[Brèves] Frais d’entreprise : la cour d’appel de Paris rappelle la définition et les conditions d’exclusion de l’assiette des cotisations

► La cour d’appel a pu rappeler dans un arrêt du 5 juin 2020 que pour prétendre à une exclusion de l’assiette des cotisations, la dépense liée à des frais d’entreprise, cette dernière doit être justifiée mais aussi engagée dans l’intérêt de l’entreprise, ces deux conditions s’appréciant restrictivement, s’agissant d’une exception au principe d’assujettissement.

Les conditions d’exclusion de l’assiette des frais d’entreprise varient en fonction de la nature de ces derniers et doivent donner lieu à la production de justificatifs et notamment :

• pour les frais d'achat de matériel et de cadeaux, les dépenses réellement engagées par le salarié sont considérées comme frais d'entreprise et les factures constituent la justification des dépenses ;
• pour les frais de repas d'affaires, l'employeur doit produire les pièces comptables attestant la réalité du repas d'affaires, de la qualité des personnes y ayant participé et du montant de la dépense.

En l’espèce, l’URSSAF avait procédé à un contrôle d’une entreprise de nettoyage et avait adressé à cette dernière un redressement. Après avoir saisi la commission de recours amiable, la société a contesté le redressement dont le chef de redressement « frais professionnels non justifiés ». Ces frais s’articulaient notamment autour de frais d’entreprise et de frais professionnels.

Les frais d’entreprise

Les frais d’entreprise étaient constitués de cadeaux à la clientèle (places de match, articles de luxe, locations de véhicules d’exception, …) et de frais de sponsoring. L’URSSAF reprochait notamment que l’identité des bénéficiaires ne soit pas établie (mention manuscrite sur facture, notamment), que leur montant était disproportionné par rapport au besoin professionnel de l’entreprise et que les retombées économiques censées en découler n’étaient pas établies.

La cour d’appel, pour rejeter l’appel de la société, rappelle la définition des frais d’entreprise définie par la circulaire ministérielle du 7 janvier 2003 (N° Lexbase : L0419A9E). Cette circulaire définit les frais d'entreprise comme les sommes, biens ou services correspondant à la prise en charge de frais relevant de l'activité de l'entreprise, frais non soumis à cotisations s'ils :

• ont un caractère exceptionnel ;
• sont engagés dans l'intérêt de l'entreprise et sortent du cadre normal de l'activité des salariés ;
• sont justifiés par la mise en œuvre de techniques de direction, d'organisation ou de gestion de l'entreprise et le développement de sa politique commerciale.

Sont ainsi des frais d’entreprise :

• les dépenses engagées par le salarié, en vue de l'acquisition de cadeaux offerts à la clientèle, en vue de la promotion de l'entreprise ;
• l'avantage procuré au salarié eu égard à sa participation à des manifestations organisées dans le cadre de la politique commerciale de l'réception, cocktails, etc.) alors que l'exercice normal de sa profession ne le prévoit pas ;
• les dépenses engagées par le salarié ou prises en charge directement par l'employeur à l'occasion des repas d'affaires dûment justifiés sauf abus manifeste...

Pour justifier de l'intérêt de l'entreprise et de la qualité des bénéficiaires de ces dépenses, la société verse aux débats des factures portant l'annotation manuelle de noms sans que l'on puisse rapprocher ces noms de clients actuels ou potentiels. Or, il doit être justifié, pour prétendre à l'exonération de cotisations, non seulement du nom des bénéficiaires mais aussi de leur qualité au sein d'entreprises tierces.

Elle rappelle néanmoins que, pour apprécier la nature de ces frais, « l'URSSAF ne peut s'immiscer dans la politique décidée par le dirigeant dès lors que celle-ci s'insère dans une politique commerciale, même malheureuse avec peu ou pas de retombées économiques, et même si ce dirigeant fait appel à des filiales de son groupe ».

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