[A la une] Actu RH : les mesures applicables en entreprise à partir du 1er décembre 2022

Mots-clés : ressources humaines • entreprises • employeurs • salariés • réglementation

Chaque mois, Lexbase Social vous propose de faire un point sur les changements à prendre en compte dans l’entreprise.

👉 Salaire

Versement de primes de fin d’année

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Déblocage exceptionnel de l’épargne salariale (loi n° 2022-1158, du 16 août 2022, portant mesures d’urgence pour la protection du pouvoir d’achat, art. 5 N° Lexbase : Z88465UC)

Les salariés peuvent demander une part de leur épargne salariale si :

• la demande est faite au plus tard le 31 décembre 2022 ;
• la demande concerne les droits attribués avant le 1^er janvier 2022 ;
• le retrait est fait en une seule fois, dans la limite de 10 000 euros ;
• la somme débloquée sert à l’achat de biens ou de prestations de service.

Sont exclus du dispositif les plans d’épargne retraite collectifs.

Par ailleurs, le montant débloqué est exonéré d’impôt et de cotisations sociales, mais reste soumis aux prélèvements sociaux sur les revenus des produits de placement au taux de 1,72 %.

Règlement du salaire (loi n° 2021-1774, du 24 décembre 2021, visant à accélérer l’égalité économique et professionnelle, art. 1 et 3 N° Lexbase : L0987MAS)

À partir du 27 décembre 2022, il ne sera plus possible de faire un virement de la paie du salarié sur un compte qui n’est pas à son nom ou sur lequel il n’apparait pas comme cotitulaire. Le salarié ne peut désigner un tiers pour recevoir son salaire. Toute stipulation contraire est nulle (C. trav., art. L. 3241-1 N° Lexbase : L0878H9E).

🔎 À noter. En pratique, cela signifie que, dès l’embauche, une procédure de vérification du RIB doit être mis en place. Également, il faudra vérifier avant le 27 décembre 2022 les RIB des salariés déjà présents dans l’entreprise afin de contrôler que le virement de leur paie ne se fait pas sur le compte d’un tiers.

👉 Heures supplémentaires (loi n° 2022-1157, du 16 août 2022, de finances rectificative pour 2022 N° Lexbase : L7052MDK)

Le plafond de défiscalisation est augmenté à 7 500 euros pour les heures supplémentaires, complémentaires et les JRTT réalisés depuis le 1^er janvier 2022.

Ainsi, cette défiscalisation s’applique depuis mi-août 2022 pour des sommes perçues antérieurement à l’entrée en vigueur de la loi.

Il est alors important de prévoir une éventuelle régularisation d’exonération des heures supplémentaires ou complémentaires effectuées entre 5 000 euros et 7 500 euros net.

Pour rappel, le montant de la rémunération des heures supplémentaires ou complémentaires, que celles-ci soient fiscalement exonérées ou non, doit intégrer la rémunération nette fiscale.

Le calcul du montant net de la rémunération des heures supplémentaires est le suivant :

Montant net = montant brut x (1-0,9825x0,068).

• 0,068 = taux de CSG déductible
• 0,9825 = assiette de la CSG

L’année 2022 concerne la régularisation de l’exonération des heures supplémentaires effectuées en 2022.

Prenons le cas d’un salarié à qui est versée une somme d’argent, en juin 2022, au titre d’heures supplémentaires aléatoires effectuées en mai 2022. Or, le plafond annuel d’exonération de 5 358 euros brut est déjà atteint en juin 2022, de sorte que le versement d’une somme au salarié au titre des heures supplémentaires aléatoires effectuées écarte le régime juridique de l’exonération des heures.

Toutefois, la loi de finances rectificative de 2022 impose une régularisation sur la DSN du mois de décembre 2022, en augmentant le plafond à 8 037 euros brut. Il faut alors rectifier le mois de l’erreur, soit juin 2022.

En pratique, cette régularisation signifie qu’il faut renseigner différents blocs :

• bloc 50 – versement : date du mois de paie + éléments de paie du mois de la DSN. La rémunération nette fiscale et le montant soumis au prélèvement à la source ne doivent pas tenir compte des heures régularisées ;
• bloc 51 – rémunération : il n’y pas de code 017 à déclarer puisque les heures ont été déclarées dans la DSN de juin 2022 ;
• bloc 56 – régularisation du prélèvement à la source.

🔎 À noter. C’est en 2023 que le mode de déclaration sera modifié, notamment en matière de dates de rattachement, puisque le rattachement au bloc 51 Rémunération de code 026 (heures exonérées) se fera en date de versement et non plus de période d’emploi. Exemple : pour un versement effectué le 25 février 2023 d’un montant comportant des heures supplémentaires exonérées effectuées en janvier 2023, les rubriques « date de début de période de paie – S21.G00.51.001 » et « date de fin de période de paie – S21.G00.51.002 » déclarées sous le code « 026 – heures supplémentaires exonérées » pourront être valorisées comme suit : 

• 01022023 et 28022023, respectivement (correspondant au début et à la fin du mois relatif à la date de versement), ou ;
• 25022023 et 25022023, respectivement (correspondant à la date de versement déclarée dans le bloc « Versement individu - S21.G00.50 »). 

Pour les employeurs versant en fin d’année la rémunération liée aux heures supplémentaires d’une année complète, la déclaration de ces heures peut être rattachée au mois courant, à savoir décembre. Est renseigné sur la DSN comme mois principal celui de décembre, déposé en janvier.

👉 Effectif annuel

L’effectif salarié annuel de l’employeur est déterminé au 1er janvier (effectif moyen annuel de l’année N). Cet effectif correspond à la moyenne des effectifs de chaque mois de l’année civile précédente, au niveau de l’entreprise, tous établissements confondus.

👉 Fêtes de fin d’année

Fêter Noël en entreprise

Les fêtes de fin d’année peuvent être importantes pour l’entreprise. Elles permettent de renforcer la cohésion d’équipe et fidéliser les salariés, mais aussi renforcer la marque employeur. Peuvent ainsi être mis en place : la décoration des bureaux ; la journée internationale du pull de Noël (16 décembre 2022) ; le Secret Santa (tirage au sort pour s’offrir entre collègues un cadeau dans un budget entre 10 et 20 euros).

Travailler les dimanches 25 décembre et 1er janvier.

Selon l’article L. 3133-1 du Code du travail N° Lexbase : L6960K9N, le 25 décembre et le 1^er janvier sont des jours fériés, mais ils ne sont pas obligatoirement chômés. L’employeur peut donc demander aux salariés de venir travailler le jour de Noël et le jour de l’an, sauf si un accord ou une convention d’entreprise prévoit un congé (Cass. soc., 10 octobre 1995, n° 91-43.982, publié au bulletin N° Lexbase : A9562CGA). Le travail lors des jours fériés ne s’applique pas aux jeunes salariés et les apprentis de moins de 18 ans (C. trav., art. L. 3164-6 N° Lexbase : L0762H94).

Le 25 décembre 2022 et le 1^er janvier 2023 tombent un dimanche, alors la majoration pour travail de jour férié et la majoration pour travail exceptionnel le dimanche ne se cumulent pas, sauf dispositions conventionnelles plus favorables.

Congés payés

La période des fêtes de fin d’année, à l’instar des vacances estivales, peut être source de fortes demandes de prise de congés par le salarié. Par accord collectif (de branche, d’entreprise ou d’établissement), ou, à défaut, après consultation du CSE pour avis, l’employeur peut d’inclure pendant la période légale de congés, allant du 1^er mai au 31 octobre (C. trav., art. L. 3141-12 à art. L. 3141-14 N° Lexbase : L6937K9S), la période des fêtes de fin d’année.

Les salariés doivent être informés de cette possible prise de congés pendant cette période, au moins deux mois avant son ouverture, notamment par voie d’affichage collectif et par voie électronique.

Après avoir informé les salariés, l’employeur doit déterminer l’ordre des départs en congé, afin que ses décisions d’acceptation et/ou de refus soient impartiales. L’employeur doit donc sélectionner, au préalable, des critères permettant d’établir l’ordre de départ en congé. L’établissement de ces critères se fait soit par la négociation d’un accord d’entreprise, soit par l’application d’un accord ou d’une convention collective mentionnant des conditions particulières, soit après information et consultation du CSE pour avis.

L’article L. 3141-16 du Code du travail N° Lexbase : L8584LGZ prévoit la prise en compte obligatoire de certains critères :

• la situation de famille des bénéficiaires, notamment les possibilités de congé, dans le secteur privé ou la fonction publique, du conjoint ou du partenaire lié par un pacte civil de solidarité, ainsi que la présence au sein du foyer d'un enfant ou d'un adulte handicapé ou d'une personne âgée en perte d'autonomie ;
• la durée de leurs services chez l'employeur ;
• leur activité chez un ou plusieurs autres employeurs.

L’article L. 3141-14 du Code du travail précise, par ailleurs, que les conjoints et les partenaires liés par un pacte civil de solidarité travaillant dans une même entreprise ont droit à un congé simultané.

Les critères d’ordre de départ en congé fixés par l’employeur doivent être communiqués aux salariés. Cette information peut se faire par tout moyen (C. trav., art. D. 3141-6 N° Lexbase : L5801LBH) : affichage collectif, note de service, publication sur l’intranet, envoi d’un email.

En cas de litige, il appartient à l’employeur d’apporter la preuve du respect de son obligation d’information concernant la période de départ en congé et les critères d’ordre (Cass. soc., 13 juin 2012, n° 11-10.929, FS-P+B+R N° Lexbase : A8714IN3).

En pratique, par la fixation de critères d’ordre objectifs, l’employeur est en droit de refuser une demande de congé, sans que ce refus place le salarié dans l’impossibilité de prendre ce congé. Le refus reporte juste la date de prise du congé. Par ailleurs, en informant les salariés deux mois avant l’ouverture de la période de prise de congés, l’employeur peut en imposer à ses salariés, notamment lorsque l’entreprise ferme temporairement. La fermeture temporaire de l’entreprise est conditionnée à l’information et la consultation du CSE.

Les demandes de congé qui ont été acceptées peuvent être annulées par l’employeur en cas de circonstances exceptionnelles intervenant plus d’un mois avant le départ du salarié (C. trav., art. L. 3141-16). Le salarié, quant à lui, peut formuler librement une demande d’annulation et/ou de modification, ce qui n’oblige pas l’employeur de l’accepter.

👉 Santé au travail (loi n° 2019-1446, du 24 décembre 2019, de financement de la Sécurité sociale pour 2020, art. 83 N° Lexbase : L1993LUD ; arrêté du 8 octobre 2020, fixant les modalités de la notification électronique des décisions mentionnées au quatrième alinéa de l’article L. 242-5 du Code de la Sécurité sociale N° Lexbase : L4121LYB)

Les entreprises ont l’obligation légale de s’inscrire au « compte AT/MP », quel que soit l’effectif, depuis le 1^er janvier 2022. Chaque entreprise a jusqu’au 12 décembre 2022 pour s’inscrire sur net-entreprises.fr.

Modalités d’inscription. Deux démarches sont possibles, pour accéder au compte AT/MP sous 24 heures :

• la première correspond à l’hypothèse selon laquelle l’entreprise a déjà créé un compte sur net.entreprises.fr avec son propre numéro de SIRET. Dans ce cas, il suffit de se connecter à son compte, ajouter le compte AT/MP à ses téléservices à partir du menu personnalisé ;
• la seconde répond au cas selon lequel l’entreprise n’est pas déjà inscrite. Il faut alors suivre le processus d’inscription à partir de la page d’accueil du portail, sélectionner ensuite « L’Assurance Maladie » dans les services présentés. Sera alors présenté le compte AT/MP parmi les déclarations. Il suffira de le valider.  

Défaut d’inscription. L’absence d’inscription au compte AT/MP entraine l’impossible dématérialisation de la notification du taux de cotisation accidents du travail et maladies professionnelles. Ce défaut d’inscription entraîne une pénalité notifiée par la CARSAT. Le montant de la pénalité est égal à un pourcentage du plafond de la Sécurité sociale par salarié :

• pour les entreprises ayant moins de 20 salariés : 0,5 % ;
• pour les entreprises comprenant entre 20 et 149 salariés : 1 % ;
• pour les entreprises ayant plus de 150 salariés : 1,5 %.

Utilité du compte AT/MP :

• notification dématérialisée des décisions de taux de cotisations ;
• consultation des taux de cotisations notifiés à l’entreprise et le détail de leur calcul au cours des trois dernières années ;
• information sur les accidents du travail et les maladies professionnelles reconnus impactant les futurs taux ;
• mention d’un bilan individuel des risques professionnels ;
• mention de l’attestation des indicateurs des risques professionnels ;
• présence d’un service de demande en ligne des Subventions Prévention TPE pour les entreprises de moins de cinquante salariés ;
• mention des barèmes des coûts moyens par secteur d’activités.

👉 Assurance chômage (arrêté du 17 novembre 2022, abrogeant l'arrêté du 18 août 2022, portant publication des taux de séparation médians par secteur pris en compte pour le calcul du bonus-malus et fixant de nouveaux taux de séparation médians par secteur N° Lexbase : L8963MEP)

Le bonus-malus sur la contribution d’assurance chômage est mis en place depuis le 1^er septembre 2022.

Or, une erreur informatique, ayant affecté les données relatives au taux de séparation de certaines entreprises, a faussé le calcul des taux médians par secteur publiés dans l’arrêté du 18 août 2022 (arrêté du 18 août 2022, portant publication des taux de séparation médians par secteurs pris en compte pour le calcul du bonus-malus N° Lexbase : L8023MDI).

À compter du 1^er décembre 2022, de nouveaux taux de séparation médians par secteur d’activité relatif sont applicables.

En pratique, certaines entreprises vont voir leur taux de contribution corrigé, soit par une baisse soit par une hausse.

👉 Compétences professionnelles du salarié

Cette fin d’année est synonyme d’éventuelle évaluation professionnelle pour évaluer les objectifs réalisés durant l’année, en fixer de nouveaux et faire le bilan des compétences professionnelles du salarié.

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