Arrêté du 10 octobre 2016 relatif au traitement de données à caractère personnel intitulé « registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires » pris en application des articles R. 711-1 à R. 711-21 du code de la construction et de l'habitation

Il est créé par le ministère chargé du logement (direction de l'habitat, de l'urbanisme et des paysages) un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires » dont les finalités sont définies à l'article L. 711-1 du code de la construction et de l'habitation.

Le teneur du registre d'immatriculation est l'Agence nationale de l'habitat. Il est désigné à compter du 1er novembre 2016.

Il assure la gestion du traitement automatisé de données mentionné à l'article 1er.

Les éléments d'identification devant être fournis par le représentant légal du syndicat de copropriétaires en vue de la création du compte de télédéclarant mentionnée à l'article R. 711-2 du code de la construction et de l'habitation figurent en annexe 1.

Le teneur du registre crée un compte inactif dès réception de ces éléments d'identification.

Pour disposer d'un compte de télédéclarant actif, le demandeur définit son mot de passe, puis active son compte avec un code envoyé par le teneur du registre à l'adresse postale fournie, dans un délai de deux mois suivant sa demande. Passé ce délai, le compte inactif est supprimé.

Le nouveau télédéclarant accède à son compte par son adresse électronique et son mot de passe. Il peut modifier les données de son compte à tout moment, à l'exception de sa civilité, son nom et son prénom. En cas de modification nécessaire de ces informations, il en formule la demande au teneur du registre, qui peut demander une pièce justificative pour procéder à la modification.

La liste des éléments d'identification devant être fournis par le notaire pour être habilité à accéder au registre figure en annexe 2.

I. - Les informations devant être fournies pour la demande de rattachement mentionnée à l'article R. 711-3 du code précité diffèrent selon la qualité du télédéclarant qui réalise les formalités et le profil du télédéclarant concerné par le rattachement. Elles figurent en annexe 3.

II. - Les pièces justificatives mentionnées au même article sont :

1° Pour un syndic, le contrat de syndic signé des représentants du syndicat de copropriétaires et du syndic ou le procès-verbal signé de l'assemblée générale le désignant comme syndic de la copropriété, ou à défaut une copie certifiée conforme dudit procès-verbal.

Dans le cas d'une gestion en syndicat coopératif, le procès-verbal signé ou certifié conforme de l'assemblée générale désignant les membres du conseil syndical, d'une part, et le procès-verbal signé ou certifié conforme du conseil syndical ayant élu en son sein le syndic, d'autre part ;

2° Pour un administrateur provisoire, l'ordonnance de désignation.

Le teneur du registre utilise ou exploite les données contenues dans ces pièces justificatives exclusivement aux fins du contrôle mentionné aux articles R. 711-4 à R. 711-6 du même code.

La définition des données mentionnées à l'article R. 711-9 du code de la construction et de l'habitation que le syndic ou l'administrateur provisoire est tenu de fournir lors de l'immatriculation initiale et lorsqu'il met à jour le dossier d'immatriculation figure en annexe 4.

Le seuil de dette des copropriétaires mentionné à l'article R. 711-9 du code de la construction et de l'habitation est fixé à trois cents euros.

Les seules données requises pour l'immatriculation initiale du syndicat de copropriétaires répondant aux conditions fixées par le V de l'article R. 711-9 du code de la construction et de l'habitation figurent en annexe 5.

La définition de la pièce à joindre pour justifier la disparition du syndicat de copropriétaires mentionnée aux articles R. 711-18 à R. 711-20 du même code figure en annexe 6.

La définition des informations et des données d'identification mentionnées à l'article R. 711-11 du même code que les notaires sont tenus de fournir figure en annexe 7.

Le cahier des charges détaillant les spécifications du fichier de transmission de données mentionné à l'article R. 711-8 du même code figure à l'annexe 8 et est consultable sur le site internet du registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires, à l'adresse www.registre-coproprietes.gouv.fr.

I. - La durée de conservation des pièces justificatives mentionnées à l'article 4 et au II de l'article R. 711-13 du même code est de six mois à compter de leur transmission.

II. - La durée de conservation de l'attestation mentionnée à l'article R. 711-15 du même code est :

1° Pour l'attestation d'immatriculation initiale, sans limite sauf en cas de disparition du syndicat. Dans ce cas, l'attestation est conservée pendant trois ans après la date déclarée du fait générateur emportant la disparition du syndicat ;

2° Pour les attestations de mise à jour du dossier d'immatriculation, cinq ans suivant leur établissement.

Les comptes de télédéclarants prévus à l'article 3 ouvrent accès, à raison de leurs attributions et pour les besoins exclusifs des missions qui leur sont confiées, aux syndics et aux administrateurs provisoires à l'ensemble des données portées au registre relatives aux syndicats de copropriétaires dont ils sont les représentants légaux et pour lesquels ils ont obtenu le rattachement de compte prévu à l'article R. 711-3.

L'habilitation mentionnée à l'article 3 ouvre accès, à raison de leurs attributions et pour les besoins exclusifs des missions qui leur sont confiées, aux notaires aux informations mentionnées au 1° du II de l'article L. 711-2 pour l'ensemble des syndicats de copropriétaires.

Les établissements publics de l'Etat mentionnés au troisième alinéa du I de l'article R. 711-16 ainsi que les collectivités territoriales et leurs groupements formulent leurs demandes d'accès auprès du teneur du registre mentionné à l'article 2.

Leur demande précise la qualité du demandeur, le périmètre géographique de leur intervention et la finalité de l'utilisation des données. Ils s'engagent à réutiliser celles-ci conformément aux règles générales d'utilisation des données publiques définies dans la loi du 17 juillet 1978.

Le teneur donne accès, gratuitement, aux informations dans un délai maximum d'un mois soit en fournissant un fichier, soit en fournissant un accès sécurisé avec un identifiant personnel et un mot de passe.

I. - A compter du 1er juillet 2017, les données du registre mentionnées au premier alinéa de l'article R. 711-21 du code de la construction et de l'habitation sont mises à la disposition du public selon les modalités suivantes :

1° Par téléchargement sur la plate-forme ouverte des données publiques françaises ;

2° Par consultation de l'annuaire des copropriétés disponible sur le site internet du registre des copropriétés.

II. - Le teneur met à la disposition du public, sur le site internet du registre des copropriétés, des données statistiques qu'il produit, agrégées à des seuils ne permettant pas l'identification des copropriétés.

Toute modification des données contenues dans le traitement automatisé mentionné à l'article 1er fait l'objet d'un enregistrement comprenant l'identification de l'utilisateur, la date, l'heure et la nature de l'intervention dans ledit traitement. Les informations relatives à cet enregistrement sont conservées pendant cinq ans.

Les droits d'accès et de rectification prévus par les articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée s'exercent auprès du teneur du registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires mentionné à l'article 2.

Le droit d'opposition prévu à l'article 38 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ne s'applique pas au registre national d'immatriculation des syndicats de copropriétaires.

Le directeur de l'habitat, de l'urbanisme et des paysages est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.

ANNEXES

ANNEXE 1

1° Eléments d'identification devant être fournis pour la création d'un compte de télédéclarant syndic professionnel, administrateur provisoire ou organisme d'habitations à loyer modéré exerçant une fonction de syndic :

2° Eléments d'identification devant être fournis pour la création d'un compte de télédéclarant syndic non professionnel :

ANNEXE 2

Données à renseigner par les notaires pour accéder au registre des copropriétés :

Lors de la première connexion au système d'information du registre des copropriétés :

Les données d'authentification envoyées au système d'information du registre des copropriétés par le biais du certificat d'authentification contenues dans le matériel dénommé « clé Real » ;

Les civilités, nom et prénom de l'utilisateur de l'office notarial ;

L'adresse électronique de l'utilisateur de l'office notarial.

Si ceux-ci n'ont pas encore été renseignés par un notaire de l'office notarial :

Le n° de SIRET de l'office notarial ;

Un numéro de téléphone de l'office notarial.

Lors des connexions suivantes :

Les données d'authentification envoyées au système d'information du registre des copropriétés par le biais du certificat d'authentification contenues dans le matériel dénommé « clé Real ».

ANNEXE 3

1° Définition des informations devant être fournies par le représentant légal lors de l'immatriculation initiale ou lorsqu'il n'a pas été déclaré par son prédécesseur :

2° Définition des informations devant être fournies par un syndic ou un administrateur provisoire renouvelant son mandat ou sa mission :

3° Définition des informations devant être fournies par un syndic ou un administrateur provisoire déclarant son successeur :

4° Définition des informations devant être fournies par un syndic ou un administrateur provisoire confirmant le rattachement du dossier d'immatriculation d'une copropriété à son compte de télédéclarant suite à la déclaration réalisée par son prédécesseur, sauf si ce dernier est le syndic provisoire de la copropriété :

5° Définition des informations devant être fournies par le premier représentant légal de la copropriété suite à la déclaration par le syndic provisoire ou à sa désignation par le notaire lors d'une immatriculation d'office :

ANNEXE 4

Définition des données à déclarer lors de l'immatriculation initiale du syndicat de copropriétaires et de la déclaration annuelle mentionnée à l'article R. 711-10 du code de la construction et de l'habitation :

Identification de la copropriété :

Procédures administratives et judiciaires en cours :

Données financières :

(*) Données que les syndicats de copropriétaires relevant du deuxième alinéa de l'article 14-3 de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 ne sont pas tenus de fournir.

Données techniques :

ANNEXE 5

Définition des données financières requises pour l'immatriculation initiale du syndicat de copropriétaires répondant aux conditions fixées par le V de l'article R. 711-9 du code de la construction et de l'habitation :

ANNEXE 6

Définition des données requises lorsque le dernier représentant légal d'un syndicat de copropriétaires en déclare la dissolution :

ANNEXE 7

Définition des informations et des données d'identification mentionnées à l'article R. 711-11 du code de la construction et de l'habitation que les notaires sont tenus de fournir lors de l'immatriculation des nouvelles copropriétés ou de l'immatriculation d'office :