[Brèves] Tirage au sort des candidatures à un office de notaire déclaré vacant : précisions par arrêté

► Un arrêté publié au Journal officiel du 31 mai précise les modalités de mise en œuvre du tirage au sort par traitement automatisé des candidatures à un office de notaire déclaré vacant en application de l'article 56 du décret du 5 juillet 1973  ; le texte présente notamment les conditions auxquelles sont soumises les candidatures, le déroulement du tirage au sort, les autorités chargées de son contrôle, la publication des résultats par procès-verbal ainsi que la protection des données utilisées.

Pour rappel, l’article 56 du décret du 5 juillet 1973 N° Lexbase : Z53037QZ prévoit notamment que lorsqu’un office de notaire est déclaré vacant par arrêté du Garde des Sceaux, cet acte a pour effet d’ouvrir une procédure de candidature.

Candidatures. Les candidatures présentées par une même personne physique ou pour une même personne morale, ainsi que les candidatures présentées par une personne physique et celles présentées pour une ou plusieurs personnes morales dont elle est associé unique ou seul associé demandant sa nomination en tant qu’associé exerçant au sein de l’office vacant, sont considérées comme une candidature unique (article 4 de l’arrêté susvisé). Seules les candidatures enregistrées dans les vingt-quatre heures suivant l’ouverture de la procédure sont prises en compte (article 2 de l’arrêté susvisé).  

Déroulement du tirage au sort. La date du tirage au sort est annoncée au moins dix jours francs à l’avance sur le portail du ministère de la Justice dédié aux officiers publics et ministériels (article 5 de l’arrêté susvisé). Le lancement du tirage au sort est fait par le chef du bureau de la gestion des officiels ministériels ou son adjoint. En cas de problème, ces derniers sont compétents, après consultation des autorités de contrôle présentes, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde, y compris la suspension, l’arrêt ou la reprise du tirage au sort (article 9 de l’arrêté susvisé). Une fois le tirage au sort effectué, le classement des candidatures est verrouillé et enregistré sous un format numérique infalsifiable (article 10 de l’arrêté susvisé).

Autorités de contrôle. Les agents du bureau de la gestion des officiers ministériels sont chargés du contrôle du bon fonctionnement du tirage au sort. Pendant le tirage au sort, un agent du service du numérique du secrétariat général du ministère de la Justice doit être en mesure d’intervenir en cas de difficulté du traitement automatisé (article 6 de l’arrêté susvisé). Un représentant du Conseil supérieur du notariat ainsi qu’un magistrat administratif ou judiciaire en fonction au ministère de la Justice assistent également aux opérations (article 7 de l’arrêté susvisé).

Publication des résultats. À la suite des résultats, un procès-verbal est établi et précise le nombre total de candidatures enregistrées, celles qui ont été exclues, le nombre de candidatures retenues pour le tirage au sort, ainsi que le classement des candidatures anonymisées résultant du tirage au sort, précisant, pour chacune d’entre elles, la date et l’heure de son enregistrement (article 11 du décret susvisé). Le procès-verbal est publié sur le portail du ministère de la Justice dédié aux officiers publics et ministériels dans un délai de huit jours francs à compter de la date du tirage au sort (article 12 du décret susvisé).

Protection des données utilisées. Les données utilisées pour le traitement automatisé sont préalablement anonymisées (article 2 de l’arrêté susvisé). Le bureau de la gestion des officiers ministériels conserve pendant deux ans le compte-rendu technique du tirage au sort, le code source utilisé pour générer l’aléa, ainsi que le procès-verbal. Au terme de ce délai, ces fichiers, à l’exception du procès-verbal, sont détruits, sauf lorsqu’une action contentieuse a été engagée (article 13 de l’arrêté susvisé).

Entrée en vigueur. Cet arrêté entrera en vigueur le 1^er juin 2022.

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