[A la une] Actu RH : les mesures applicables en entreprise à partir du 1er novembre 2023

Mots-clés : ressources humaines • entreprises • employeurs • salariés • réglementation

Chaque mois, Lexbase Social vous propose de faire un point sur les changements à prendre en compte dans l’entreprise.

👉 Chèques cadeaux (Urssaf, actualité, 2 novembre 2023)

Le mois de décembre approche, ce qui sonne la fin d’année. Qui dit fin d’année, dit possible distribution de chèques cadeaux aux salariés.

Toutefois, pour bénéficier de l’exonération de cotisations sociales, l’initiative doit être conforme à certaines règles :

• l’attribution doit être liée à des événements précis (ex : Noël, mariage, Pacs, naissance ou adoption d’un enfant, départ à la retraite, etc.) ;
• l’attribution ne doit pas excéder 5 % du plafond mensuel de la Sécurité sociale par bénéficiaire et par événement (en 2023 : 183 euros). Ce montant est celui pour l’année. Il faut donc faire attention à ce que le cumul des chèques cadeaux au cours de l’année ne dépasse pas ce montant.
• l’attribution doit concerner l’ensemble des salariés concernés par l’événement, afin d’éviter toute discrimination.

À noter. L’employeur est à l’initiative de cette distribution dans les entreprises de moins de 50 salariés alors que, dans celles de plus de 50 salariés, le CSE en est l’instigateur.

Par ailleurs, d’après un communiqué publié le 2 novembre sur le site internet de l’Urssaf les bons d’achats et les cadeaux en nature attribués aux salariés au titre des Jeux olympiques et paralympiques de Paris 2024, peuvent être exonérés de cotisations et contributions sociales sous réserve de respecter certaines conditions.

👉 Congés

La fin d’année approche, ce qui nécessite de faire un rappel sur la pose des jours de réduction du temps de travail, l’éventuelle fermeture de l’entreprise ainsi que l’organisation de prise de congés payés.

• Les jours de réduction du temps de travail (JRTT)

Les JRTT permettent au salarié de compenser les heures de travail réalisées au-delà de la durée légale par l’octroi de temps de repos.

Les jours acquis figurent sur la fiche de paie dans la case RTT en cours acquis / pris (CA Grenoble, 6 décembre 2022, n° 20/04062 : la mention sur les bulletins de paie, des jours pris au titre de la réduction du temps de travail n'a qu'une valeur informative).

Si la période de prise des JRTT, fixée par accord d’entreprise, se termine au 31 décembre, comment faire pour ne pas perdre ceux acquis pour 2023 ? Il est possible de :

• les solder à la fin de l’année aux moments des fêtes de fin d’année ;
• demander leur report à l’année suivante, avec l’accord de l’employeur ou en cas de dispositions en ce sens dans l’accord d’entreprise ;
• les épargner sur le Perco de l’entreprise, si celle-ci en dispose ;
• les épargner sur le compte épargne temps, s’il est mis en place dans l’entreprise par accord ou convention collectif ;
• demander leur rachat à l’employeur pour les JRTT acquis entre le 1^er janvier 2022 et le 31 décembre 2025 (loi n° 2022-1157, du 16 août 2022, de finances rectificative pour 2022 N° Lexbase : L7052MDK) ;
• faire don de ces JRTT restant à un autre salarié parent d’enfant gravement malade ou aidant familial.

À noter. Dans l’hypothèse d’un salarié cadre au forfait jours, le dispositif de JRTT au sens strict ne s’applique pas. Le salarié bénéficie de jours dits de repos forfait en jours correspondant aux jours réalisés au-delà du forfait. Dès lors, le dispositif de monétisation de ces jours n’est pas le même. Il doit être prévu contractuellement en précisant le taux de majoration des jours supplémentaires.

• La fermeture temporaire de l’entreprise

L’employeur peut imposer à tous les salariés de prendre en même temps des congés payés en raison de la fermeture de l’entreprise.

Comment s’y prendre ?

• étape 1 : informer et consulter le CSE ;
• étape 2 : vérifier la norme conventionnelle applicable dans l’entreprise (celle-ci peut définir les modalités de fermeture d’entreprise)
• étape 3 : informer les salariés au moins 2 mois avant l’ouverture de cette période (à défaut, la période de fermeture d’entreprise ne sera pas considérée comme une période de congés payés et devra être indemnisée) ;
• étape 4 : déterminer le nombre de jours ou de semaines de fermeture (sans dépasser 24 jours ouvrables, ou 30 jours si il y a eu une fermeture en été).

Que se passe-t-il si la fermeture annuelle dépasse 30 jours ouvrables, soit la durée légale des congés payés ? L’employeur devra indemniser les salariés pour qu’ils ne subissent pas de perte de salaire imposée.

Que faire en cas de salariés n’ayant pas acquis ou n’ayant plus suffisamment de droits à congés payés d’une durée égale à la fermeture ? Le salarié devra prendre un congé sans solde, un congé par anticipation ou poser des JRTT. Si le salarié est en période d’essai, la période d’essai est prolongée d’autant de la durée de fermeture.

• L’organisation de la prise de congés payés en cas de non-fermeture de l’entreprise

Il est important de prévoir une bonne gestion en amont des demandes de congés pour éviter une pénurie de salariés lors de pics d’activités. Il est alors nécessaire d’établir en amont des directives claires concernant la demande de congés et d’en informer les salariés. Ces directives doivent porter notamment sur quand et comment faire une demande de congés.

Par ailleurs, établir un calendrier prévisionnel, accessible à tous, permet d’avoir une vue d’ensemble sur la présence et l’absence des salariés pendant les périodes de forte activité.

Enfin, prévoir un ordre des départs en congés est primordial en se fondant sur des critères objectifs comme la situation familiale ou encore l’ancienneté du salarié. Une rotation des équipes ou dans une équipe même est possible.

👉 Contrat de travail (décret n° 2023-1004, du 30 octobre 2023, portant transposition de la Directive (UE) n° 2019/1152 du Parlement européen et du Conseil du 20 juin 2019 relative à des conditions de travail transparentes et prévisibles dans l'Union européenne N° Lexbase : L0004MKD)

Depuis le 1^er novembre 2023, chaque employeur doit fournir à ses salariés un document clair précisant toutes les informations essentielles liées à ses conditions de travail.

Conseil pratique. Vérifier que les contrats de travail contiennent l’ensemble des informations impératives (ou les renvois aux dispositions applicables) et que la procédure de communication par voie électronique respecte les nouvelles prescriptions légales.

En outre, l’employeur a désormais l’obligation d’informer les salariés en CDD ou intérimaires, justifiant d’une ancienneté continue d’au moins six mois, et les salariés à temps partiel des emplois disponibles à durée indéterminée ou à temps plein dans l’entreprise.

👉 Emploi (Min. Trav., Le Contrat d’Engagement Jeune, la solution pour les jeunes !, 24 octobre 2023)

Le ministère du Travail a publié une actualité concernant le Contrat d’Engagement Jeune (CEJ) qui est défini comme un parcours personnalisé pour aider les jeunes à définir leur projet professionnel et trouver un emploi.

👉 Formalités administratives

• Suppression du service DADS-U

Depuis le 7 novembre 2023, les services DADS-U et DADS-NET ont cessé. La DSN devient l’unique canal de transmission des informations requises pour les formalités gérées auparavant par la DADS-U et la DADS-NET.

• Déclaration sociale nominative (Net-entreprises.fr, DSN : Expérimentation du « CDD multi-remplacement », 27 octobre 2023)

Une expérimentation a été lancée par le ministère du Travail sur le « CDD multi-remplacement » pour mesurer l’intérêt de ce nouveau dispositif et situer dans quelles conditions il pourrait être industrialisé.

Toutes les informations relatives à cette expérimentation sont disponibles au sein du Questions/Réponses sur le site du ministère du Travail, du plein emploi et de l’insertion.

👉 Formation (décret n° 2023-945, du 13 octobre 2023, relatif à la fixation des niveaux de prise en charge des contrats d’apprentissage N° Lexbase : L8714MIL)

Le décret n° 2023-945 prévoit la révision des coûts de carence s’appliquant :

• aux contrats d’apprentissage conclus à partir du 15 octobre 2023 et ;
• aux contrats d’apprentissage conclus à compter du 8 septembre 2023 pour la durée restante de ces contrats.

👉 Jurisprudence

• Accidents de travail et maladies professionnelles

Taux AT/MP (Cass. avis, 5 octobre 2023, n° 23-70.009, FS-B N° Lexbase : A17061KE) : la décision relative au taux de la cotisation due au titre des risques professionnels est réputée notifiée à la date de sa première consultation par une personne habilitée, peu important la date à laquelle a été adressé à l'employeur l'avis de dépôt l'informant qu'une décision est mise à sa disposition et qu'il a la possibilité d'en prendre connaissance dès lors que la décision n'a pas été consultée plus de quinze jours à compter de sa mise à disposition.

• Comité social et économique (Cass. soc., 18 octobre 2023, n° 22-10.761, F-B N° Lexbase : A08271NX)

S’il souhaite contester la nature de l’expertise, l’employeur doit saisir le juge dans un délai de 10 jours suivant la date des délibérations du CSE ayant décidé de cette expertise.

• Cotisations sociales (Cass. civ. 2, 19 octobre 2023, n° 21-10.221, F-B N° Lexbase : A65121NI)

Il résulte de l'article L. 3324-9 du Code du travail N° Lexbase : L5785IAI, dans sa rédaction issue de l'ordonnance n° 2007-329, du 12 mars 2007 N° Lexbase : L6603HU4, applicable au litige, que lorsque l'augmentation de la réserve spéciale de participation est négociée par la voie collective, le supplément de participation doit faire l'objet d'un accord spécifique prévoyant les modalités de répartition entre les salariés.

À défaut d'un tel accord régulièrement déposé à la Direccte (désormais Dreets), les suppléments de participation ne bénéficient pas de l'exonération de cotisations ; la même solution s’applique au supplément d’intéressement versé en l’absence d’un accord spécifique.

• Élections professionnelles

Protection du candidat (Cass. soc., 4 octobre 2023, n° 22-12.922, F-B N° Lexbase : A03701KW) : dès lors que l’employeur a connaissance de la candidature du salarié aux élections professionnelles au moment de la notification de la sanction disciplinaire, il ne peut le lui imposer sans son accord, peu important que cette candidature soit postérieure à la convocation du salarié à l'entretien préalable à la sanction disciplinaire.

Élections frauduleuses (Cass. soc., 18 octobre 2023, n° 22-11.339, F-B N° Lexbase : A08261NW) : l'employeur qui n'a pas contesté la régularité de la candidature du salarié devant le tribunal, dans le délai de forclusion de 15 jours, n'est pas recevable à alléguer le caractère frauduleux de la candidature du salarié pour écarter la procédure d'autorisation administrative de licenciement.

• Licenciement

Femme enceinte et contrat de sécurisation professionnelle (Cass. soc., 4 octobre 2023, n° 21-21.059, F-B N° Lexbase : A03741K3) : l’adhésion au contrat de sécurisation professionnelle (CSP), constituant une modalité du licenciement pour motif économique, ne caractérise pas l’impossibilité pour l’employeur de maintenir le contrat de travail d’une salariée pour un motif étranger à son état de grossesse, médicalement constaté à la date d’expiration du délai de 21 jours dont elle dispose pour prendre parti sur la proposition de CSP.

Salarié protégé (CE, 1°-4° ch. réunies, 13 octobre 2023, n° 467113, mentionné aux tables du recueil Lebon N° Lexbase : A94081LZ) : dans l'hypothèse où le salarié protégé, convoqué à un entretien préalable à son licenciement, est le seul représentant du personnel dans l'entreprise, la lettre de convocation à cet entretien que lui adresse l'employeur doit mentionner qu'il peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise ou par un conseiller du salarié.

Mention d’une plainte pour harcèlement (Cass. soc., 4 octobre 2023, n° 22-12.387, F-B N° Lexbase : A03691KU) : la seule référence, dans la lettre de licenciement, à une plainte du salarié pour harcèlement moral de la part du supérieur hiérarchique, n’est pas suffisante pour justifier l'annulation du licenciement.

Preuve par photographies extraites d’un compte Messenger (Cass. soc., 4 octobre 2023, n° 21-25.452, F-D N° Lexbase : A33171K3) : la production des photographies extraites d’un compte Messenger, portant atteinte à la vie privée de la salariée infirmière, constitue un procédé indispensable à l'exercice du droit à la preuve et proportionné au but poursuivi, soit la défense de l'intérêt légitime de l'employeur à la protection des patients confiés aux soins de la salariée.

• Négociation et accords collectifs

BDESE (Cass. soc., 4 octobre 2023, n° 21-25.748, F-B N° Lexbase : A03681KT) : le contenu de la base de données économiques et sociales (BDESE) étant, en l’absence d’accord, déterminé par les dispositions légales et réglementaires, la négociation préalable d’un accord relatif à l’organisation, l’architecture, le contenu et les modalités de cette base de données ne présente pas de caractère obligatoire.

Métallurgie (Cass. soc., 4 octobre 2023, n° 22-23.551, FS-B+R N° Lexbase : A03721KY) : est valide un avenant de révision conclu par les organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord révisé à la date de conclusion de l’avenant de révision et n’ayant pas fait l’objet d’opposition.

Les partenaires sociaux sont en droit de conclure un avenant de révision d’un accord de branche à durée indéterminée mettant fin à cet accord, dès lors que cette extinction prend effet à compter de l’entrée en vigueur d’un autre accord collectif dont le champ d’application couvre dans son intégralité le champ professionnel et géographique de l’accord abrogé par l’avenant de révision.

• Rémunération (Cass. soc., 11 octobre 2023, n° 22-13.770, F-B N° Lexbase : A85231KU)

Les documents fixant les objectifs nécessaires à la détermination de la rémunération variable d'un salarié, rédigés en anglais, ne lui sont pas opposables.

• Rupture du contrat de travail (Cass. civ. 1, 18 octobre 2023, n° 22-21.358, F-B N° Lexbase : A08231NS)

Si l’effet relatif des contrats interdit aux tiers de se prévaloir de l’autorité d’une transaction à laquelle ils ne sont pas intervenus, ces mêmes tiers peuvent néanmoins invoquer la renonciation à un droit que renferme cette transaction.

• Procédure (Cass. soc., 18 octobre 2023, n° 21-60.159, FS-B N° Lexbase : A08281NY)

Les contestations relatives aux consultations des salariés appelés à se prononcer sur la validation d’un accord d’entreprise, qui se déroulent dans le respect des principes généraux du droit électoral, sont formées par voie de requête, les parties étant dispensées de constituer avocat.

👉 Justice

• Règlement amiable (décret n° 2023-686, du 29 juillet 2023, portant mesures favorisant le règlement amiable des litiges devant le tribunal judiciaire N° Lexbase : L3217MIY ; circulaire n° JUSC232482C, 17 octobre 2023, BOMJ)

À compter du 1^er novembre 2023, deux mécanismes facultatifs ayant pour objectif de favoriser et de moderniser le règlement amiable des litiges après la saisine du tribunal judiciaire sont applicables aux instances introduites à compter de cette date. Il s’agit de l’audience de règlement amiable (ARA) et la césure du procès civil.

• Accidents du travail et maladies professionnelles (Cass. civ. 2, 19 octobre 2023, n° 21-22.955 N° Lexbase : A65081ND et n° 21-22.379 N° Lexbase : A65131NK, F-B)

La saisine de la commission de recours amiable par l’employeur n’interrompt pas le délai de prescription. En effet, la saisine de la commission de recours amiable, qui ne constitue pas un préalable obligatoire à l'action aux fins d'inopposabilité de la décision de la caisse primaire d'assurance maladie de reconnaissance du caractère professionnel de l'accident, de la maladie ou de la rechute prise antérieurement à l'entrée en vigueur du décret n° 2009-938, du 29 juillet 2009 N° Lexbase : L5899IE9, n'est pas une demande en justice, et, dès lors, n'interrompt pas le délai de prescription quinquennal prévu par l'article 2224 du Code civil.

👉 Retraite (Agirc-Arrco, Accord national interprofessionnel pour 2023-2026)

Depuis le 1^er novembre 2023, la valeur du service du point Argic-Arrco est désormais fixée à 1,5159 euro.

En outre, la revalorisation sur la période 2024-2026 est indexée sur le taux d’inflation, réduire d’un facteur de soutenabilité de 0,40 point en fonction de l’évolution de la situation économique de l’État dans les prochaines années.

Par ailleurs, à partir du 1^er décembre 2023, pour les salariés qui liquident leur pension à cette date, le dispositif du malus est supprimé. Cette suppression s’appliquera pour les autres salariés à compter du 1^er avril 2024, sans rétroactivité.

Enfin, les conditions d’application du cumul emploi-retraite évoluent permettant à un retraité reprenant une activité professionnelle d’acquérir de nouveaux droits auprès du régime de base.

👉 Protection sociale

• Actualisation BOSS (en ligne)

Dans la rubrique « assiette générale », il est désormais indiqué que « lorsque des événements affectant la rémunération, telle une absence non rémunérée, sont pris en compte de manière décalée, il est admis que ce soit la valeur du plafond du mois de prise en compte qui soit impactée. Dans ce cadre, si la valeur du plafond qui en résulte est négative, elle est ramenée à zéro pour ce mois. Une clarification est faite afin de lever toute ambigüité sur le fait que les jours d’absence, qui n’auraient pas pu être imputés sur la valeur plafond du fait de ce décalage, ne sont pas à reporter sur le calcul du plafond du ou des mois suivants ».

Par ailleurs, dans la rubrique « protection sociale complémentaire », une précision relative à l’obligation de l’employeur de financier la moitié de la cotisation « famille » en cas de couverture obligatoire des ayants droit dans le cadre d’un contrat collectif et obligatoire au sein de l’entreprise est apportée.

En outre, la rubrique « frais professionnels » prend désormais en compte les dispositions de l’arrêt du 20 septembre 2023 modifiant l’arrêté du 3 juillet 2006 fixant les taux des indemnités de mission prévues à l’article 3, du décret n° 2006-781, du 3 juillet 2006, fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État. Au 22 septembre 2023, les plafonds de l’exclusion d’assiette appliqués aux indemnités de grand déplacement dans les départements et territoires ultramarins et à Monaco sont revalorisés.

La rubrique « allègements généraux » est également mise à jour.

• Augmentation du plafond annuel de la Sécurité sociale (BOSS, communiqué, 12 octobre 2023)

Selon un communiqué publié le 12 octobre 2023 sur le site internet du Bulletin officiel de la Sécurité sociale (BOSS), le plafond de la Sécurité sociale augmentera de 5,4 % au 1^er janvier 2024.

Il est ainsi fixé à 46 368 euros pour l’année au 1^er janvier 2024.

Un arrêté fixant le niveau du plafond sera publié avant la fin de l’année 2023.

• Cotisations (décret n° 2023-1024, du 6 novembre 2023, portant modification des majorations affectant le taux brut de la cotisation due au titre des accidents du travail et des maladies professionnelles N° Lexbase : L1904MKQ)

Applicable au 1^er janvier 2024 aux employeurs du régime général, le décret modifie les majorations M3 et M2 du taux de cotisation AT/MP afin de maintenir le caractère incitatif à la prévention de la tarification AT/MP.

• Urssaf (Urssaf, actualité, 3 novembre 2023)

L’Urssaf active des mesures d’urgence pour accompagner les usagers dont l’activité a été affectée par les récentes intempéries.

Si l’employeur est dans l’impossibilité temporaire de réaliser ses déclarations du fait des tempêtes, il peut solliciter son Urssaf pour demander le report de ses échéances de cotisations via la mise en place d’un délai de paiement. Cette possibilité est également offerte au travailleur indépendant.

• Accidents du travail et maladies professionnelles (Améli, Obligation légale d'inscription au compte AT/MP quel que soit l'effectif de l'entreprise, 23 novembre 2023)

La notification dématérialisée du taux de cotisation accidents du travail et maladies professionnelles (AT/MP) est obligatoire depuis le 1^er janvier 2022 pour toutes les entreprises qui relèvent du régime général, quel que soit leur effectif, sous peine de pénalités. 

Pour remplir cette obligation légale, chaque entreprise doit s’inscrire au compte AT/MP sur net-entreprises.fr avant le 12 décembre 2022.  

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