Lorsque, dans un délai d'un an suivant la clôture de l'exercice au titre duquel sont nés les droits des salariés, un accord de participation n'a pas été conclu, cette situation est constatée par l'inspecteur du travail (C. trav., art. L. 3323-5 N° Lexbase : L7670LQ7). Si l'accord de participation, conclu dans le délai d'un an suivant la clôture de l'exercice au cours duquel les droits des salariés sont nés est opposable au salarié, tel n'est pas le cas de l'accord signé en dehors de ce délai, et après le licenciement du salarié (Cass. soc., 28 octobre 2003, n° 01-18.024, FS-P N° Lexbase : A9958C9P). 

Les accords de participation doivent être déposés sur la plateforme Téléaccords (C. trav., art. L. 3323-4 N° Lexbase : L1167H94). Ce dépôt conditionne l'ouverture du droit aux exonérations prévues au chapitre V. En l’absence de dépôt, l’accord s’applique mais ne bénéficie pas des exonérations fiscales et sociales (Guide de l'épargne salariale [en ligne]). L'ouverture du droit aux exonérations est subordonnée au dépôt de l'accord, mais la date d'effet des exonérations correspond à la date de mise en application du contrat. Il est donc souhaitable que le dépôt soit effectué dès la conclusion de l'accord. L'accord d'intéressement, l'accord de participation et le règlement d'un plan d'épargne salariale, lorsqu'ils sont conclus concomitamment, peuvent faire l'objet d'un dépôt commun dans les conditions applicables aux accords d'intéressement (C. trav., art. L. 3345-1 N° Lexbase : L1391H9E).

Contrôle de forme et contrôle de fond des accords de participation (décret n° 2021-1122, du 27 août 2021 N° Lexbase : L7416L7S). La loi n° 2020-1525, du 7 décembre 2020, d’accélération et de simplification de l’action publique, dite loi « ASAP » N° Lexbase : L9872LYB a mis en place un certain nombre de mesures visant à sécuriser les dispositifs d’épargne salariale. Un décret du 27 aout 2021 précise les délais et les modalités de contrôle des accords d’épargne salariale. Depuis le 1^er septembre 2021, les accords de participation déposés par les entreprises font l’objet de deux types de contrôles : un contrôle de forme et un contrôle de fond.

Le contrôle de forme est effectué par la DDETS compétente pour le siège de l’entreprise et sert à vérifier si l’entreprise a déposé l’accord dans la forme requise, et si elle a respecté les règles de négociation, de dénonciation et de révision des accords de participation. La DDETS doit prendre sa décision dans un délai d’un mois et peut décider de délivrer le récépissé. Dans ce cas, la DDETS transmet immédiatement l’accord à l’organisme de recouvrement de cotisations sociales dont dépend l’entreprise. Elle peut également demande à l’entreprise des pièces complémentaires à l’entreprise concernée par le contrôle. Dans ce cas, la DDETS doit transmettre l’accord à l’organisme de recouvrement de cotisations sociales dont dépend l’entreprise dans un délai d’un mois.

En ce qui concerne le contrôle de fond, il est réalisé par l’organisme de recouvrement de cotisations sociales dont dépend l’entreprise qui a déposé l’accord. Ce contrôle vise à vérifier si les clauses de l’accord déposé respectent les dispositions législatives en vigueur. L’organisme de recouvrement dispose d’un délai de trois mois pour demander la modification des dispositions de l’accord qui sont contraires à la loi. Si l’organisme de recouvrement demande la modification de certaines clauses dans le délai de trois mois, l’entreprise doit effectuer les modifications avant de pouvoir bénéficier des avantages de l’accord. Dans le cas où l’organisme de recouvrement ne demande aucune modification pendant le délai de trois mois, l’entreprise peut bénéficier des avantages sociaux et fiscaux de l’accord pour l’exercice comptable en cours.