[Pratique professionnelle] Annualisation du temps de travail : quelques aspects pratiques

 

L’organisation du temps de travail a toujours été au cœur des préoccupations des entreprises dans la mesure où elle constitue à la fois un outil économique pour l’employeur mais également de fidélisation et d’attractivité des salariés.

 

Les sujets de ces dernières années sur ladite organisation du temps de travail ne manquent pas : déconnexion, forfait jours, forfaits heures, annualisation, etc..

 

L’organisation du temps de travail répond à ce titre à plusieurs besoins :  production, management, gestion des ressources humaines etc..

 

Ainsi, par exemple, dans son aspect management et ressources humaines, la déconnexion peut permettre de rappeler aux salariés que l’entreprise veille à l’équilibre entre leur vie privée et leur vie professionnelle mais également de les responsabiliser, afin qu’ils s’organisent de manière efficiente.

 

De même, dans son aspect production et productivités, les praticiens que nous sommes doivent mener une réflexion pour adapter l’organisation du temps de travail selon une multitude de paramètres avant de formuler la moindre proposition.

 

Le forfait jours, considéré comme le Saint Graal pour échapper à la législation sur le paiement des heures supplémentaires pour les cadres éligibles, n’est pas nécessairement adapté à la situation de l’entreprise du simple fait des éventuels minimas sociaux majorés (i.e. Convention collective «Syntec» N° Lexbase : X0585AEE).

 

Au-delà du formalisme juridique de sa mise en place, d’aucun n’oubliera la question éternelle du contrôle de la charge de travail qui, dans les faits, en fonction de la disponibilité du service RH ou tout simplement des dirigeants de l’entreprise, peut constituer un obstacle à toute mise en œuvre du forfait jours.

 

Ainsi, si le forfait jours peut permet d’adapter l’organisation du temps de travail aux besoins de la production, il comporte des contraintes qui ne sont pas toujours surmontables.

 

Ce qui nous amène au sujet du jour, l’annualisation du temps de travail, dont certains aspects pratiques ne doivent pas être négligés compte tenu de leur impact financier.

 

Propos introductifs : quelques aspects théoriques 

 

Avant la loi du 20 août 2008 [1]. Avant la loi du 20 août 2008, il existait une multitude d’organisation plurihebdomadaire du temps de travail, comportant chacun leur lot de règles particulières : JRTT, cycles de travail, modulation, etc..

 

En effet, dans l’optique de prendre en considération les besoins des entreprises, le législateur a prévu de longue date la possibilité de déroger à l’appréciation hebdomadaire de la durée du travail.

 

Parmi les dispositifs à l’époque en vigueur figurait notamment le cycle de travail, qui constituait un mode d’aménagement du temps de travail fondé sur l’idée de prévision et donc de programmation préalable.

 

En d’autres termes, dans le cadre d’un accord collectif, pouvait être négocié une organisation selon des cycles de travail réguliers, les variations du temps de travail étant connues des salariés préalablement.

 

L’organisation selon des cycles de travail permettait d’échapper à l’appréciation hebdomadaire des heures supplémentaires : à l’intérieur des cycles de travail, les semaines hautes sont compensées par les semaines basses.

 

La durée du travail est donc organisée, selon des périodes de référence dénommées cycles de travail qui sont souvent définies par service ou par fonction.

 

Les cycles de travail étaient notamment utilisés au sein de l’industrie ou des hôpitaux, les rythmes de travail étant bien connus et maîtrisés.  

 

L’accord collectif devait fixer la durée maximale du cycle de travail ou encore la répartition de la durée du travail à l'intérieur du cycle.

 

Après la loi du 20 août 2008. Dans un objectif de simplification, la loi du 20 août 2008 a mis en œuvre le principe de l’aménagement du temps de travail sur une période supérieure à la semaine, remplaçant les anciens dispositifs.

 

En dehors de l’aménagement du temps de travail sur une période supérieure à la semaine, il est prévu par l’article L. 3121-27 du Code du travail (N° Lexbase : L6886K9W) que «la durée légale de travail effectif des salariés à temps complet est fixée à trente-cinq heures par semaine».

 

L’article L. 3121-28 (N° Lexbase : L6885K9U) du même Code complète : «toute heure accomplie au-delà de la durée légale hebdomadaire ou de la durée considérée comme équivalente est une heure supplémentaire qui ouvre droit à une majoration salariale ou, le cas échéant, à un repos compensateur équivalent».

 

Le principe est donc le suivant : toute heure accomplie au-delà de 35 heures de temps de travail effectif constitue une heure supplémentaire sujette à contrepartie financière ou de repos.

 

Cependant, l’annualisation du temps de travail (organisation plurihebdomadaire) a pour objet de permettre une répartition de la durée du travail sur douze mois consécutifs et d’adapter l’horaire hebdomadaire de travail aux variations pouvant être enregistrées dans l’activité de la société ou d’un service en limitant le déclenchement des heures supplémentaires.

 

C’est ainsi que l’article L. 3121-41 du Code du travail (N° Lexbase : L6872K9E) prévoit que  «lorsqu'est mis en place un dispositif d'aménagement du temps de travail sur une période de référence supérieure à la semaine, les heures supplémentaires sont décomptées à l'issue de cette période de référence.

 

Cette période de référence ne peut dépasser trois ans en cas d'accord collectif et neuf semaines en cas de décision unilatérale de l'employeur.

Si la période de référence est annuelle, constituent des heures supplémentaires les heures effectuées au-delà de 1 607 heures.

 

Si la période de référence est inférieure ou supérieure à un an, constituent des heures supplémentaires les heures effectuées au-delà d'une durée hebdomadaire moyenne de trente-cinq heures calculée sur la période de référence».

 

Nous vous proposons donc de répondre à certains aspects pratiques que nous rencontrons dans notre quotidien.

 

I - Peut-on imposer un accord collectif aménageant le temps de travail sur une période supérieure à la semaine ?

 

Cette question revient souvent chez nos clients qui se demandent s’ils peuvent véritablement imposer la nouvelle organisation qu’ils souhaitent négocier, via un accord collectif.

 

Répondre oui serait bien évidemment trop simple, notre droit étant jonché d’embuches qu’il convient d’éviter.

 

En effet, la Cour cassation avait considéré qu’un dispositif d’aménagement du temps de travail ne pouvait être mis en place qu’avec l’accord du salarié et ce pour une raison simple : l’instauration de la modulation du temps de travail emporte modification de la détermination des heures supplémentaires et donc du mode de rémunération du salarié (Cass. soc, 28 septembre 2010, n° 08-43.161, FS-P+B N° Lexbase : A7542GAL).  

 

Tout le débat résidait donc sur la notion de modification du contrat de travail : s’agit-il d’un simple changement des conditions de travail ou d’une véritable modification du contrat de travail ?

 

Pour la Cour de cassation, la modulation modifie le mode de détermination des heures supplémentaires et, par conséquent, le mode de détermination de la rémunération du salarié.

 

Or, la rémunération du salarié constituant un élément essentiel du contrat de travail, il s’agissait nécessairement d’une modification du contrat de travail ne pouvant intervenir sans l’accord du salarié.

 

C’est la raison pour laquelle le législateur est intervenu pour faire échec à cette jurisprudence et qu’a été instauré l’article L. 3121-43 du Code du travail (N° Lexbase : L6870K9C) selon lequel la mise en place d’un dispositif d’aménagement du temps de travail sur une période supérieure à la semaine par accord collectif ne constitue pas une modification du contrat de travail pour les salariés à temps complet.

 

Malheureusement, nous sommes en pratique contraints par les termes des contrats de travail soumis à notre analyse. Un avantage, quel qu’il soit, peut être contractualisé par l’employeur de sorte qu’il ne peut plus, par la suite, être modifié sans l’accord préalable du salarié.

 

Ainsi en est-il de la clause qui fixe une durée de préavis dérogatoire (Cass. soc., 15 juillet 1998, n° 97-43.985 N° Lexbase : A5687ACM), un mode de rémunération particulier (Cass. soc., 19 mai 1998, n° 96-41.573 N° Lexbase : A2891AC3), un horaire de travail «expressément précisé» (Cass. soc., 11 juillet 2001, n° 99-42.710 N° Lexbase : A6237AG4).

 

En d’autres termes, dans une telle situation, il convient de sortir du débat classique sur la modification du contrat de travail.

 

Ce qui doit donc attirer notre attention est donc la formulation des contrats de travail soumis à l’analyse. En l’occurrence, la question se pose pour un contrat formulé en ces termes :  

 

«Monsieur […] est informé que l'organisation et la répartition de son temps de travail sont fixées par les dispositions relatives à l'aménagement du temps de travail telles que définies par l'accord de branche du […] et par l'accord d'entreprise conclu le […].

 

Le travail de Monsieur […] s’organise sur la base d’un horaire hebdomadaire de 37 heures 10 minutes, ouvrant droit à 12 jours de RTT par an.

 

Monsieur […] pourra occasionnellement travailler le dimanche et les jours fériés dans les conditions et limites fixées par les dispositions légales et conventionnelle».

 

La question qui se pose est la suivante : les jours de repos de réduction du temps de travail attribués par la clause contractuelle peuvent-ils être modifiés par la voie d’un accord collectif sur l’aménagement du temps de travail ?

 

Dans le cas d’espèce, il n’est pas stipulé qu’à titre informatif, le salarié aura droit à des JRTT mais bien que le temps de travail de travail du salarié lui ouvre droit à douze jours de RTT par an. C’est donc bien un avantage qui a été contractualisé, à savoir, le fait de bénéficier de douze jours de RTT par an.

 

Le purisme juridique commanderait donc de s’en tenir à cette analyse mais la pratique se veut bien évidemment différente puisque toute décision est prise en fonction des risques y attenants.

 

Il en serait différemment si la clause se contentait de renvoyer à l’application de l’accord, ou ne comportait pas de quantification précise voire précisait que le nombre de JRTT n’était qu’indicatif.

 

II - Quels sont les paramètres à prendre en considération dans la négociation d’un accord collectif organisant le temps de travail sur une période plurihebdomadaire ?

 

Rappelons-le, l’objectif primaire de l’annualisation du temps de travail est de sortir du carcan des 35 heures hebdomadaires, et partant, répartir le temps de travail sur une période déterminée pour éviter le paiement des heures supplémentaires par des compensations entre périodes hautes et basses d’activité.

 

NB : rappelons qu’avec ce type d’organisation du temps de travail, le salaire mensuel est lissé et donc invariable.

 

Le champ de la négociation est à ce titre relativement vaste puisqu’il est prévu, aux termes de l’article L. 3121-44 du Code du travail (N° Lexbase : L6869K9B) qu’«en application de l'article L. 3121-41, un accord d'entreprise ou d'établissement ou, à défaut, une convention ou un accord de branche peut définir les modalités d'aménagement du temps de travail et organiser la répartition de la durée du travail sur une période supérieure à la semaine. Il prévoit :

 

1° La période de référence, qui ne peut excéder un an ou, si un accord de branche l'autorise, trois ans ;

2° Les conditions et délais de prévenance des changements de durée ou d'horaires de travail ;

3° Les conditions de prise en compte, pour la rémunération des salariés, des absences ainsi que des arrivées et des départs en cours de période de référence.

 

Lorsque l'accord s'applique aux salariés à temps partiel, il prévoit les modalités de communication et de modification de la répartition de la durée et des horaires de travail.

 

L'accord peut prévoir une limite annuelle inférieure à 1 607 heures pour le décompte des heures supplémentaires.

 

Si la période de référence est supérieure à un an, l'accord prévoit une limite hebdomadaire, supérieure à trente-cinq heures, au-delà de laquelle les heures de travail effectuées au cours d'une même semaine constituent en tout état de cause des heures supplémentaires dont la rémunération est payée avec le salaire du mois considéré. Si la période de référence est inférieure ou égale à un an, l'accord peut prévoir cette même limite hebdomadaire. Les heures supplémentaires résultant de l'application du présent alinéa n'entrent pas dans le décompte des heures travaillées opéré à l'issue de la période de référence mentionnée au 1°.

 

L'accord peut prévoir que la rémunération mensuelle des salariés est indépendante de l'horaire réel et détermine alors les conditions dans lesquelles cette rémunération est calculée, dans le respect de l'avant-dernier alinéa».

 

Dans le cadre de l’annualisation, il convient, à notre humble avis, de s’interroger notamment sur les points qui suivent :

 

=> Les populations ou services visés par l’annualisation du temps de travail 

 

L’objectif est ici d’identifier précisément et exhaustivement les populations visées au sein des principaux pôles d’activités (en termes d’effectifs) pour proposer une typologie d’organisation du temps de travail qui corresponde au plus près aux besoins de productivité.

 

 

=> Les périodes d’activités 

 

Si l’activité est continue, sans périodes hautes et basses, il est évident que l’annualisation serait de moindre intérêt.

 

Il faut donc déterminer :

 

- le nombre de semaines hautes et basses ;

 

- évaluer la périodicité de ces semaines hautes et basses.

 

 

=> Les contreparties pouvant être mises en œuvre s’agissant de l’annualisation (repos compensateur, majorations, etc.)

 

L’un des grands mythes de l’annualisation du temps de travail reste bien évidemment l’attribution de JRTT.

 

Depuis la loi n° 2008-789 du 20 août 2008, le dispositif des JRTT prévus dans un cadre annuel a disparu en tant que modalité d'aménagement de la durée du travail.

 

Les JRTT constituaient auparavant une modalité de réduction du temps de travail : étaient ainsi attribués des journées ou demi-journées de repos pour compenser les heures effectuées au-delà de la durée légale hebdomadaire de travail.

 

Ce dispositif peut bien évidemment toujours être prévu dans le cadre d’une annualisation du temps de travail mais il n’est aucunement obligatoire.

 

Il faut donc échanger avec le client sur ses souhaits en la matière, ce qui peut varier grandement en fonction de son activité (transport, BTP, services, etc.).

 

A notre sens, les périodes hautes peuvent être compensées, en périodes basses, par l’attribution de journées ou de demi-journées de repos, voire des périodes de travail quotidienne de plus faible activité, cette dernière option demandant cependant une forte charge en termes de suivi administratif.

 

 

III - Comment sont traitées les heures supplémentaires ?

 

Le principe est le suivant : constituent des heures supplémentaires les heures effectuées au-delà du plafond de 1607 heures par an, à la condition qu’aucune programmation précise n’ait été prévue au sein de l’accord collectif.

 

Ne pas prévoir de modulation mais bien une annualisation avec programme indicatif au besoin

 

Il convient d’être particulièrement prudent dans la rédaction des termes de l’accord collectif.

 

L’article L. 3121-44 du Code du travail précise que l’accord collectif peut prévoir une limite hebdomadaire au-delà de laquelle les heures effectuées au cours d’une même semaine constituent en tout état de cause des heures supplémentaires dont la rémunération est payée avec le salaire du mois considéré.

 

Une telle stipulation n’a aucun intérêt puisqu’in fine, l’objectif est bien de sortir de l’appréciation hebdomadaire des heures supplémentaires.

 

A bien lire les textes, si l’accord sur l’annualisation du temps de travail met en place une programmation précise et non une annualisation du temps de travail, toute heure effectuée au-delà de 39 heures par semaine sera en tout état de cause considérée comme une heure supplémentaire, en application de l’article D. 3121-45 du Code du travail (N° Lexbase : L5455LBN).

 

N’oublions pas l’objectif généralement poursuivi : fournir de la flexibilité en limitant la formalisation d’une programmation indicative (charge de travail importante pour les managers et RH) afin d’éviter tout assimilation de l’organisation du temps de travail à de la modulation et éviter le déclenchement des heures supplémentaires à partir de 39 heures par semaine.

 

Le terme de modulation est donc à bannir de l’accord et la programmation qui pourrait par exemple figurer en annexe ne doit qu’être indicative.

 

En synthèse, vous l’aurez compris, à la fin de la période de référence, si le salarié a effectué plus de 1 607 heures de temps de travail effectif, les heures accomplies au-delà de ce plafond constitueront des heures supplémentaires.

 

Aussi, s’il n’a pas accompli plus de 1 607 heures dans l’année, il n’aura droit au paiement d’aucune heure supplémentaire, même s’il a travaillé plus de 35 heures par semaine certaines semaines de l’année.

 

Cela ne résout cependant pas une question très pratique, à savoir le taux des heures supplémentaires applicable.

 

IV - Quel taux appliquer aux heures supplémentaires éventuellement effectuées ?  

 

Il convient selon nous de faire une moyenne : il faut prendre le nombre d’heures effectuées au-delà du plafond de 1 607 heures et le diviser par le nombre de semaines travaillées par le salarié.

 

Exemple concret : un salarié travaille 1 707 heures dans l’année et 46 semaines. Il a donc effectué 100 heures supplémentaires.

 

100 heures supplémentaires / 46 = 2,17 heures par semaine en moyenne. Le taux légal applicable est donc de 25 % (8 premières heures).

 

C’est en tous les cas la solution qui semble avoir été retenue, en filigrane, par la cour d’appel de Besançon dans un arrêt récent, bien qu’en l’espèce le plafond annuel ait été fixé à un seuil inférieur à 1 607 heures (CA Besançon, 13 avril 2018, n° 17/00963 N° Lexbase : A0327XLP).

 

V -  Comment gérer les entrées et sorties ?

 

Comme précédemment exposé, l’accord prévoyant l’aménagement du temps de travail sur une période supérieure à la semaine doit notamment prévoir les conditions de prise en compte, pour les rémunérations des salariés, des absences ainsi que des arrivées et départs en cours de période de référence.

 

Bien que ce champ soit réservé à la négociation collective, il est, en réalité, relativement restreint pas les textes règlementaires.

 

L’article D. 3121-25 du Code du travail dispose, en effet, qu’en cas d’arrivée ou de départ en cours de période de référence, les heures accomplies au-delà de 35 heures hebdomadaires sont des heures supplémentaires. Les semaines où la durée de travail est inférieure à 35 heures, le salaire est maintenu sur la base de 35 heures hebdomadaire.

 

Que doit-on comprendre ?

 

En cas d’entrée ou de sortie en cours d’année, il faut en déduire que l’annualisation du temps de travail cesse de s’appliquer.

 

C’est la raison pour laquelle les accords prévoient généralement la régularisation du salaire sur la base de son temps réel de travail, à charge pour l’employeur d’effectuer un rappel ou un complément de salaire le cas échéant.

 

En matière de paie, cela signifie que la rémunération du salarié reste lissée. Il faut donc suivre le temps de travail du salarié et faire le bilan soit à la fin de l’année si le salarié est entré en cours d’année soit lors de l’établissement du solde de tout compte si le salarié est sorti en cours d’année.

 

A cette occasion, deux situations peuvent se présenter : soit l’employeur devra faire un rappel de salaire (notamment si le salarié est arrivé en cours de période haute), soit l’employeur pourra compenser certaines sommes si le décompte fait apparaître un trop versé (notamment si le salarié est arrivé au cours d’une période basse).

 

* * * *

 

Bien évidemment, de nombreuses autres questions pratiques se posent dans le cadre des négociations d’un accord sur l’annualisation du temps de travail et l’objectif n’était pas ici de toutes les aborder mais de faire le point sur les plus essentielles.

 

L’objectif poursuivi par le client doit toujours nous guider et il est fondamental d’associer dans ces négociations le service paye et les RH : un accord collectif n’est pas fait pour être lu, mais bien pour être utilisé en pratique.

 

Il faut donc que ceux qui en assumeront la mise en pratique en ait une bonne compréhension et puissent le mettre en œuvre facilement.

 

 

© Reproduction interdite, sauf autorisation écrite préalable