[Brèves] Registres des mouvements de titres : délai de conservation

► Il faut préconiser une conservation de fait du registre nominatif durant toute la durée de vie de la société et même au-delà de sa dissolution (dans le délai de prescription de droit commun de cinq ans), bien qu’aucun texte n’exige formellement une telle obligation.

Contexte. Le Comité juridique de l’ANSA s’est interrogé sur le délai requis de conservation du registre nominatif des actionnaires dans la situation d’un émetteur dont les titres ne sont pas admis chez un dépositaire central ni inscrits dans un dispositif d’enregistrement électronique partagé (C. com., art. L. 228-1 N° Lexbase : L5239LQ4, R. 228-7 N° Lexbase : L6661LNZ, R. 228-8 N° Lexbase : L6660LNY et R. 228-9 N° Lexbase : L0319HZT).

Discussion. S’agissant des obligations de l’émetteur au regard du droit des sociétés et du droit commun, le Comité juridique considère d’abord, en l’absence de toute disposition impérative fixant un délai minimal de conservation du registre, que l’article 2224 du Code civil N° Lexbase : L7184IAC impose en pratique à l’émetteur de conserver le registre au moins pendant cinq ans à compter de leur fin d’utilisation. Il affirme ensuite que la pratique conduirait en réalité à tenir compte d’autres délais de conservation prévus par la loi, notamment les documents comptables qui doivent être conservés pendant dix ans à partir de la clôture de l’exercice (C. com., art. L. 123-22 N° Lexbase : L5580AII).

À propos de l’impact de la réglementation sur la protection des données personnelles, l’ANSA envisage que la durée de conservation des registres nominatifs d’actionnaires soit librement fixée par l’émetteur, dans la mesure où les textes légaux et réglementaires ne prévoient pas de durée minimale, tout en imposant un certain formalisme à la conservation de ces données. Le registre pourrait être conservé en base active, pour assurer la traçabilité des titres même après la sortie d’un actionnaire, ou en archivage intermédiaire, une fois l’objectif fixé devenu caduc.   

Avis. Le Comité juridique de l’ANSA préconise finalement une conservation de fait du registre nominatif durant toute la durée de vie de la société et même au-delà de sa dissolution (dans le délai de prescription de droit commun de cinq ans), bien qu’aucun texte n’exige formellement une telle obligation.

En effet, le registre étant juridiquement indivisible, il n’est pas possible de le répartir en plusieurs périodes dont certaines pourraient être affectées de la prescription et d’autres pas. De plus, l’émetteur pourrait être amené, dans son propre intérêt, à effectuer certaines recherches sur une très une longue période (titres en déshérence, successions…) voire à être confronté à des contentieux qui justifient une telle solution. En pratique, les registres le plus anciens font l’objet d’un archivage confidentiel dont la consultation doit demeurer exceptionnelle (procédure contentieuse ou assimilée).

Selon le RGPD (Règlement n° 2016/679 du 27 avril 2016 N° Lexbase : L0189K8I), la conservation des données ne peut se justifier qu’en raison de la poursuite de l’objet social, dans l’intérêt social du bon fonctionnement de la société et du respect des droits de ses actionnaires. Une conservation du registre jusqu’au terme de l’existence de l’émetteur serait donc a priori justifiée à condition que sa partie « inactive » (aucune écriture ne concerne plus un actionnaire) soit conservée selon le format dit « archivage intermédiaire ». Ces données par définition ne pourraient donner lieu à aucun traitement si ce n’est anonyme ou statistique, mais pourraient présenter un intérêt d’ordre général pour l'organisme (la CNIL prend comme exemple la gestion d’un éventuel contentieux).

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