[Pratique professionnelle] Employeurs : contrôler le temps de travail de vos salariés n’est pas une option, mais bien une obligation

Le temps de travail a toujours été un sujet délicat, tant il regorge de complexités en matière de droit social pur, mais également, en paie. Par un arrêt récent, la Cour de cassation a tenu à envoyer un message assez fort aux employeurs, message qu’elle relaie d’ailleurs depuis déjà quelques années : il appartient à l’employeur de contrôler le temps de travail de ses salariés et en cas de litige, d’apporter la preuve du temps travaillé (Cass. soc., 27 janvier 2021, n° 17-31.046, FP-P+R+I N° Lexbase : A65084DE).

L’occasion donc de revenir sur un certain nombre de concepts essentiels en matière de temps de travail, et non pas seulement sur la question de la preuve.

⏱‍️ Le temps de travail effectif 

Le temps de travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l'employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles. Il s’agit d’une unité de mesure qui permet de déterminer les droits du salarié notamment en matière de rémunération ou encore de durée maximale de travail. Par défaut, le suivi et le calcul légal du temps de travail se font de manière quotidienne et hebdomadaire. Il existe cependant des cadres dérogatoires qui permettent soit de ne pas décompter le temps de travail en heure (forfait jours) soit de décompter le temps de travail dans un cadre supérieur à la semaine (de manière annuelle par exemple).

Il faut toujours distinguer temps rémunéré et temps de travail effectif dans la mesure où :

→ des temps non travaillés peuvent être rémunérés, sans pour autant constituer du temps de travail effectif, comme par exemple un temps de pause conventionnellement rémunéré ;

→ des temps non travaillés peuvent être assimilés à du temps de travail effectif et rémunérés comme tels comme par exemple les jours de RTT (à ne pas confondre avec les jours de repos attribués dans le cadre du forfait jours).

Ces principes amènent donc à se poser quelques questions pratiques pour des temps périphériques, qui ne sont pas à proprement parler consacrés à du travail. Ainsi, par exemple, comment traiter les temps passés par le salarié dans les locaux de l'entreprise pour des motifs professionnels mais qui ne sont pas consacrés à son travail proprement dit ? Les temps passés, dans l'entreprise, au poste de travail, qu'ils soient consacrés ou non à l'exercice des fonctions ou d'une activité professionnelle, doivent être entièrement comptabilisés comme du temps de travail effectif dès lors que le salarié reste sous le contrôle et l'autorité de son employeur.

Doivent donc être pris en compte tous les temps que consacre le salarié à des activités exercées pour le compte de l'entreprise, que ceux-ci correspondent à des tâches accessoires à son travail ou sans rapport avec lui :

→ mise en route des machines, rangement des outils et/ou à leur nettoyage, tâches de reporting, etc. ;

→ services rendus par le salarié au cours de sa journée de travail, comme par exemple une photocopie, l’affranchissement d’un courrier, etc. même si cela n’entre pas dans ses attributions ;

→ le salarié qui arrose les plantes vertes situées à proximité de son poste de travail, qui range la salle de réunion, etc..

De même, la question peut se poser de savoir comment traiter les déplacements pour se rendre dans la salle de repos, le réfectoire, les vestiaires ou le parking. La salle de repos, le réfectoire, le parking ou les vestiaires ne sont généralement pas à proximité du poste de travail du salarié et il faut donc quelques minutes avant de pouvoir les atteindre. Dès lors que le salarié ne reçoit aucun ordre, qu’il peut vaquer librement à des occupations personnelles durant ce laps de temps (écouter de la musique, discuter librement avec ses collègues, prendre un café) le temps pour ces petits déplacements ne peut être considéré comme du temps de travail effectif. Bien évidemment, tel n’est pas le cas si le salarié doit respecter certaines règles comportementales, si des déplacements sont surveillés ou contrôlés, puisqu’il est n’est plus libre de vaquer librement à ses occupations personnelles. Ces quelques exemples démontrent à eux seuls que la question du temps de travail effectif, cette unité de mesure si importante pour déterminer les droits du salarié, ne doit pas être prise à la légère, et doit faire l’objet d’un contrôle de la part de l’employeur.

🔎 La charge de la preuve en matière de temps de travail effectif

Deux idées à retenir :

• Idée n°1 : il appartient à l’employeur de contrôler le temps de travail de ses salarié.

• Idée n°2 : la charge de la preuve du temps effectivement travaillé ne doit jamais reposer sur le salarié.

Depuis de nombreuses années, la Cour de cassation a bâti un droit spécifique des heures supplémentaires, et du contrôle du temps de travail en filigrane. L’arrêt du 27 janvier 2021 en est une nouvelle illustration puisque la Cour rappelle que les juges du fonds ne peuvent, et ne doivent jamais, faire peser la charge de la preuve des heures supplémentaires sur le salarié. Pourtant, l’article L. 3171-4 du Code du travail (N° Lexbase : L0783H9U), qui porte sur la répartition de la charge de la preuve entre l’employeur et le salarié dans ce type de litige, n’est pas d’une limpidité extrême sur ce point puisqu’il dispose : « En cas de litige relatif à l'existence ou au nombre d'heures de travail accomplies, l'employeur fournit au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le salarié. Au vu de ces éléments et de ceux fournis par le salarié à l'appui de sa demande, le juge forme sa conviction après avoir ordonné, en cas de besoin, toutes les mesures d'instruction qu'il estime utiles. Si le décompte des heures de travail accomplies par chaque salarié est assuré par un système d'enregistrement automatique, celui-ci doit être fiable et infalsifiable ».

En d’autres termes, il faudrait en conclure que :

1. L’employeur fournit des éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le salarié ;

2. Le salarié fournit des éléments à l’appui de sa demande ;

3. Le juge forme sa conviction après avoir ordonné, le cas échéant, les mesures d’instruction.

Rien n’est cependant dit sur la question spécifique de la preuve que doit apporter le salarié, la loi se contentant de faire référence à des « éléments » sans en préciser leur contenu. À ce titre, selon l’interprétation de la Cour de cassation, le salarié doit seulement fournir des éléments de nature à étayer sa demande (Cass. soc., 25 février 2004, n° 01-45.441, FS P+B+R+I N° Lexbase : A3356DBW ; Cass. soc., 23 novembre 2017, n° 16-21.749, F-D N° Lexbase : A5716W34). Ce point est essentiel car il faut bien comprendre que la Cour n’a pas vraiment de grandes exigences quant aux éléments fournis par le salarié. 

En effet, le salarié doit apporter un commencement de preuve et n’a donc pas l’obligation de prouver le bien-fondé de sa demande (Cass. soc., 10 mai 2007, n° 05-45.932, FS-P+B+R N° Lexbase : A1128DWP) : 

« Attendu cependant, que s'il résulte de l'article L. 212-1-1 du Code du travail (N° Lexbase : L5837AC8) que la preuve des heures de travail effectuées n'incombe spécialement à aucune des parties et que l'employeur doit fournir au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par le salarié, il appartient cependant à ce dernier de fournir préalablement au juge des éléments de nature à étayer sa demande ; que toutefois celui-ci ne peut rejeter une demande en paiement d'heures complémentaires aux motifs que les éléments produits par le salarié ne prouvent pas le bien-fondé de sa demande ».

Ce principe a par la suite été réitéré notamment en 2019, la Cour étant particulièrement attentive sur le fait que les juridictions de fonds n’inversent par la charge de la preuve, ou à tout le moins, ne la fasse pas peser exclusivement sur le salarié (Cass. soc., 4 septembre 2019, n° 18-11.038, F-D N° Lexbase : A6412ZMG) : 

« Attendu que pour débouter la salariée de sa demande en paiement d'heures supplémentaires et rejeter ses demandes relatives au repos compensateur et au travail dissimulé, l'arrêt retient qu'il lui appartient de démontrer la réalité des heures supplémentaires alléguées, qu'elle verse aux débats, devant la cour d'appel, un tableau très précis de ses horaires de travail sur la période considérée, ce qui est tardif et nuit à sa crédibilité, alors même qu'elle n'a formé aucune réclamation antérieure, qu'elle avait contractuellement toute liberté pour s'organiser, et que les témoignages produits ne précisent pas avec exactitude les horaires effectués ; Qu'en statuant ainsi, la cour d'appel, qui a mis à la charge de la salariée la preuve des heures supplémentaires, a violé le texte susvisé ; […] ».

Or, c’est bien ce qu’a tenu de nouveau à rappeler la Cour de cassation par son arrêt du 27 janvier 2021 puisqu’elle expose dans son considérant 19 : 

« 19. En statuant ainsi, alors qu’il résultait de ses constatations, d’une part, que le salarié présentait des éléments suffisamment précis pour permettre à l’employeur de répondre, d’autre part, que ce dernier ne produisait aucun élément de contrôle de la durée du travail, la cour d’appel, qui a fait peser la charge de la preuve sur le seul salarié, a violé le texte susvisé ».

À ce jeu, le salarié est nécessairement gagnant dans la mesure où il peut se contenter de produire des éléments étayant sa demande, et donc d’apporter un début de commencement de preuve par écrit pour reprendre une expression chère à nos amis civilistes. Et les exigences de la Cour de cassation sont particulièrement faibles, puisque de simples éléments chiffrés sur un document établi par le salarié suffisent :

→ des pages d’un cahier écrites avec le même stylo et présentées de manière identique, lesquelles couvraient de surcroît cinq années consécutives (Cass. soc., 11 juillet 2012, n° 11-15.649, FS-P+B N° Lexbase : A8242IQC) ;

→ un simple chiffrage dépourvu de la moindre explication ou justification quant aux éventuels dépassements d’horaires (Cass. soc., 26 septembre 2012, n° 10-27.508, FS-P+B N° Lexbase : A5969ITA) ;

→ une description des tâches que le salarié estime avoir accomplies au-delà de l’horaire légal (Cass. soc., 7 février 2001, n° 98-45.570 N° Lexbase : A3652ARP) ;

→ une attestation relative aux horaires, mais sans précision relativement à la période et aux jours (Cass. soc., 23 mai 2013, n° 12-16.858, F-D N° Lexbase : A9239KDK) ;

→ un état circonstancié des heures travaillées par le salarié pendant la période donnant lieu à litige, comprenant les jours de la semaine, les dimanches et les jours fériés (Cass. soc., 18 janvier 2011, n° 09-42.699, F-D N° Lexbase : A2809GQ4).

Mieux, récemment, la Cour de cassation a exposé que le salarié n’a aucunement à produire de décompte hebdomadaire pour étayer sa demande (Cass. soc., 4 septembre 2019, n° 18-10.541, F-D N° Lexbase : A6425ZMW) :

« Vu l'article L. 3171-4 du Code du travail ; Attendu que pour débouter le salarié de sa demande de rappel de salaire à titre d'heures supplémentaires, l'arrêt retient qu'en l'absence de décompte hebdomadaire, le salarié ne satisfait pas à ses obligations probatoires ; Qu'en statuant ainsi, alors que s'il appartient au salarié d'étayer sa demande par la production d'éléments suffisamment précis pour permettre à l'employeur de répondre en fournissant ses propres éléments, il ne lui est pas fait obligation, pour satisfaire à cette exigence, de produire un décompte hebdomadaire, la cour d'appel, qui a fait peser la charge de la preuve sur le seul salarié, a violé le texte susvisé ; Et sur les quatrième et cinquième branches du pourvoi principal de l'employeur ».

Bref, il suffit au salarié de présenter un document sur le support de son choix pour qu’il soit considéré comme ayant apporté des éléments permettant d’étayer sa demande. Une fois cette étape franchie, sur l’employeur n’a pas mis en place de contrôle du temps de travail, ou encore que le contrôle existant n’est pas suffisamment précis, les juges auront tendance à donner raison aux salariés. Ainsi, par exemple, dans un dossier portant sur des heures supplémentaires d’un responsable d’un restaurant, ce dernier apportait un relevé complet des heures de travail « conforté par des mails envoyés en fin de poste par sa direction au-delà des heures théoriques prévues à son planning, des attestations de plusieurs collègues de travail et de relevés de trajets sur Google Maps contenant les horaires desdits trajets » ce qui, pour le conseil de prud’hommes, confortait la réalité des faits, et constituait des preuves tangibles.

📑 Quelles leçons en tirer et quels conseils opérationnels ?

Le temps de travail est pris beaucoup trop à la légère par de nombreuses entreprises alors que les sanctions pouvant en découler sont lourdes. Au-delà de la stricte question du contentieux prud’homal pouvant résulter d’un contrôle imprécis ou de l’absence de contrôle du temps de travail du salarié, il s’agit surtout non seulement des amendes administratives d’un montant de 4000 euros (maximum) par infraction constatée et par salarié qui peuvent être infligées par l’inspection du travail, ou encore un redressement URSSAF pour travail dissimulé, entrainant notamment l’annulation des aides dont a pu bénéficier l’employeur (de type RGCP). Il faut donc prendre le sujet à bras le corps, et surtout dans une période où le manque de repères est criant et où l’on voit les contestations sur le temps de travail poindre sur les réseaux sociaux. Ne vous méprenez pas, que votre salarié soit en télétravail ou non, vous avez l’obligation de contrôler son temps de travail. La difficulté vient bien évidemment des modalités de contrôle du temps de travail en fonction de l’activité de l’entreprise, mais également des valeurs qui sont les siennes. La confiance que vous portez dans vos collaborateurs ne doit pas masquer la responsabilité qui est la vôtre en tant que chef ou cheffe d’entreprise.

Par ailleurs et en outre, dans la mesure où les questions relatives au temps de travail sont considérées comme un traitement automatisé de données, les modes de contrôle dudit temps de travail doivent faire l’objet d’une information préalable à leur mise en œuvre auprès des salariés (voir d’une information/consultation s’il existe un CSE).

Votre rôle est donc :

📌 Étape 1 : déterminer les valeurs de votre entreprise au regard de la question du temps de travail

Cette 1ère étape est importante car vous pouvez vous contenter de mettre en place de l’auto-déclaratif comme vous pouvez préférez une badgeuse. Tout dépend donc de la vision que vous souhaitez implémenter au sein de votre entreprise.

📌 Étape 2 : déterminer le moyen de contrôle

Cette 2ème étape est importante. Vous pouvez bien évidemment l’aborder avec vos salariés, pour que le message soit clair sur le sujet. D’une manière générale, n’oubliez pas qu’une mesure est toujours mieux acceptée lorsqu’elle est comprise. Il faudra donc communiquer autour de votre outil de contrôle. Cet outil peut prendre toute forme imaginable : document papier contresigné, document Excel, logiciel, badgeuse, etc.. Il faut seulement s’assurer que les bornes du temps de travail effectif sont effectivement contrôlées. Ainsi, par exemple, les temps de pause et temps de restauration doivent être identifiés pour qu’ils ne soient pas comptabilisés comme du temps de travail effectif.

📌 Étape 3 : informer préalablement à la mise en œuvre de l’outil de contrôle

Il faut impérativement informer vos salariés de la mise en œuvre de l’outil de contrôle du temps de travail et sur contenu. Si l’entreprise est dotée d’un CSE, il faudra tout naturellement procéder à son information/consultation préalablement à la mise en œuvre de l’outil et à l’information des salariés.

📌 Étape 4 : vérifier la bonne mise en œuvre de l’outil de contrôle

Chaque année, vérifier que l’outil est bien mis en œuvre à tous les niveaux de votre entreprise.

📌 Étape 5 : faire le bilan de la charge de travail chaque année

Chaque année, faites un bilan de la charge de travail, dans le cadre de l’entretien professionnel annuel. Cela vous prendra 5 minutes, mais il est toujours utile d’avoir une case à cocher dans le cadre de l’entretien, exposant que le salarié considère que sa charge de travail est acceptable, et que son équilibre vie professionnelle/vie privée est assurée.

👉 Exemple de modèle de contrôle du temps de travail :

👉 Exemple de lettre d’information sur le contrôle du temps de travail :

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