Article 1
Il est créé au ministère de la justice un traitement automatisé de données à caractère personnel, dénommé « Portalis contentieux prud'homal ».
Ce traitement a pour finalités :
1° L'enregistrement d'informations et de données à caractère personnel relatives aux procédures judiciaires au sein des conseils de prud'hommes, afin de faciliter la gestion et le suivi des dossiers de procédure devant les conseils de prud'hommes.
A cet effet il permet :
- le suivi des procédures devant les conseils de prud'hommes ;
- l'édition des pièces de procédure et des décisions judiciaires ;
- le contrôle des délais et l'audiencement de ces affaires ;
- la tenue du répertoire général des affaires prévu à l'article 726 du code de procédure civile ;
- la tenue du registre d'audience prévu à l'article 728 du code de procédure civile ;
2° L'enregistrement des dépôts des actes pour lesquels la loi ou le règlement prévoient le dépôt au conseil de prud'hommes comme formalité ;
3° La réalisation de statistiques.
Article 2
Les catégories d'informations et de données à caractère personnel enregistrées dans le traitement sont les suivantes :
1° Concernant les parties :
- les noms et prénom(s) ;
- les coordonnées postales, électroniques et téléphoniques (mobile et fixe) ;
- les date et lieu de naissance, la nationalité ;
- la situation maritale (mariage, pacs, etc.) et la situation personnelle (tutelle, curatelle, minorité, majorité, etc.) ;
- la profession ;
- les noms, le(s) prénom(s) et les coordonnées de leurs éventuels représentants légaux ;
- la situation relative au bénéfice de l'aide juridictionnelle ;
- l'exposé des faits du litige et de sa demande à la juridiction ;
- l'indication du consentement ou de l'absence de consentement à la communication par voie électronique ;
- concernant les procédures en cours : la date et le mode de saisine, la nature du contentieux, le numéro d'enrôlement, les dates d'audience, les dates et la nature des mesures d'instruction et des décisions, la nature et le détail des chefs de demandes, le cas échéant, les pièces de procédure produites au soutien des prétentions et numérisées ;
2° Concernant les représentants en justice des parties :
- les noms, le(s) prénom(s), la profession et les coordonnées postales, téléphoniques et électroniques ;
- pour les avocats, outre les données mentionnées à l'alinéa précédent : le numéro d'immatriculation à la Caisse nationale des barreaux français (CNBF), le vestiaire, la toque, la structure d'exercice ;
3° Concernant les autres acteurs de la procédure :
Les noms, le(s) prénom(s), la fonction ou la profession et la spécialité, le cas échéant, les coordonnées postales ou électroniques ;
4° Concernant les tiers mentionnés dans les pièces de la procédure numérisées :
Toute information pouvant apparaître dans les documents produits par une partie, à l'appui d'une prétention.
Article 3
I. - Peuvent directement accéder aux données et informations enregistrées dans le traitement, à raison de leurs attributions respectives et dans la limite du besoin d'en connaître, les :
- directeurs de greffe ;
- chefs de service ;
- agents de greffe fonctionnaires ou contractuels ;
- magistrats ;
- assistants de justice ;
- stagiaires ministère de la justice ;
- assistants spécialisés ;
- auditeurs de justice ;
- personnels de l'équipe technique du ministère de la justice.
II. - Peuvent être destinataires de tout ou partie des données mentionnées à l'article 2 :
1° Pour les seuls besoins de leurs missions, les :
- agents du service d'accueil unique du justiciable ;
- agents habilités à accéder à l'outil de pilotage de la performance des services judiciaires dénommés « PHAROS » ;
- agents habilités à accéder à l'outil de gestion administrative de l'activité d'une juridiction dénommé « PILOT » ;
- agents du service statistique ministériel du ministère de la justice ;
2° Pour les besoins de la procédure, les :
- parties et, le cas échéant, leurs représentants légaux ou en justice ;
- acteurs de la procédure autres que ceux mentionnés au I.
Article 4
Les données sont conservées pendant un an à compter, respectivement, de la clôture du dossier de procédure dans le cadre de la finalité mentionnée au 1° de l'article 1er, et du dépôt de l'acte dans le cadre de la finalité mentionnée au 2° du même article.
A l'issue des durées mentionnées au premier alinéa, les données ne sont accessibles qu'au directeur de greffe de la juridiction pour une durée de :
- quatre ans s'agissant des données relatives aux procédures judiciaires, à l'exception de celles contenues dans le répertoire général des affaires ;
- vingt-neuf ans s'agissant des données contenues dans le répertoire général des affaires ;
- neuf ans s'agissant des données contenues dans le registre de dépôt des actes.
Article 5
I. - Pour l'ensemble des personnes concernées, le droit d'accès s'exerce auprès du greffe de la juridiction concernée. Par dérogation, le droit d'accès des personnes mentionnées au 4° de l'article 2 est écarté, en application des dispositions du f du 1 de l'article 23 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016.
II. - En application des f et j du 1 de l'article 23 du même règlement, le droit de rectification ne s'applique pas, à l'exception des données relatives à l'identité et aux coordonnées des personnes mentionnées aux 1°, 2° et 3° de l'article 2.
III. - En application des f et j du 1 de l'article 23 du même règlement, le droit à la limitation et le droit d'opposition ne s'appliquent pas au présent traitement.
IV. - Les personnes concernées sont informées de ces limitations.
Article 6
Les opérations de création, modification, suppression et consultation font l'objet d'un enregistrement dans le traitement précisant la qualité de la personne ou de l'autorité y ayant procédé. Ces données sont conservées pendant une durée de six mois.
Article 7
Le directeur des services judiciaires est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.