Décret n°86-416 du 12 mars 1986 fixant les conditions et modalités de prise en charge par l'Etat des frais de voyage et de changement de résidence à l'étranger ou entre la France et l'étranger des agents civils de l'Etat et des établissements publics de l'Etat à caractère administratif.

Pour l'application des dispositions du présent décret, les ayants droit de l'agent se définissent comme suit :

- le conjoint ;

- le partenaire lié par un pacte civil de solidarité ;

- à condition qu'ils vivent habituellement sous le toit de l'agent, les enfants de l'agent, de son conjoint ou de son partenaire lié par un pacte civil de solidarité lorsqu'ils sont à la charge de l'agent au sens des articles L. 513-1 et L. 521-2 du code de la sécurité sociale et jusqu'à la date anniversaire de leurs vingt ans, ainsi que les enfants infirmes mentionnés à l'article 196 du code général des impôts. L'âge des enfants s'apprécie au jour prévu pour le voyage ;

- les ascendants de l'agent, de son conjoint ou de son partenaire lié par un pacte civil de solidarité qui vivent habituellement sous le toit de l'agent et qui, en application de la législation fiscale applicable en France métropolitaine, ne sont, ou ne seraient, pas assujettis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques ;

Toutefois, lorsque le conjoint ou le partenaire lié par un pacte civil de solidarité d'un agent bénéficie de son propre chef de la prise en charge de voyages, de changement de résidence et/ou de congé, il ne peut prétendre aux mêmes droits en sa qualité de conjoint ou de partenaire lié par un pacte civil de solidarité.

La situation familiale de l'agent s'apprécie à la date d'ouverture de chacun de ses droits qu'il s'agisse de la prise en charge de l'indemnité de changement de résidence, des billets de voyage d'affectation, de congés et de rupture.

Pour l'application des dispositions du présent décret :

1° La résidence à l'étranger s'entend comme le lieu où l'agent est affecté pour au moins dix mois ;

2° La résidence en France s'entend :

- pour l'agent en fonctions ou affecté en France, comme le lieu de son affectation ;

- dans les autres cas, comme le lieu de sa résidence habituelle ou familiale connue de l'administration dans l'Union européenne ou dans l'Espace économique européen ou, à défaut, comme le lieu de sa dernière résidence en France ;

3° Le changement de résidence s'entend comme un mouvement lié :

- à une affectation à l'étranger pour au moins dix mois, y compris à l'occasion d'un recrutement en France ;

- à une affectation en France pour au moins six mois lorsque l'agent est déjà en poste à l'étranger ;

- à un rapatriement induit par l'admission à la retraite ou par l'un des cas particuliers visés au titre V du présent décret, sauf en ce qui concerne l'agent de recrutement local au sens du décret du 28 mars 1967 susvisé ;

- à une rupture d'établissement provoquée par des circonstances exceptionnelles mettant en danger l'agent et ses ayants droit.

L'agent changeant de résidence et régi, dans son affectation de départ et/ou de destination, par les dispositions du décret du 28 mars 1967 susvisé ou du décret n° 2002-22 du 4 janvier 2002 modifié relatif à la situation administrative et financière des personnels des établissements d'enseignement français à l'étranger a droit, s'il n'est pas recruté sur place ou résident au sens des dispositions de ces décrets, à la prise en charge :

- du voyage entre son ancienne et sa nouvelle résidence pour lui-même et ses ayants droit, sous réserve de leur installation effective dans la nouvelle résidence, dans les conditions prévues au titre VI du présent décret ;

- des autres frais qui en résultent pour lui-même et ses ayants droit dans les conditions prévues aux articles 24 et suivants du présent titre.

A l'occasion d'un changement de résidence entre deux affectations à l'étranger, la prise en charge des frais de voyage de l'agent et de ses ayants droit peut inclure le passage par sa résidence habituelle ou familiale connue de l'administration, y compris dans un autre Etat membre de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen ou, à défaut, son passage par Paris, sous réserve que l'agent soit en position de congé inter-affectation. La prise en charge peut également s'effectuer directement entre l'ancienne résidence administrative et la nouvelle, sous réserve de satisfaire aux exigences de l'administration.

Les droits à voyage et à changement de résidence des ayants droit restent ouverts pendant six mois après la prise de fonctions de l'agent. Pour des raisons de sécurité, de santé, d'études ou pour obligations professionnelles, ce délai peut être prolongé par l'administration qui doit être saisie avant la fin de la période de six mois.
Les droits à voyage et à changement de résidence de l'agent et/ ou de ses ayants droit restent ouverts pendant six mois suivant la date de rupture d'établissement de l'agent.
L'agent muté entre deux pays étrangers, dont les ayants droit sont empêchés de le suivre dans son nouveau lieu d'affectation pour l'une des raisons mentionnées à l'alinéa précédent, a droit à la prise en charge des frais de changement de résidence de ses ayants droit jusqu'à sa résidence en France ou, à défaut, jusqu'à sa résidence habituelle ou familiale connue de l'administration dans un autre Etat membre de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen.

La couverture des frais de changement de résidence de l'agent et de ses ayants droit autres que les frais de voyage est assurée par l'attribution d'une indemnité forfaitaire, sous réserve des dispositions de l'article 20 ci-dessus.

Lorsque deux conjoints ou partenaires liés par un pacte civil de solidarité, agents de l'Etat ou d'un établissement public de l'Etat, sont affectés dans un même lieu de résidence, la couverture de leurs frais de changement de résidence et de ceux de leurs ayants droit se fait par référence aux droits de l'agent dont le traitement ou le salaire de base est le plus élevé.

Le décompte de l'indemnité visée à l'article précédent est établi par addition des trois éléments suivants :

1° Coût du transport sur longue distance.

Ce premier élément du décompte correspond au coût, à la date de la mutation, du transport par fret aérien d'un déménagement d'un poids brut conforme au tableau ci-après entre les aéroports les plus proches de l'ancienne et de la nouvelle résidence de l'agent. Ce coût est constaté par l'application des tarifs aériens en vigueur sur la voie la plus directe et la plus économique. Le décompte de ce premier élément peut toutefois être complété ou modifié en fonction des situations visées aux trois alinéas qui suivent.

Lorsque l'agent est muté entre deux postes à l'étranger, soit entre un logement entièrement meublé et équipé et un logement vide ou partiellement meublé et équipé, soit entre un logement partiellement meublé et équipé et un logement vide, ce premier élément du décompte est calculé pour moitié des droits sur le trajet reliant son ancienne et sa nouvelle résidence, et pour l'autre moitié sur le trajet reliant sa résidence en France ou, à défaut, sa résidence habituelle ou familiale connue de l'administration dans un autre Etat membre de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen et sa nouvelle résidence.

Lorsque la résidence de départ et la résidence d'arrivée se situent toutes deux en Europe, ou lorsque la résidence de départ et la résidence d'arrivée se situent dans le même pays, le coût du transport est déterminé en fonction du poids à transporter et de la distance à parcourir par voie terrestre et maritime selon une formule définie par un arrêté conjoint du ministre des affaires étrangères, du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la fonction publique. Le même arrêté détermine les pays considérés au sens du présent décret comme se situant en Europe.

Lorsque la résidence de départ et/ ou la résidence d'arrivée se situe à plus de cent kilomètres d'un aéroport susceptible d'accueillir du fret aérien, il est ajouté au coût du transport par fret aérien le coût supplémentaire provoqué par le camionnage entre ville et aéroport du déménagement correspondant aux droits de l'agent. Le coût de ce camionnage accessoire est déterminé en fonction du poids à transporter et de la distance à parcourir entre ville et aéroport selon la formule définie par l'arrêté visé à l'alinéa précédent.

2° Coût de manutention, de conditionnement, de transport urbain, et autres coûts annexes.

Ce deuxième élément du décompte est fixé forfaitairement à trois fois le coût à la date de la mutation, de la mise en caisse et du chargement sur le territoire européen de la France d'un ensemble de mobilier et d'effets personnels d'un poids brut, emballage compris, conforme au tableau ci-après ; le coût de cette prestation est établi par convention annuelle passée par le ministère des affaires étrangères.

3° Frais d'assurance.

Ce troisième élément du décompte est fixé forfaitairement à 5 p. 100 du total formé par l'addition du premier et du deuxième élément du décompte.

Droits en kilogrammes

La nomenclature fixée par le tableau ci-dessus pourra être complétée par décret pris à l'initiative du ministre intéressé.

Un abattement de 25 % est opéré sur le décompte mentionné à l'article 25 du présent décret dans les situations suivantes :
1° Affectation de l'agent dans un poste situé à l'étranger comportant l'occupation d'un logement entièrement meublé et équipé ou partiellement meublé et équipé par l'administration ;
2° Départ de l'agent d'un poste situé à l'étranger comportant l'occupation d'un logement entièrement meublé et équipé ou partiellement meublé et équipé par l'administration ;
3° Mutation de l'agent d'un poste situé à l'étranger vers un autre poste situé à l'étranger comportant tous les deux l'occupation d'un logement entièrement meublé par l'administration ;
4° Mutation d'un poste situé à l'étranger vers un autre poste situé à l'étranger comportant soit tous les deux l'occupation d'un logement partiellement meublé et équipé par l'administration, soit lorsque l'un d'eux comporte l'occupation d'un logement partiellement meublé et équipé par l'administration.

L'administration communique le décompte ainsi arrêté à l'agent intéressé ; dès que la décision entraînant son changement de résidence est établie, elle lui verse 80 p. 100 de l'indemnité à laquelle il a droit.

L'agent peut contester le calcul de ce décompte et en demander la rectification jusqu'à deux mois au plus tard après son arrivée dans le pays de sa nouvelle résidence. Cette requête n'a pas d'effet suspensif sur le versement visé au paragraphe précédent. Elle donne lieu, si elle est agréée, à un décompte rectificatif et à un versement complémentaire.

L'administration peut également procéder, de sa propre initiative, à l'établissement d'un décompte rectificatif.

Dans tous les cas, lorsque l'écart entre décompte original et décompte rectificatif est inférieur à 1 p. 100 il ne donne lieu ni à versement complémentaire ni à ordre de reversement.

Le solde de 20 p. 100 subsistant après le versement visé à l'article précédent est ensuite éventuellement versé à l'agent sur présentation de factures acquittées et de tous documents justificatifs attestant d'opérations de déménagement et/ou de gardiennage atteignant au moins les deux tiers du montant total de cette indemnité.

Sauf exception dûment justifiée prévue à l'article 22, la présentation de ces factures et documents doit intervenir dans un délai maximum de six mois après la date de prise de fonctions ou de rupture d'établissement de l'agent.

L'agent ayant encouru, sans responsabilité de sa part et en raison de circonstances imprévisibles, des frais de déménagement dépassant le total de son indemnité d'un montant tant au moins égal à 25 p. 100 de son indemnité de résidence mensuelle dans le pays de sa nouvelle résidence s'il est affecté à l'étranger, dans le pays de son ancienne résidence s'il est affecté en France ou dans un autre état de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen, peut solliciter de l'administration le remboursement de son déménagement sur la base de ses frais réels et dans la limite des droits en kilogrammes fixés par le tableau figurant à l'article 25 du présent décret, affectés, le cas échéant, de l'abattement visé à l'article 26 du présent décret.

Lorsque, sur des trajets autres que les trajets limités à l'Europe, tout ou partie du déménagement s'est effectué par voie terrestre ou maritime, le poids ainsi transporté est divisé par deux pour établir l'équivalence avec les droits à transport aérien.

Lorsque, sur des trajets limités à l'Europe, tout ou partie du déménagement s'est effectué par voie aérienne, le poids ainsi transporté est multiplié par deux pour établir l'équivalence avec les droits visés au troisième alinéa de l'article 25 (1°) du présent décret.

L'agent présente à l'appui de sa demande un état détaillé de ses dépenses effectives, accompagné de tous justificatifs utiles. Le remboursement éventuel porte sur la différence entre le montant déjà versé de l'indemnité forfaitaire et le coût réel tel qu'accepté par l'administration.

L'agent en poste à l'étranger autorisé à prendre un congé annuel comme défini dans le décret n° 2002-1200 du 26 septembre 2002 fixant le régime de congés annuels des personnels de l'Etat et des établissements publics de l'Etat à caractère administratif en service à l'étranger bénéficie, à l'issue d'un temps de séjour fixé par arrêté conjoint du ministre des affaires étrangères et du ministre chargé du budget, de la prise en charge par l'administration de ses frais de voyage et de ceux de ses ayants droit. Cette prise en charge s'effectue, dans les conditions prévues au titre VI du présent décret, entre sa résidence à l'étranger et sa résidence en France ou, à défaut, entre sa résidence à l'étranger et sa résidence habituelle ou familiale connue de l'administration dans un autre Etat membre de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen.

L'agent muté à sa demande et n'ayant pas accompli, à l'issue d'un congé annuel ayant donné lieu à prise en charge des frais de voyage, cinq mois de services dans l'une des situations mentionnées à l'article 17 du décret du 28 mars 1967 susvisé et à l'article 9 du décret du 4 janvier 2002 précité rembourse à l'administration le montant de la dernière prise en charge dont il a bénéficié à l'occasion de ses congés annuels. Les périodes de congés annuels ne sont pas prises en compte pour le décompte des cinq mois de services.

Les enfants, le conjoint ou le partenaire d'un agent en poste à l'étranger retenus en France ou dans un autre Etat membre de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen pour des raisons de sécurité, de santé ou d'études ou pour obligation professionnelle ont droit à la prise en charge par l'administration d'autant de voyages aller-retour entre leur résidence dans l'un des Etats susmentionnés et la résidence de l'agent que ce dernier au titre de ses congés annuels avec voyage payé.

L'agent en poste à l'étranger dont un enfant cesse d'être à charge, au sens de l'article 4 du présent décret, a droit, à l'occasion d'un voyage de congé annuel pris en charge par l'administration ou d'un changement de résidence, à la prise en charge du retour définitif de celui-ci jusqu'à la résidence de l'agent en France ou, à défaut, jusqu'à la résidence habituelle ou familiale connue de l'administration de l'agent dans un autre Etat membre de la l'Union européenne ou de l'Espace économique européen. Lorsque la date de retour de l'enfant répond à une obligation d'études, la prise en charge des frais de changement de résidence peut se faire de façon anticipée.

Si l'agent a bénéficié, dans les cinq mois qui précèdent le retour définitif de son enfant, de la prise en charge des frais de voyage de congé annuel au titre de cet enfant, les frais de voyage de retour définitif de l'enfant ne sont pas pris en charge.

La liquidation de la part d'indemnité forfaitaire de changement de résidence correspondant au rapatriement de l'enfant se fait à l'occasion du premier changement de résidence de l'agent.

Cette part n'est pas due si l'agent a bénéficié d'une indemnité de changement de résidence, tenant compte des droits de l'enfant concerné, dans les six mois précédant la date où l'enfant a cessé d'être à sa charge.

Le conjoint ou le partenaire lié par un pacte civil de solidarité bénéficie des mêmes dispositions en cas de retour définitif en cours de séjour.

L'agent et ses ayants droit arrêtés à l'étranger pour plus d'une journée, en raison de circonstances indépendantes de leur volonté, au cours d'un voyage de congé annuel ou de changement de résidence pris en charge dans le cadre du présent décret, peuvent prétendre, pour la couverture de leurs frais supplémentaires de nourriture et de logement, à 100 p. 100 de l'indemnité journalière de mission temporaire qui serait applicable à l'agent en vertu des dispositions du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 modifié fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat.

Ces dispositions ne sont toutefois pas applicables aux agents se déplaçant en véhicule de tourisme pour leur commodité personnelle, ou effectuant, pour des raisons personnelles, un trajet différent du trajet le plus direct et le plus économique.

L'agent en poste à l'étranger muté à sa demande ou démissionnaire en cours d'affectation à l'étranger bénéficie de la prise en charge des frais de voyage et de changement de résidence pour lui-même et ses ayants droit aux conditions suivantes :

- frais de voyage pris en charge par l'administration si les droits à prise en charge du voyage de congé annuel de l'agent sont ouverts ; au cas contraire, remboursement partiel au prorata du temps de séjour accompli concourant à l'ouverture de ces droits ;

- frais de déménagement pris en charge sur les bases fixées aux 1°, 2° et 3° de l'article 25 du présent décret, s'il a accompli au moins un séjour ouvrant droit à prise en charge d'un voyage de congé annuel ; au cas contraire, prise en charge partielle sur les mêmes bases, affectées d'un abattement calculé au prorata du temps de séjour à accomplir pour l'ouverture de ces droits ;

Cette demande de prise en charge doit être présentée dans un délai maximum de six mois à compter de la date de la cessation des fonctions de l'agent.

L'agent affecté dans un poste à l'étranger en vue d'y assurer une gérance ou un intérim a droit à la prise en charge de son voyage ainsi que du voyage de ses ayants droit si son séjour est prévu pour au moins trois mois. Chaque ayant droit reçoit de l'administration un bon de transport de cinquante kilogrammes par fret aérien.

Le chef de poste diplomatique ou consulaire appelé par ordre en France pour y accompagner une personnalité du pays de sa résidence invitée par le Gouvernement ou le ministre des affaires étrangères peut bénéficier, sur accord préalable de l'administration, de la prise en charge du voyage de son conjoint ou de son partenaire lié par un pacte civil de solidarité.

Par dérogation aux dispositions de l'article 46 du présent décret, son voyage et, le cas échéant, celui de son conjoint ou de son partenaire lié par un pacte civil de solidarité sont pris en charge dans les mêmes conditions de transport que celles de la personnalité accompagnée.

D'autre part, pour des raisons d'accueil protocolaire, les chefs de postes diplomatiques pourront bénéficier d'un voyage en classe affaires lors de leur nomination ou lors de leur rupture d'établissement. Pour les mêmes types de déplacements, les chefs de postes consulaires pourront bénéficier d'un voyage en classe affaires. Ces dispositions sont étendues aux ayants droit des intéressés lorsque ceux-ci voyagent en leur compagnie.

L'agent régi par les dispositions du décret du 28 mars 1967 susvisé ou par celles du décret du 4 janvier 2002 précité et placé en appel spécial a droit à la prise en charge des frais de voyage engagés à destination de la France métropolitaine, pour lui-même et ses ayants droit, s'ils ne sont pas pris en charge par ailleurs.

Lorsque l'agent placé en appel spécial reçoit instruction de reprendre ses fonctions dans son pays d'affectation, les frais de voyage à destination de ce pays sont pris en charge par l'administration. Les frais de voyage des ayants droit de l'agent sont pris en charge, sur accord préalable de l'administration délivré au regard de la situation politique ou des circonstances locales dans le pays d'affectation de l'agent.

L'agent placé en appel spécial et autorisé par l'administration à retourner dans son pays d'affectation pour y effectuer son déménagement n'a droit à la prise en charge des frais de voyage que pour lui-même.

Dans le cas où l'agent doit rester présent à son poste par nécessité de service, les frais de voyage liés au départ de ses ayants droit sont pris en charge par l'administration, sur accord préalable de sa part, s'ils ne sont pas pris en charge par ailleurs. Cette prise en charge s'effectue jusqu'à la résidence de l'agent en France ou, à défaut, jusqu'à sa résidence habituelle ou familiale connue de l'administration dans un autre Etat membre de la l'Union européenne ou de l'Espace économique européen. Les frais de voyage engagés à l'occasion du retour des ayants droit dans le pays d'affectation de l'agent sont pris en charge par l'administration, sur accord préalable de sa part délivré au regard de la situation politique ou des circonstances locales dans ce pays.

Lorsque l'état de santé d'un agent en poste à l'étranger oblige à procéder à son rapatriement définitif, ses frais de voyage et de changement de résidence ainsi que ceux de ses ayants droit sont pris en charge dans les mêmes conditions que pour une affectation à l'administration centrale pour au moins six mois.

Les frais supplémentaires de transport liés à l'état de santé de l'agent sont également pris en charge par l'administration, sur accord préalable de sa part.

Les frais de mise en bière et les frais de transport du corps ou des cendres d'un agent décédé en poste à l'étranger sont à la charge de l'administration et décomptés du lieu du décès au lieu de l'inhumation ou du dépôt définitifs.

Le coût des formalités médicales obligatoires pour le transport du corps est à la charge de l'administration.

Lorsque la famille d'un agent décédé dans le pays où il était affecté décide de procéder à l'inhumation ou à la crémation du corps dans ledit pays, les frais d'obsèques sont à la charge de l'administration. Dans les autres cas, les frais d'obsèques sont à la charge de la famille.

Les dispositions ci-dessus sont applicables aux ayants droit d'un agent en poste à l'étranger lorsque ceux-ci décèdent dans le pays d'affectation de l'agent.

Elles sont également applicables à l'agent décédé au cours d'une mission temporaire à l'étranger.

Elles ne sont pas applicables à l'agent de recrutement local, au sens du décret du 28 mars 1967 susvisé, ou à sa famille.

Les frais de changement de résidence des ayants droit de l'agent décédé et les frais de déménagement des biens meubles de celui-ci sont pris en charge par l'administration, dans les conditions définies aux articles 24 et suivants du présent décret, jusqu'au lieu où était située la résidence de l'agent en France ou, à défaut, jusqu'au lieu où était située sa résidence habituelle ou familiale connue de l'administration dans un autre Etat membre de la l'Union européenne ou de l'Espace économique européen.

Les voyages visés par le présent décret sont pris en charge :

- par la voie aérienne la plus directe et la plus économique ;

- ou par voies ferrée, terrestre ou maritime à des coûts n'excédant pas celui de la voie aérienne définie ci-dessus.

Les agents se déplaçant dans le cadre d'une mission ou d'un appel par ordre, d'une durée inférieure ou égale à une semaine, délais de vols compris, peuvent prétendre à la prise en charge de leur voyage sur la base du tarif de la classe immédiatement supérieure à la classe économique , lorsque la durée du voyage est égale ou supérieure à sept heures, délais de transit non compris.

Les agents suivants sont autorisés, en raison des nécessités de service, à voyager dans la classe immédiatement supérieure à la plus économique pour les voyages dont le temps de vol est supérieur à quatre heures :

- les secrétaires généraux ;

- les parlementaires en mission et les membres de la délégation française à l'Assemblée générale des Nations unies ;

- les directeurs de cabinet ;

- les directeurs ;

- l'inspecteur général et les inspecteurs des affaires étrangères ;

- le chef du protocole ;

- les officiers de sécurité accompagnant un membre du Gouvernement ;

- les courriers de cabinet.

Par dérogation à l'alinéa précédent, les agents chargés des courriers de cabinet sont autorisés à voyager dans la classe immédiatement supérieure à la plus économique, y compris pour les vols inférieurs à quatre heures.

Les frais éventuels liés à la délivrance d'un passeport, d'un visa, aux vaccinations obligatoires, à un traitement prophylactique antipaludéen prescrit pour une durée de trois mois par la médecine de prévention, les taxes d'aéroport et autres taxes et impôts touchant les voyageurs sont remboursés par l'administration sur présentation de pièces justificatives.

L'agent ou tout ayant droit qui, pour un voyage de congé annuel ou de changement de résidence, choisit de se déplacer, sur tout au partie du trajet, pour convenances personnelles en véhicule de tourisme ou de location peut prétendre à un remboursement forfaitaire de ses frais de voyage, sur déclaration préalable à son départ dégageant l'administration de toute responsabilité pour les dommages éventuels liés à son déplacement.

Ce remboursement forfaitaire s'élève par ayant droit ayant effectivement voyagé à 50 p. 100 du coût du voyage tel que prévu à l'article 46 du présent décret.

Lorsque le point de départ ou d'arrivée du trajet ouvrant droit à remboursement forfaitaire se situe sur le territoire européen de la France, le coût en résultant et permettant le calcul du remboursement forfaitaire ne peut en aucun cas excéder celui d'un voyage ayant Paris comme point de départ ou d'arrivée.