[Textes] Le syndic de copropriété et son contrat après le décret du 2 juillet 2020

Mots clés : copropriété • réforme • syndic • contrat de syndic

Le présent article est extrait d’un dossier spécial consacré au volet réglementaire de la réforme du droit de la copropriété, paru dans la revue Lexbase, Droit privé, n° 834 du 3 septembre 2020 (N° Lexbase : N4392BYC).

Le décret du 2 juillet 2020 consacre deux chapitres au syndic de copropriété et à son contrat afin de mettre en œuvre les dispositions de l’ordonnance du 30 octobre 2019 dont la loi de ratification n’est toujours pas adoptée. C’est dire si, à nouveau, le droit de la copropriété focalise l’attention des pouvoirs publics et en particulier les dispositions relatives au représentant du syndicat des copropriétaires

Nous présenterons ici successivement ces deux chapitres, ceux-ci ne présentant que peu de liens entre eux, à l’exceptions de quelques dispositions que nous présenterons alors mutuellement à l’occasion de l’étude du premier relatif aux fonctions du syndic, ce pour plus de clarté.  

Dans tous les cas, nous laisserons largement de côté les modifications apportées au contrat de syndic qui ne font que transcrire les nouvelles dispositions de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 (N° Lexbase : L5536AG7) résultant de l’ordonnance du 30 octobre 2019 (N° Lexbase : Z955378U). Par exemple, l’article 50 du décret du 2 juillet 2020 ajoute une clause relative à la résiliation du contrat de syndic à l’initiative du conseil syndical. Cette clause transcrit la mesure issue de l’ordonnance ayant modifié le régime de résiliation du contrat. Sans autre précision apportée au décret, nous renvoyons ainsi le lecteur aux études qui ont pu être rédigées sur ce sujet et publiées par la présente revue au dossier spécialement consacré à la réforme de la loi de 1965 [1]. Nous laisserons, enfin, de côté les mesures de pure coordination ou dite de « correction légistique » des articles 33-2 et 35 2°, 3° et 39 du décret du 2 juillet 2020.

I. Mesures relatives au syndic

Exception à la durée maximale des fonctions de syndic. - L’article 28 du décret de 1967 (décret n° 67-223 du 17 mars 1967 N° Lexbase : L8032BB4) est modifié par l’article 28 du décret du 2 juillet 2020 afin d’étendre la limitation de la durée des fonctions du syndic à une année au cas où son concubin a directement ou indirectement, à quelque titre que ce soit, participé à la construction de l’immeuble. Cette limitation s’applique pendant toute la durée des délais prévus à l’article 1792-4-1 du Code civil (N° Lexbase : L7166IAN), c’est-à-dire jusqu’à l’expiration de la garantie décennale.

Dans un mouvement inverse, la règlementation ayant été jugée trop sévère, si ce n’est exagérée, cette limitation ne s’appliquera plus aux parents ou alliés jusqu’au troisième degré mais seulement jusqu’au deuxième degré. Ne sont donc plus concernés les syndics dont les oncles, tantes, neveux et nièces, ou plus rare, les arrière-grands-parents, ont participé, même par personne interposée, à la construction de l’immeuble. La modification met ainsi en cohérence cette dérogation avec la liste des personnes inéligibles aux fonctions de membre du conseil syndical étendue au concubin du syndic et également limitée à leurs parents et alliés jusqu’au deuxième degré [2].

Précisons que compte tenu de la portée limitée de la réforme, la solution retenue par la troisième chambre civile de la Cour de cassation le 2 décembre 2009 [3] devrait continuer de s’appliquer. C’est pourquoi la limitation de la durée des fonctions à un an doit être retenue même lorsque le syndic, ou les personnes visées par l’article 28 du décret de 1967, a perdu la qualité justifiant l’application de la règle et ce jusqu’à l’expiration de la garantie décennale.

Suppression de la dispense d’ouverture d’un compte bancaire. - L’article 29-1 du décret de 1967 est abrogé par l’article 29 du décret du 2 juillet 2020. L’article précisait le régime de la dispense d’ouverture d’un compte bancaire séparé. Depuis l’ordonnance du 30 octobre 2019 (art. 15), cette dispense ne peut plus être accordée et tous les syndicats devront bénéficier d’un tel compte. La mesure est donc logiquement supprimée. Elle ne le sera toutefois qu’au 31 décembre 2020, par application de l’article 53 du décret, puisqu’un délai a été laissé par l’ordonnance de 2019 afin de laisser le temps jugé nécessaire aux syndics d’ouvrir un compte bancaire séparé pour chaque syndicat.

En conséquence, le contrat de syndic est modifié par la suppression de l’alinéa 2 du point 7.1.4 qui indiquait que le syndicat pouvait dispenser le syndic d’ouvrir un compte bancaire ou postal séparé. Les annexes 1 et 2 sont également modifiées afin de supprimer toute référence au compte bancaire non séparé (décret du 2 juillet 2020, art. 50).

Délivrance de copies ou extraits des procès-verbaux des décisions adoptées hors assemblées générales. - L’article 30 du décret du 2 juillet 2020 ajoute un alinéa à l’article 33 du décret de 1967 (N° Lexbase : Z78759SS) afin de préciser les modalités de délivrance des copies ou extraits des procès-verbaux des décisions prises selon les nouvelles modalités résultant de l’ordonnance du 30 octobre 2019 ; c’est-à-dire par voie de consultation dans les petites copropriétés, par un seul copropriétaire ou à l’occasion d’une réunion des copropriétaires sans convocation préalable pour les copropriétés à deux, ainsi que par le conseil syndical exerçant un pouvoir délégué par l’assemblée générale en application du nouvel article 21-1 de la loi de 1965 (N° Lexbase : L4206LX3).

Ces copies ou extraits devront être délivrés, dans les mêmes conditions que les copies ou extraits des procès-verbaux des assemblées générales. Le syndic devra donc les certifier. Étonnamment, aucune modification n’est apportée pour cette nouvelle tâche au contrat de syndic. En conséquence, le syndic ne pourra pas au titre des prestations particulières facturer de frais de délivrance d’une copie certifié sur support papier, seul celle de l’assemblée générale étant visée.

Dans la mesure où ces copies ou extraits sont délivrés « dans les mêmes conditions » que les copies ou extraits de procès-verbaux d’assemblée générale, la jurisprudence relative à la délivrance de ces documents devrait logiquement s’étendre aux nouveaux documents visés par l’article 33 et par conséquent obliger le syndic à les délivrer sans pouvoir apprécier l’utilité ou la légitimité de la demande [4].

Transmission au nouveau syndic d’archives dématérialisées. - L’article 31 du décret du 2 juillet 2020 ajoute, à l’article 33-1 du décret de 1967 (N° Lexbase : Z78761SS), l’obligation pour l’ancien syndic de transmettre au nouveau l’ensemble des documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou aux lots gérés figurant dans l’espace en ligne sécurisé prévu au dixième alinéa du I de l’article 18 de la loi de 1965 (N° Lexbase : Z13556RS). Cette obligation n’a toutefois cours qu’à défaut de dispense accordée au syndic par l’assemblée générale de proposer un accès en ligne. Ce n’est que « le cas échéant », comme le précise l’article 33-1 modifié, à l’instar de l’article 18-2 de la loi de 1965 (N° Lexbase : L4815AHS), que le syndic se trouvera obligé par cette nouvelle disposition. Cette corrélation nous paraît pourtant regrettable dans la mesure où l’obligation de transmission des archives est distincte de leur mise à disposition des copropriétaires en cours de mandat.

L’ancien syndic devra ainsi remettre, le cas échéant donc, l’ensemble des archives papier qu’il détient ainsi que les documents dont la liste minimale a été définie par décret du 23 mai 2019 [5]. Selon ces dispositions, certains documents sont accessibles à certains copropriétaires, d’autres à tous les copropriétaires et enfin aux membres du conseil syndical. Il faut ici constater, en raison de l’obligation de transmettre « l’ensemble des documents », que le syndic devra remettre les documents sans distinction des catégories de personnes auprès de qui ils sont mis à disposition. La référence maladroite aux documents relatifs aux « lots gérés » doit s’entendre, nous semble-t-il, comme les documents accessibles à certains copropriétaires, c’est-à-dire, relatifs à leurs lots tels que les appels de fonds. Le syndic devra enfin remettre ses attestations d’assurance, carte professionnelle et garantie financière qui font partie de la liste des documents obligatoires à mettre en ligne.

Si l’objet de la transmission est défini, comme nous venons de le voir, les modalités de remise de ces documents ne sont pas précisées et le syndic sera donc libre de les transmettre par la remise d’une clef USB, d’un cédérom ou encore par un envoi dématérialisé sécurisé.  La seule condition, qui est étonnamment fixée par la loi et non le décret, figure à l’article 18-2 de la loi de 1965 : « les documents devront être remis dans un format téléchargeable et imprimable ».

Quelle que soit la modalité de remise, celle-ci devra intervenir dans les mêmes conditions que pour les archives physiques, c’est-à-dire dans le même délai et devra être accompagnée d’un bordereau récapitulatif des pièces dont une copie est remise au conseil syndical, ce qui est assez peu pratiqué.

À défaut de réception [6] des archives numériques, le nouveau syndic ou le président du conseil syndical pourra saisir le président du tribunal judiciaire conformément aux articles 18-2 de la loi de 1965 et 34 du décret de 1967 (N° Lexbase : L5527IGS) afin que celle-ci soit ordonnée.

Modification du rythme de mise à jour de l’extranet. - L’article 33-1-1 (N° Lexbase : Z78765SS), introduit au décret de 1967 par le décret du 27 juin 2019, précise les modalités d’accès par les copropriétaires à l’espace en ligne sécurisé mentionné à l’article 18 de la loi du 10 juillet 1965. Cet espace, appelé le plus souvent « extranet », devait être mis à jour par le syndic dans les trois mois précédant l’assemblée générale annuelle. Cette périodicité a été modifiée par l’article 32 du décret du 2 juillet 2020 et c’est désormais dans les trois mois suivants, et non plus précédant, l’assemblée générale que le syndic devra s’exécuter. Le terme « annuelle » est également remplacé, pour éviter tout débat sur sa nature, par l’expression « ayant été appelée à connaître des comptes ». C’est, en somme, l’assemblée générale que l’on appelle ordinaire qui est ici visée. Ce changement est censé faciliter la réunion des documents pour le copropriétaire vendeur et ainsi ne plus avoir à recourir aux services du syndic afin d’obtenir ce que la pratique appelle le « pré-état daté » et qui correspond aux informations visées par l’article L. 721-2 du Code de la construction et de l’habitation (N° Lexbase : L8656KGP) devant être remises à l’acquéreur du lot lors de la signature d’une promesse de vente.

Pouvoir du syndic d’exiger un paiement par les copropriétaires. - L’article 34 du décret du 2 juillet 2020, outre les mesures de pure correction légistique (2° et 3°), contient quelques mesures d’harmonisation, coordination et clarification relatives au pouvoir du syndic, défini par l’article 35 du décret de 1967 (N° Lexbase : Z78773SS), d’exiger le paiement de certaines sommes par les copropriétaires.

La référence faite aux provisions spéciales, au 5° de l’article 35 du décret de 1967, est ainsi supprimée et remplacée par les cotisations au fonds de travaux que le syndic peut donc exiger.

Il est ajouté à l’article un 6° relatif aux provisions sur les sommes allouées au conseil syndical au titre des dépenses non comprises dans le budget prévisionnel, pour la mise en œuvre de sa délégation, prévues à l’article 21-2 de la loi du 10 juillet 1965 (N° Lexbase : L4207LX4).

Il est enfin ajouté un 7° afin de permettre au syndic d’exiger les éventuelles avances décidées en assemblée générale et destinées à pallier un manque temporaire de trésorerie du syndicat des copropriétaires. Cette catégorie de charges pour les copropriétaires figurait à l’article 45-1 du décret de 1967 (N° Lexbase : Z78810SS) et correspond à un emprunt du syndicat auprès des copropriétaires. L’introduction du 7° permet ainsi une harmonisation des terminologies, corrélée par la modification de l’article 45-1 qui empêchera désormais le syndicat d’emprunter auprès de certains copropriétaires seulement. Les avances ne pourront plus qu’être consenties collectivement et non par un copropriétaire seulement et certainement pas par le syndic, mais cela n’est pas une nouveauté [7].

II. Mesures relatives au contrat de syndic

Mesures d’application. - Parmi les modifications du contrat de syndic se trouvent de nombreuses mesures d’application des articles nouveaux ou modifiés de la loi de 1965 par l’ordonnance de 2019.

C’est ainsi que sont modifiés les paragraphes 3 à 6 du contrat type (décret de 1967, annexe 1) relatifs à la révocation du syndic pour l’adapter à la résiliation à l’initiative du conseil syndical, à l’initiative du syndic, et à la nouvelle désignation du syndic. 

Il en va de même pour la modification du paragraphe 6 relatif à la fiche synthétique (6.1) et à la transmission des pièces au conseil syndical (6.2) afin de rappeler les modalités d’exécution de celle-ci et les pénalités de retard applicables en cas de défaut de transmission [8], selon les dispositions de l’article 21 modifié de la loi de 1965 (N° Lexbase : L4821AHZ). Quelques précisions sont toutefois apportées et notamment celle qu’une pénalité de retard sera fixée par décret pour la non-transmission à un copropriétaire de la fiche synthétique (elle devrait ainsi l’être, sous toute vraisemblance au montant de quinze euros par jour de retard). Le reste n’est qu’une transcription des mesures de l’ordonnance et nous renvoyons en conséquence, faute de nouveauté sur ces sujets, aux commentaires de l’ordonnance.

Par application de l’ordonnance du 30 octobre 2019, il est également procédé à la suppression de la mention de l’interdiction d’indiquer un barème d’honoraires relatif aux travaux, même à titre indicatif. Il s’agit de la transcription de la modification de l’article 18-1 A de la loi de 1965 (N° Lexbase : L5472IGR). Il n’est toutefois pas ajouté au contrat type un espace permettant aux syndics de mentionner un tel barème. Cela signifie que ce barème ne pourra être proposé que séparément et éventuellement dans la mesure où le contrat-type ne peut toujours subir aucune modification, raison pour laquelle d’ailleurs il s’agit toujours d’un contrat-type et en aucun cas d’un « contrat-socle ». Dans tous les cas, que le syndic propose un barème indicatif ou non, ses honoraires devront être débattus devant l’assemblée générale et fixés par elle.

Il est, enfin, ajouté à l’article 9.2 du contrat-type le montant maximal pouvant être perçu par le syndic pour l’établissement de l’état daté ainsi qu’il a été défini par le décret n° 2020-153 du 21 février 2020 (N° Lexbase : L1968LWS), soit 380,00 euros TTC.

Mesures de clarification. - Le contrat reçoit quelques modifications assez formelles afin d’apporter des clarifications. C’est le cas pour la modification du point 7.1.2 relatif aux précisions concernant la tenue de l’assemblée générale annuelle. Il est ajouté un espace à compléter, matérialisé par « … » afin que soit précisée la durée de l’assemblée générale. C’est une modification formelle car la phrase supposait déjà la précision. Elle était en effet (mal) rédigée de la sorte : « tenue pour une durée de heure à l’intérieur d’une plage horaire ». L’ajout de l’espace, matérialisé par « … » est donc bienvenu.

L’article 7.1.3 du contrat est également modifié pour clarification. Le même ajout d’un espace à remplir est effectué à l’alinéa deux afin de permettre la précision du nombre d’assemblées générales pouvant être préparées, convoquées et tenues sans coût supplémentaire. Il est également ajouté au dernier alinéa de ce point l’obligation pour les parties de convenir, comme pour l’assemblée générale, la durée et la plage horaire des réunions avec le conseil syndical. Ces réunions pourront donc faire l’objet de dépassement horaire et emporter une facturation selon le coût horaire indiqué au point 7.2.1 du contrat.

Nouveautés relatives à la rémunération des prestations particulières (« hors forfait »). -  La plupart des syndics proposaient au titre des prestations particulières des rémunérations selon un coût horaire, notamment pour des prestations comme la tenue d’assemblée générale supplémentaire, et selon un coût forfaitaire, notamment pour l’état-daté. Ce panachage avait fait l’objet d’un débat et certaines associations souhaitaient voir disparaitre ce système au profit d’une modalité unique, si possible au forfait, afin de faciliter la comparaison entre les propositions de contrats. Le décret du 2 juillet 2020 vient clore ce débat, au moins pour un temps, puisqu’il est explicitement retenu, à l’occasion d’une modification du point 7.2.1 du contrat, la faculté de panacher. Le professionnel précisera « pour chacune d’elles », c’est-à-dire pour chaque prestation particulière, les modalités de sa rémunération. Corrélativement, la précision selon laquelle le tarif forfaitaire était convenu par les parties « pour chaque prestation particulière » est supprimée puisque cette expression avait, à juste titre nous semble-t-il, semé le doute sur la capacité du syndic de panacher le mode de facturation des prestations de ces prestations.

Il est en outre apporté une précision importante qui oblige les syndics à ne faire figurer au contrat qu’un « seul » coût horaire. Là encore la question avait fait débat, car il avait été remarqué que certains syndics indiquaient au contrat un coût horaire selon la qualité de la personne intervenant sur le dossier, différenciant ainsi l’intervention du « principal de copropriété », du « gestionnaire de copropriété » et de « l’assistant de copropriété ». Cette distinction rendait, d’après certaines associations, difficile la comparaison entre les contrats. Ce procédé, pratiqué par de nombreuses professions libérales, permettait tout de même de différencier les coûts au profit des syndicats. Sa disparition nécessitera de retenir un montant « moyen » ce qui conduit généralement à une hausse des prix. La comparaison ne paraîtra alors guère mieux assurée et le coût pour les syndicats augmentera. Le mieux est décidément toujours l’ennemi du bien…

Dans la même veine, est modifié l’article 7.2.2 du contrat ayant pour objet les prestations relatives aux réunions et visites supplémentaires afin d’empêcher les syndics de prévoir plusieurs taux de majoration pour dépassement d’horaires convenus pour la tenue d’une assemblée générale supplémentaire. Il avait en effet été remarqué que, parfois, des taux différents étaient retenus selon la personne tenant l’assemblée (principal ou gestionnaire) ou encore selon le jour ou l’heure de la tenue de l’assemblée.

Il est enfin précisé, à bon escient nous semble-t-il cette fois, aux articles 7.2.1 [9], 7.2.5 [10], et 9 [11], que la rémunération du syndic doit être exprimée hors taxes et toutes taxes comprises afin de permettre, toujours, une meilleure comparaison du coût.

Nouveautés relatives à l’obligation de convoquer l’assemblée générale à la demande d’un copropriétaire. - Depuis l’ordonnance du 30 octobre 2020, tout copropriétaire a le droit de demander au syndic de convoquer une assemblée générale afin de poser des questions relatives à ses droits et obligations (loi de 1965, art. 17-1 AA N° Lexbase : L4205LXZ). Ce droit emporte l’obligation pour le syndic de convoquer l’assemblée mais également le droit de percevoir une rémunération pour cette tâche. Il en fixera les modalités, forfait ou taux horaires, à l’article 9.4 nouveau du contrat auquel est fait le rappel de ses obligations en la matière, conformément aux articles 10-1 (N° Lexbase : L5204A37) et 17-1 AA de la loi du 10 juillet 1965.

Notons qu’à ce nouvel article du contrat est visée l’obligation pour le syndic d’informer les occupants de l’immeuble de la copropriété des décisions prises par l’assemblée générale par l’affichage d’un procès-verbal abrégé dans les parties communes selon les dispositions, expressément visées, de l’article 44 de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986 (N° Lexbase : L8834AGB). Sont ainsi oubliées les dispositions du décret n° 2015-1681 du 15 décembre 2015 (N° Lexbase : L8009KU8) qui font pourtant obligation aux syndics de procéder de la sorte pour tous les syndicats de copropriétaires…

Cet oubli du Gouvernement nous paraît être la preuve de l’urgente nécessité de faire aboutir le projet en cours de codification du droit de la copropriété.

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