Pour la tenue de la comptabilité matières notamment sous la forme de registres vitivinicoles, selon une procédure informatisée, le système informatique doit répondre aux prescriptions ci-après :
1° Tenue de la comptabilité matières et des registres vitivinicoles.
La comptabilité matières et les registres vitivinicoles informatisés sont tenus selon une ou plusieurs suites chronologiques ininterrompues.
Le système informatique doit être pourvu d'un compteur d'enregistrement des entrées d'informations dans la comptabilité matières et dans les registres vitivinicoles.
Ce compteur affecte à chaque entrée d'informations dans la comptabilité matières et dans les registres vitivinicoles un numéro suivant une série croissante ininterrompue, ainsi que la date à laquelle est effectuée ladite entrée d'informations. Ce numéro et cette date doivent être reproduits dans la comptabilité matières et les registres vitivinicoles.
Ce compteur doit être inaccessible à l'utilisateur. Sa remise à zéro par l'utilisateur est interdite.
Après validation par l'utilisateur de la saisie des informations sur la machine émettrice, leur annulation ou modification devient impossible.
2° Enregistrement des entrées d'information.
Le système informatique doit également enregistrer automatiquement et chronologiquement dans un fichier chacune des entrées d'informations dans la comptabilité matières et dans les registres vitivinicoles pour en conserver la trace.
Le numéro affecté par le compteur d'enregistrement à chaque entrée d'informations, conformément au troisième alinéa du 1°, correspond à celui de l'opération mémorisée par le système.
3° Dispositions en vue de l'exercice des contrôles.
Le système informatique doit comporter des fonctions d'interrogation en temps réel afin de permettre aux agents des douanes et droits indirects de visualiser et/ou d'éditer à tout moment les informations nécessaires à la vérification de la cohérence entre les deux éléments suivants :
a) Les fichiers informatiques se rapportant au traitement mis en oeuvre pour l'application des dispositions du présent article ;
b) L'édition de la comptabilité matières et des registres vitivinicoles.
Si les transmissions ou réceptions d'informations comportent des mentions codées, le système doit permettre de restituer les informations en clair.
4° Sécurités.
Toutes les opérations gérées par le système informatique doivent être assorties de procédures permettant d'en garantir l'authenticité dans les conditions prévues par un arrêté du ministre chargé du budget.
5° Conservation des informations.
En cas de changement d'un élément matériel ou logiciel du système informatique, toutes les mesures utiles doivent être prises pour permettre la conservation et la restitution des informations.
Les entrepositaires agréés doivent, à toute réquisition des agents des douanes et droits indirects, permettre à ces agents de vérifier à tout moment que les systèmes informatiques sont conformes aux prescriptions fixées par le présent article et comportent les sécurités prévues par ces prescriptions.