Arrêté du 21 octobre 2021 autorisant la mise en œuvre d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Portail du justiciable »

Il est créé par le ministère de la justice un traitement automatisé de données à caractère personnel, dénommé « Portail du justiciable ».

Ce traitement permet au justiciable, depuis son espace personnel sécurisé accessible depuis justice.fr :

- la consultation à distance de l'état d'avancement de son affaire judiciaire ;

- l'accès à certains documents dématérialisés, relatifs aux procédures judiciaires pouvant faire l'objet d'une consultation visée à l'alinéa précédent, tels que des avis, des convocations et des récépissés ;

- la transmission électronique à la juridiction de sa requête et de ses pièces.

Il permet en outre aux agents de greffe visés à l'article 3, la consultation d'une affaire judiciaire, aux fins d'information du justiciable, via le portail du service d'accueil unique du justiciable, service interne au ministère de la justice.

Il permet également aux agents de greffe et aux magistrats visés à l'article 3, la consultation et l'enregistrement des requêtes numériques qui leur sont adressées.

Il permet enfin la réalisation de statistiques.

Les catégories d'informations et de données à caractère personnel enregistrées dans le traitement sont les suivantes :

- l'indication du consentement ou de l'absence de consentement de l'utilisateur ;

- l'indication de l'acceptation des conditions générales d'utilisation ;

- l'adresse électronique du justiciable ;

- le numéro de téléphone mobile du justiciable ;

- le numéro de dossier judiciaire, le numéro d'identification permettant la connexion à l'espace personnel ;

- la clé de fédération générée par FranceConnect ;

- le nom de la juridiction en charge de l'affaire ;

- la date de saisine de la juridiction ;

- la nature de l'affaire ou de l'infraction ;

- les éléments identifiant les parties : civilité, nom, nom d'usage, prénom(s), date de naissance, profession, nationalité, adresse postale, raison sociale et forme juridique pour les personnes morales, le titre pour les autorités administratives ainsi que la qualité dans l'affaire, la qualité de majeur bénéficiant d'un régime de protection ou de mineur bénéficiant d'une représentation, situation relative au bénéfice de l'aide juridictionnelle ;

- le nom, le(s) prénom(s) et les coordonnées postales des éventuelles personnes représentées par le demandeur (les enfants du demandeur, les personnes dont le demandeur est tuteur ou curateur) ;

- les éléments d'identification des représentants des parties : nom, prénom(s), barreau et civilité pour l'avocat ; civilité, nom et prénom(s) pour le délégué syndical ; nom et prénom(s) du représentant légal ;

- le statut de la requête : brouillon, échec, envoyée, réceptionnée, enregistrée ;

- les éléments constitutifs de la requête ;

- les pièces jointes complétant la requête ;

- les éléments identifiant les tiers mentionnés dans la requête : civilité, nom, nom d'usage, prénom(s), raison sociale et forme juridique pour les personnes morales, le titre pour les autorités administratives, coordonnées postales citées dans la requête du demandeur ou dans les pièces qu'il fournit, domaine d'expertise des éventuels experts judiciaires ayant concouru à l'exercice de la justice dans l'affaire ;

- le statut de l'affaire : en cours, suspendue, terminée, jugée, classée, faisant l'objet d'un recours, dossier rattaché à un autre dossier, mesure de protection en cours et mesure de protection terminée ;

- les éléments relatifs aux audiences : les date, heure, lieu et nature de l'audience.

Les personnes ou catégories de personnes qui peuvent directement accéder aux données enregistrées dans le traitement sont :

- le justiciable qui aura préalablement consenti à la dématérialisation de son affaire et uniquement pour les données qui y sont relatives ;

- les agents de greffe, individuellement désignés et dûment habilités par le directeur de greffe ;

- les magistrats, individuellement désignés et dûment habilités par le directeur de greffe.

Dans le cadre des finalités mentionnées aux troisième, quatrième et sixième alinéas de l'article 1er, les données sont conservées pendant toute la procédure puis pour une durée d'un an à compter de la date de la clôture du dossier.

Dans le cadre des finalités mentionnées aux cinquième et septième alinéas de l'article 1er, les données des requêtes en ligne au statut « brouillon » sont conservées pendant une durée de trente jours à compter du premier jour où le justiciable a initié sa requête. Les données des requêtes en ligne « envoyée » sont conservées pendant toute la procédure puis pour une durée de 5 ans à compter de la date de clôture du dossier.

I. - Concernant le justiciable, dans le cadre de sa consultation à distance de l'état d'avancement de son affaire judiciaire et de l'accès à certains documents dématérialisés, relatifs à ces mêmes procédures, le droit d'accès prévu à l'article 15 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisé s'exerce directement dans son espace personnel sécurisé. Dans ce même cadre et afin de garantir les procédures judiciaires, le droit de rectification du justiciable, prévu à l'article 16 du même règlement, ne s'applique pas conformément au f de l'article 23 du même règlement. Par exception à l'alinéa précédent, le droit de rectification des données relatives à l'identité et aux coordonnées du justiciable s'exerce directement auprès du greffe de la juridiction en charge de l'affaire.

Dans le cadre de l'envoi de sa demande sous format numérique à une juridiction, ses droits d'accès et de rectification, prévus aux articles 15 et 16 du règlement susvisé, s'exercent directement dans son espace personnel et sécurisé, jusqu'à la transmission de sa requête à la juridiction. Une fois la requête effectivement transmise, et afin de garantir la protection des procédures judiciaires et l'exécution des demandes de droit civil, les droits d'accès et de rectification du justiciable ne s'appliquent pas, en application des f et j de l'article 23 du même règlement.

II. - Concernant les autres personnes concernées par une requête, et afin de garantir la protection des procédures judiciaires et l'exécution des demandes de droit civil, leurs droits d'accès et de rectification ne s'appliquent pas au présent traitement en application des f et j de l'article 23 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisé.

Concernant les autres personnes concernées par une consultation à distance de l'état d'avancement d'une affaire, le droit d'accès s'exerce auprès du greffe de la juridiction en charge de l'affaire. Dans ce même cadre et afin de garantir les procédures judiciaires, leur droit de rectification, prévu à l'article 16 du même règlement, ne s'applique pas conformément au f de l'article 23 du même règlement. Par exception à l'alinéa précédent, le droit de rectification des données relatives à l'identité et aux coordonnées du justiciable s'exerce directement auprès du greffe de la juridiction en charge de l'affaire.

III. - Pour l'ensemble des personnes mentionnées au I et II, et afin de garantir la protection des procédures judiciaires et l'exécution des demandes de droit civil, les droits à la limitation et d'opposition prévus aux articles 18 et 21 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 susvisé ne s'appliquent pas au présent traitement en application des f et j de l'article 23 du même règlement et des article 53 et 56 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 susvisée.

De même, en application des b et e du 3 de l'article 17 du même règlement, le droit à l'effacement ne s'applique pas au présent traitement.

Le traitement conserve pendant une durée de six mois les informations relatives aux créations, modifications, suppressions et consultations dont il fait l'objet, en précisant la qualité de la personne ou autorité ayant procédé à l'opération.

L'arrêté du 28 mai 2019 autorisant la mise en œuvre d'un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Portail du justiciable » (suivi en ligne par le justiciable de l'état d'avancement de son affaire judiciaire) est abrogé.

Le directeur des services judiciaires est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.