[Pratique professionnelle] URSSAF : Les chefs de redressement fréquents (et comment les éviter)

Il faut savoir vivre avec ! Le contrôle par l’URSSAF fait partie de la vie des entreprises ; régulièrement -souvent tous les trois ans- il leur faut les subir : l’issue de principe ne fait guère de doute et l’enjeu, non négligeable, demeure cantonné au montant total des réintégrations que le contrôleur décidera. Les esprits rigoristes (et rigoureux, du moins faut-il le leur souhaiter) disent fort justement qu’il ne s’agit là que de justice : si la réintégration dans l’assiette est décidée, c’est qu’une erreur -une faute !- a été commise. L’employeur honnête ou diligent qui a précisément appliqué la règle d’assujettissement, lui, ne risque rien. L’argument est imparable, mais son énoncé trop limpide -celui qui respecte la loi n’a rien à craindre du contrôle- résiste mal à l’épreuve des faits. Exception faite des cas de fraude avérée ou évidente, exception faite encore des vraies «erreurs» que reconnaît d’emblée, dès qu’il y est confronté, le débiteur des cotisations, les sentiments qui prédominent dans les entreprises à l’issue d’un contrôle peu satisfaisant, relèvent de l’incompréhension et… de l’injustice. Peut-être plus que dans d’autres domaines de l’activité juridique marqués par la prééminence de la sanction (droit pénal, droit fiscal…), il existe un monde entre la réalité objective constatée par l’auteur de la sanction -le contrôleur dont il est présumé ici qu’il ne s’est pas lui-même égaré en droit- et celui qui y fait face. Le constat psychologique est curieux car, contrairement à ces autres domaines, la personne physique qui subit le contrôle n’est pas, la plupart du temps, celle qui en supporte les conséquences pécuniaires : les cadres ou les agents de maîtrise des services des ressources humaines ou de la paye ne sont redevables ni des cotisations dues sur les sommes réintégrées, ni des majorations et intérêts. Bref, mises à part les éventuelles remontrances de leur hiérarchie -hiérarchie rationnelle qui a vraisemblablement déjà anticipé comme une charge nécessaire le redressement- les «innocents coupables» n’ont objectivement pas grand dommage à subir. Et pourtant, ils sont touchés… Ces sentiments témoignent d’une conscience professionnelle aiguë ; le salarié «moyen» n’est pas indifférent au sort de l’entreprise qui l’emploie. Ils trouvent peut-être aussi leur source dans le fait que, contrairement à leurs interlocuteurs de l’URSSAF, les salariés en charges de la paye ne se limitent pas à la confrontation d’une pratique à la règle de droit. Le contrôleur a une approche brute, «désocialisée» et «déshistoricisée» : il connait le texte, il relève la pratique, et tire les conséquences des éventuels hiatus. Le salarié de l’entreprise en sait plus. Il sait notamment, ou il devine, le pourquoi du hiatus. Il sait si la pratique désormais censurée est le fruit d’une histoire, celui d’impératifs économiques, celui d’une désorganisation, celui d’une mauvaise compréhension du texte -ou d’une interprétation plus ou moins audacieuse de celui-ci- celui d’un oubli, celui d’une mauvaise communication de l’URSSAF (combien de positions des organismes de recrutement changent discrètement ?), etc.. Il connaît, en d’autres termes, les causes de l’erreur soulignée durant le contrôle et des maux subis par l’entreprise à la suite de celui-ci (I)... Les connaissant, il lui incomberait, pourvu que les moyens lui fussent donnés, de découvrir les remèdes (II).

 

I - Les causes des maux

 

Le fait est que, sans contester l’opportunité de la rigueur des contrôleurs ni plaider pour la prise en compte des motifs de la pratique de l’entreprise dans les conditions de réintégration (ce que le législateur fait néanmoins ponctuellement), il y a souvent quelque légitimité ou quelque excuse à l’erreur sanctionnée et ce, quel que soit le chef de redressement, soit que l’imperfection de la norme ait provoqué l’«erreur», soit que l’exigence de la norme n’ait matériellement pu être satisfaite par la pratique de l’entreprise.

 

Une norme imparfaite

 

Première cause -car il faut qu’il y en ait une première- qui n’est pas la plus fréquente mais qui ne saurait être négligée, c’est la malfaçon de la norme. «La malfaçon» ou, plutôt, «les malfaçons» tant les griefs qui pourraient être formulés à son endroit son légion, qu’il s’agisse de son obscurité, de sa qualité ou de son empilement -lois, décrets, circulaires de la direction de la Sécurité sociale, lettres-circulaire de l’Acoss, lettres rendues publiques «incidemment», site internet de l’URSSAF, etc. (le tout sans oublier les difficultés tenant à la constitutionnalité ou la conventionnalité de la norme). Nombre de ces vices ont des causes complexes (agitations et compromis parlementaires, multiplication des institutions participant à la règlementation, déficit de personnel à la direction de la Sécurité sociale…) sur lesquelles il n’est pas aisé d’agir ; mais certaines maladresses pourraient être évitées à moindre frais. L’été 2018 fournit deux exemples de ces pratiques perverses. Il s’est d’abord agi du revirement opéré par l’URSSAF sur son site internet -dénué de portée juridique au demeurant- sur la question de l’assujettissement à forfait social des indemnités versées dans le cadre d’une rupture conventionnelle collective. En juin, ces indemnités étaient assujetties au forfait social de 20 % au motif d’une interprétation stricte de l’article L. 137-15 du Code de la Sécurité sociale (N° Lexbase : L8988LK4) ; en juillet, elles ne l’étaient plus, motif pris d’une analogie avec les sommes versées dans le cadre d’un plan de sauvegarde de l’emploi. Il s’est ensuite agi de la lettre du 16 juillet 2018 de la direction de la Sécurité sociale à l’Acoss relative à la modulation des redressements sibylline dans son sens et, encore, dénuée de toute portée normative.

 

Des pratiques imparfaites

 

Deuxième cause, certainement plus fréquente et qui, cette fois, procède des défaillances des entreprises, c’est la mauvaise conservation de l’information. Il s’agit d’abord des difficultés qu’ont les entreprises à justifier les décisions prises ou des pratiques observées par le passé. Sont plus particulièrement concernés ici les versements ou avantages octroyés aux salariés pouvant être déduits de l’assiette de cotisations sous réserve de la présentation des justificatifs idoines. Les chefs de redressement de ce type sont nombreux… et font mal. Aux premiers rangs, figurent la prise en charge des repas et les voitures de fonctions.

 

• Prise en charge des repas :

 

la prise en charge des repas par l’employeur est a priori un avantage en nature soumis à cotisations ; dans certaines conditions (arrêté du 20 décembre 2002 N° Lexbase : L0307A9A), la dépense s’analyse en une prise en charge de frais professionnel pour le coup exonéré. Encore l’employeur doit-il démontrer que la qualification de frais professionnels est satisfaite ce qui implique, naturellement, de démontrer la dépense elle-même, mais encore les conditions dans lesquelles celle-ci a été engagée, c’est-à-dire d’apporter à l’URSSAF des justificatifs supplémentaires aux seuls documents comptables nécessaires à la prise à charge. Concrètement, il faut non seulement produire la note du restaurant, mais aussi l’agenda du salarié et expliquer, pourquoi, ce jour-là, l’entreprise pouvait -et devait au sens du droit du travail- assumer la dépense.

 

• Voiture de fonctions :

 

les modalités d’assujettissement à charges sociales des voitures dont les salariés disposent aussi à titre personnel sont relativement complexe : à l’employeur s’ouvrent des options différentes, selon que les voitures ont été acquises ou sont louées, selon que l’entreprise prend en charge ou non l’essence, etc.. Mais quelles que soit les modalités d’assujettissement retenues, l’entreprise doit justifier les réintégrations et exonérations qu’elle a pratiquées ce qui implique d’être en mesure d’apporter au contrôleur la valeur des véhicules -fournir les contrats de vente ou de leasing- l’ensemble des frais pris en charge -péages, essences, réparations, etc.-.

 

La production des justificatifs exige de l’entreprise une collecte et une conservation rigoureuses, ainsi qu’une accessibilité facilitée aux archives. Il n’est pas rare que l’entreprise, préparant mal les opérations de contrôle, ne soit en mesure de fournir ces informations qu’après leur clôture, au moment de répondre à la lettre d’observations voire de saisir la commission de recours amiable. Il arrive également que derrière la difficulté de produire les justificatifs se dissimulent d’autres faiblesses. Faiblesse de l’entreprise qui a laissé se développer certaines pratiques contestables -ou qui, pour des raisons diverses, n’y a pas mis fin-, mais aussi faiblesse de l’URSSAF qui limite elle-même les moyens de preuve pouvant être apportés par l’entreprise.

Dernier feuilleton en date, celui ayant trait aux conditions d’assujettissement des indemnités de rupture conventionnelle conclue par des salariés «âgés». Alors que la loi prévoit que de telles indemnités sont pleinement assujetties à cotisations sociales dès lors que le bénéficiaire a acquis le droit de liquider sa pension de retraite obligatoire (dans le cas contraire l’indemnité spécifique de rupture bénéficie d’un régime social favorable), depuis 2010, l’administration décide que «pour le salarié âgé de 55 à 59 ans compris avec lequel a  été conclue  une  convention  de rupture, l’employeur devra pouvoir présenter à l’agent chargé du contrôle un document relatif à la situation du salarié au regard de ses droits à la retraite de base» (Circ. DSS n° 2009/210 du 10 juillet 2009 N° Lexbase : L4668IEM). Certaines Urssaf n’admettent comme preuve que le document émanant de la CARSAT, à l’exclusion de tout autre (ex. : relevé de carrière, situation du salarié, etc.) : à défaut de production de ce document elles procèdent au redressement et… plusieurs années plus tard, perdent devant les cours d’appel (v. dern. CA Paris, Pôle 6, 12ème ch., 22 juin 2018, n° 15/02409 N° Lexbase : A7748XUI).

 

Il s’agit, ensuite, d’une difficulté tenant au mouvent naturel de la vie des entreprises, lorsque, d’une part, les conditions d’assujettissement ou d’exonération reposent principalement sur l’énoncé d’un acte unique -accord d’entreprise, décision unilatérale, plan- et, d’autre part, cet acte ayant été correctement rédigé, la règle change quelques mois ou quelques années plus tard. La prévoyance, la retraite et, surtout, les frais de santé ont été -mais sont encore- les domaines privilégiés de ce type de redressement. La matière connût de 2009 à 2016 de nombreuses évolutions ; chaque année -parfois plusieurs fois par an- la loi changeait et la doctrine administrative s’accumulait. Les entreprises n’ayant pas assuré le suivi et la transcription de ces évolutions dans leur corpus normatif offrent aujourd’hui encore prise au redressement, lequel peut être d’ampleur puisque l’ensemble des contributions versées au profit des salariés est susceptible de réintégration et puisque, par hypothèse, le vice perdure depuis plusieurs années. L’expérience démontre cependant que, sur ce type de sujet, les URSSAF savent se montrer raisonnables et recourent fréquemment à la technique des observations pour l’avenir.  

 

II - Les remèdes aux maux

 

De la différence de nature des maux qui affectent les entreprises se déduit une différence de nature des remèdes. Il s’agit tantôt de suppléer à l’imperfection de la norme, tantôt d’améliorer les pratiques de l’entreprise.

 

Suppléer l’imperfection de la norme

 

Des doutes qui peuvent jaillir au moment de la mise en œuvre de la norme, il est bien des manières pour l’entreprise de se prémunir. Faute pour elle de maîtriser la norme ou les chausse-trappes de celle-ci, qu’elle se renseigne ! Le fait est que nombreux sont les interlocuteurs de l’entreprise susceptibles d’éclairer sa décision. Il s’agit, d’abord, des différents prestataires de services qui, directement ou indirectement, ont vocation à connaître des rémunérations offertes par l’entreprise : les gestionnaires de paye, les avocats, les experts comptables, les assureurs ou les intermédiaires d’assurance… Le conseil est simple, il n’est pas simpliste ; il y a aujourd’hui encore une réticence forte des entreprises -notamment françaises- à investir dans ces solutions préventives. Craignant le coût, l’entreprise cliente reçoit l’information élémentaire dont elle fait son affaire, et se retient d’adresser à son conseil l’ensemble des éléments utiles ou de lui poser les questions supplémentaires. L’attitude peut se comprendre mais outre qu’elle occulte le fait que le professionnel est un conseil mais aussi un «assureur» -le prix du service inclut la responsabilité civile- et que plus sa connaissance de la situation de l’entreprise est importante, plus sa valeur ajoutée pour le client est importante et plus il est en mesure -ne serait-ce que par opportunisme commercial- d’assurer un suivi sur le long terme, ce qui prémunira l’entreprise des conséquences néfastes d’un changement de réglementation.

 

Aux entreprises qui ne sont pas convaincues et continuent d’être rebutées par les honoraires ou autres commissions, s’offrent ensuite d’autres interlocuteurs, désintéressés et ponctuellement tout aussi efficaces. Cette dernière décennie, l’administration (les administrations) ont produit un réel effort pour améliorer leur disponibilité à l’endroit des entreprises. La nature juridique des rapports qu’il est possible d’instituer varie. Il y a, en premier lieu, les relations informelles, orales voire écrites (ce qui peut être utile en cas de difficulté à venir), qu’avec un peu d’insistance il est possible de nouer aussi bien au niveau local -DIRECCTE, URSSAF- que national -Direction de la Sécurité sociale, Direction général du travail, ARRCO-AGIRC-. En ce sens, il faut noter une récente esquisse d’institutionnalisation de ces rapports informels : l’article 29 de la loi n° 2018-727 du 10 août 2018 pour un Etat au service d’une société de confiance (N° Lexbase : L6744LLD), placé dans le titre III «Une administration qui dialogue», prévoit notamment pour les organismes de Sécurité sociale, la possibilité d’instituer «un référent unique à même de faire traiter des demandes qui lui sont adressées pour l’ensemble des services concernés. Ce référent unique est joignable par tout moyen par les administrés au sein de l’agence ou de l’antenne dont ils dépendent». Il y a en second lieu les rapports «officiels» au premier rang desquels figure la procédure de rescrit social (CSS, art. L. 243-6-3 N° Lexbase : L1353LIX), procédure qui effraye encore trop souvent les entreprises et qui, pourtant, présente plusieurs avantages : outre son très large champ d’application, son accès est simple -un courrier circonstancié contenant la question et, le cas échéant, les pièces justificatives- et la réponse apportée offre une parfaite sécurité juridique (pourvu que la question ait été correctement posée) ; en l’absence de réponse dans un délai de trois mois de la saisine, c’est l’éventualité même d’un redressement sur la situation soumise à l’URSSAF qui est écartée aussi longtemps que cette dernière n’a pas pris position. Il faut enfin ajouter que la pratique du rescrit n’est pas l’apanage de l’URSSAF ; non seulement elle existe en matière fiscale -étant entendu que l’employeur peut interroger l’administration fiscale pour le compte de son salarié, ce qui s’avère utile dans certaines situations de rupture du contrat de travail- mais elle existe aussi en matière d’assurance chômage. L’article 21 de la loi n° 2018-727 (C. trav., art. L. 5312-2 N° Lexbase : L2571H94) consacre et renforce une pratique existante en décidant que «Pôle emploi se prononce de manière explicite sur toute demande d’un employeur concernant un de ses mandataires sociaux ou d’une personne titulaire d’un mandat social ayant pour objet de déterminer son assujettissement à l’obligation d’assurance contre le risque de privation d’emploi», étant entendu que la décision de Pôle emploi est pleinement opposable à l’URSSAF chargée du recouvrement des cotisations d’assurance chômage (même texte ; v. auparavant Cass. civ. 2, 12 juillet 2018, n° 17-16.547, F-P+B+R N° Lexbase : A9591XXI).

 

Améliorer les pratiques de l’entreprise

 

Le droit désormais clair, c’est à la pratique qu’il faut s’attacher. Faisant abstraction de la résolution des difficultés d’archivages et de conservation des éléments de preuve, deux points d’amélioration peuvent trop souvent être suggérés aux entreprises.

 

Le premier a trait à la normalisation et la rationalisation des pratiques de rémunération et d’avantages sociaux. Il est encore trop rare au sein des entreprises de constater la présence de policies ou de politiques générales correctement rédigées -c’est-à-dire, notamment, exhaustives- et rigoureusement appliquées. Or, outre que ce type de textes présente un fort intérêt en droit du travail (prévention dans le cadre de l’inégalité de traitement, de la discrimination, du harcèlement, etc.), il offre deux avantages au moins sous l’angle de l’assujettissement : il provoque l’uniformisation (ce qui, par la suite, facilitera l’adaptation des pratiques aux évolutions législatives et règlementaires) ; il «impose» les bonnes pratiques à ceux qui, pour des raisons diverses, souvent historiques, bénéficient de dérogations dangereuses au regard du droit de l’assujettissement (ex. : prise en charges de dépenses plus ou moins personnelles).

 

Le second a trait à l’audit des dispositifs de rémunération et d’avantages en vigueur dans l’entreprise. Qu’il soit entendu qu’il ne s’agit pas d’inviter, chaque année, les entreprises à contrôler l’ensemble de leurs pratiques de rémunération, mais seulement de les prier, de manière régulière, à reprendre un par un ces éléments pour en vérifier non seulement le traitement au regard de l’assujettissement à cotisations sociales mais aussi l’efficacité en termes de service fourni et de rapport qualité/prix. Les régimes de protection sociale complémentaire (et plus généralement tous les éléments de rémunération faisant intervenir un tiers) se prêtent bien à ce type d’exercice. L’audit d’un régime doit permettre de se prémunir contre le risque URSSAF, mais également de vérifier actuariellement que le prix -la cotisation- correspond bien à la qualité du service rendu -les garanties- et, le cas échéant, de susciter la renégociation du contrat.

© Reproduction interdite, sauf autorisation écrite préalable