables sans limitation temporelle.

B - La mobilisation du CPF

1 - Formations éligibles

Depuis le 1er janvier 2019, les formations éligibles au CPF sont prévues par le code du travail et non plus par des listes établies au niveau national, régional et des branches professionnelles.

Formations certifiantes. Sont éligibles au CPF les actions de formations dites certifiantes :

• les actions de formations sanctionnées par les certifications professionnelles enregistrées au répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) ;
• les actions de formation sanctionnées par les attestations de validation de blocs de compétences composant les certifications professionnelles [3] ;
• les actions de formation sanctionnées par les certifications et habilitations enregistrées dans le répertoire spécifique des certifications et habilitations (RSCH), notamment la certification relative au socle de connaissances et de compétences professionnelles (certificats CléA et CléA numérique).

Actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience. La validation des acquis de l'expérience a pour objet l'acquisition d'une certification professionnelle enregistrée dans le répertoire national des certifications professionnelles (RNCP).

La VAE est ouverte à toute personne :

• justifiant d'une activité professionnelle salariée, non salariée, bénévole ou de volontariat, de sportif de haut niveau ou ayant exercé des responsabilités syndicales, un mandat électoral local ou une fonction élective locale en rapport direct avec le contenu de la certification visée,
• d’une durée minimale d'un an, que l'activité ait été exercée de façon continue ou non.

Bilans de compétences. Ils ne constituent pas des actions de formation, ont pour objet de permettre à des travailleurs d'analyser leurs compétences professionnelles et personnelles ainsi que leurs aptitudes et leurs motivations afin de définir un projet professionnel et, le cas échéant, un projet de formation.

Le bilan de compétences peut être effectué dans le cadre du conseil en évolution professionnelle. En effet, le titulaire du CPF est informé, via la plateforme CPF et avant la mobilisation de ses droits pour effectuer un bilan, de la possibilité de s'adresser à un organisme de CEP pour être accompagné dans sa réflexion sur son évolution professionnelle. Dans le cas où la mise en œuvre du projet de la personne nécessite le recours à un bilan de compétences, le CEP est notamment chargé d’identifier les prestataires potentiels (cf II.3.).

La durée du bilan de compétences est limitée à 24 heures.

Actions de formation d’accompagnement et de conseil dispensées aux créateurs ou repreneurs d’entreprise. Ces actions doivent être réalisées dans le cadre d’un parcours pédagogique et avoir pour objet de réaliser leur projet de création ou de reprise d’entreprise et de pérenniser l’activité de celle-ci.

L’organisme de formation sollicité peut refuser en raison du manque de consistance ou de viabilité économique du projet de création ou de reprise d’entreprise ou si le projet n’entre pas dans son champ de compétences.

Actions de formation permettant aux bénévoles et volontaires en service civique d’acquérir les compétences nécessaires à l’exercice de leurs missions. Pour ces formations seuls les droits acquis au titre du compte d’engagement citoyen (CEC) peuvent être mobilisés.

2 - A quel moment mobiliser son CPF ?

Le CPF doit être mobilisé avant le démarrage de la formation, concomitamment à l’inscription à une session de formation.

Le projet doit être réfléchi suffisamment en amont pour permettre si besoin l’obtention d’abondement(s) et, dans tous les cas, l’inscription à la formation souhaitée.

En effet, le parcours d’achat direct du CPF se fait en plusieurs étapes et selon des délais qui seront prévus par les conditions générales de la formation.

A titre indicatif, le suivi d’une formation dans le cadre du CPF devrait nécessiter les étapes suivantes :

• Envoi d’une demande d’inscription par le titulaire à l’organisme de formation
• Validation de la demande d’inscription par l’organisme de formation
• Inscription du titulaire
• Mobilisation des droits et de l’abondement éventuel formalisant la contractualisation entre le titulaire et l’organisme de formation
• Déclaration de l’entrée en formation par l’organisme
• Suivi de la formation
• Déclaration d’assiduité à la formation et évaluation de la prestation par le titulaire
• Déclaration de fin de formation et service fait par l’organisme
• Facturation par l’organisme de formation à la Caisse des dépôts et consignations
• Paiement de l’organisme par la CDC.
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3 - Quand solliciter l’autorisation préalable de son employeur ?

Dans le cas où le salarié entend mobiliser son CPF pour suivre une formation en tout ou partie sur son temps de travail, il doit être autorisé à s’absenter de son travail par son employeur.

Pour cela, il est tenu de demander une autorisation d’absence :

• au minimum 60 jours avant le début de la formation si celle-ci est d’une durée inférieure à 6 mois ;
• au minimum 120 jours avant si la formation est d’une durée de 6 mois ou plus.

A compter de la réception de la demande, l’employeur dispose d’un délai de 30 jours pour notifier sa réponse au salarié. L’absence de réponse de sa part dans ce délai est considérée comme une acceptation de la demande.

Lorsque la formation est prévue en totalité en dehors du temps de travail du salarié, aucune demande n’a à être adressée à l’employeur.

C - Le financement de la formation

1 - Ce qui est finançable avec le crédit d’euros inscrit sur le CPF

La caisse des dépôts et consignations (CDC) prend en charge le coût pédagogique, soit le prix fixé par l’organisme de formation pour l’action concernée, dans la limite du montant des droits inscrits sur le CPF.

Elle ne prend donc en charge ni les frais annexes ni l’éventuel maintien de rémunération du travailleur. Si le salarié suit l’intégralité ou une partie de sa formation sur son temps de travail, sa rémunération est maintenue par son employeur. La CDC ne finance pas davantage les abondements sur la dotation qui lui est versée par France compétences (fonds mutualisés). Les abondements doivent donc être financés sur les fonds propres de l’entreprise, les derniers personnels de l’auditeur ou un organisme paritaire/public.

La CDC procède au paiement du coût de la formation pris en charge, après réception des informations nécessaires au débit des droits inscrits sur le CPF et vérification du service fait, directement auprès du prestataire de formation, selon les modalités prévues par les conditions générales d’utilisation.

Les frais de formation qui ne sont pas financés par les droits mobilisés au titre du CPF restent à la charge du titulaire du compte.

2 - Ce qui peut être financé au moyen d’abondements

Chaque titulaire d’un CPF a connaissance des abondements dont il bénéficie via son espace personnel et peut les mobiliser directement.

En effet, les abondements sont intégrés dans le parcours d’achat direct de la plateforme CPF.

Lorsqu’un abondement en droits complémentaires ou supplémentaires est décidé, le financeur de cet abondement en informe la CDC et lui verse la somme correspondante. La CDC se charge ensuite d’inscrire l’abondement au compteur du titulaire concerné.

Pour pouvoir mobiliser des abondements, la CDC doit avoir été destinataire des fonds correspondants. Le titulaire du CPF ne pourra pas mobiliser ces droits supplémentaires ou complémentaires avant réception effective par la CDC des ressources correspondances.

C’est la CDC qui se chargera, lors du paiement de la prestation de l’organisme de formation de décréter en priorité les droits acquis par le titulaire du CPF (par conversion de ses heures DIF ou par l’alimentation annuelle) puis, si nécessaire, utiliser les abondements.

Lorsqu’une entreprise a conclu un accord collectif sur la possibilité d’abonder le CPF de ses salariés, elle a la possibilité de régler la totalité du coût de la formation suivie dans le cadre du CPF et de se faire rembourser par la CDC à hauteur du crédit d’euros disponible sur le CPF de chaque salarié concerné.

A l’heure où nous bouclons cet article, la CDC n’a pas encore communiqué les modalités selon lesquelles les tiers et notamment les entreprises pourront co-financer une formation suivie par leurs salariés dans le cadre du CPF en dehors de tout accord collectif. Cette question apparait déterminante et conditionne certainement l’essor réel de ce dispositif auprès des salariés.

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