Depuis le 17 mars, le Gouvernement a formellement demandé aux employeurs de privilégier systématiquement le télétravail lorsqu’il était possible. Cette demande a été réitérée dans le cadre de la levée des mesures de confinement au 11 mai dernier, le Gouvernement ayant appelé « au sens de la responsabilité des français » afin d’éviter un rebond de l’épidémie. Dans ce contexte, question-réponse spécifique au télétravail publié sur le site du ministère du Travail précise et remet en question un certain nombre des positions prises par le gouvernement au cours des dernières semaines. 

 

Ci-après un tour d’horizon des réponses pratiques apportées.

Le télétravail peut être mis en place par la signature d’un accord collectif ou de manière unilatérale, il peut être encadré par une charte rédigée par l’employeur. A défaut de charte ou d’accord fixant collectivement les règles encadrant ce dispositif, le télétravail peut également être mis en œuvre par simple accord entre l’employeur et le salarié. La signature d’un avenant n’est pas nécessaire pour mettre en place le télétravail. Pour autant, il est préférable de fixer les principales modalités par écrit (mail ou courrier...) avec le salarié pour éviter les contestations ultérieures. Notamment, pourront être utilement précisées les équipements mis à dispositions du télétravailleur, les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit être disponibles, les modalités de contrôle du temps de travail, etc.

Il est possible d’alterner des périodes d’activité partielle (réduction d’activité) et des périodes de télétravail. Pour autant, le Q/R rappelle que ces périodes ne peuvent pas se cumuler de sorte que le salarié en période d’activité partielle ne peut télétravailler en même temps. Dans ces conditions, l’employeur qui demande à ses salariés de travailler alors qu’ils sont en même temps en activité partielle s’expose à des sanctions, y compris pénales.

Le Q/R précise que l’employeur peut refuser le télétravail, s’il estime que :

• les conditions de reprise d’activité sont conformes aux consignes sanitaires sur le lieu de travail et,

• qu’il est en mesure de démontrer que la présence sur le lieu de travail est indispensable au fonctionnement de l’activité.

 

Dans tous les cas, il doit motiver le refus. Il est également précisé que le classement en zone rouge ou orange du département où s’exerce le travail n’a pas d’incidence ni de priorité pour le télétravail dès lors que le poste n’est pas compatible avec ces modalités d’exécution à distance. Au contraire, le Q/R rappelle que les difficultés d’accès au transport en commun ou encore la configuration du lieu où le télétravail est exercé peuvent être appréciées par l’employeur au cas par cas pour organiser tout ou partie de l’activité en télétravail.

 

En pratique. Quid des salariés pouvant exercer leurs fonctions en télétravail mais qui souhaitent revenir sur site ? Au regard des strictes conditions du Q/R, le maintien en télétravail des salariés qui le peuvent est fortement recommandé si leur présence n’est pas indispensable sur site. Néanmoins, une charte signée le 6 mai 2020 par la Région Ile de France et ses partenaires portant sur les modalités d’organisation en Ile-de-France pour le recours aux transports en commun en période de confinement, pourrait ouvrir la voie à un assouplissement. En effet, cette dernière précise que « les salariés pour lesquels le télétravail pendant le confinement a engendré une souffrance peuvent se rendre sur leur lieu de travail (appréciation au cas par cas par la médecine du travail) ». Sur cette base et sous réserve des éventuelles précisions du Gouvernement, la question se pose donc de savoir si, au cas par cas, le retour sur site des salariés volontaires exprimant un besoin du fait de conditions dégradées de télétravail est possible.

Les plages horaires pendant lesquelles le salarié est disponible et opérationnel doivent être précisément déterminées par l’employeur et respectées par le salarié. La distinction entre temps de travail et temps de repos doit être claire et garantir le droit à la déconnexion des salariés.

 

 

Attention. Les modalités de suivi et de contrôle du temps de travail à distance ne pourront en aucun cas conduire à une surveillance systématique du poste de travail du salarié.

 

L’employeur doit fournir au salarié l’équipement nécessaire lui permettant d’exercer ses fonctions à distance. A cet égard, le Q/R précise que si l’employeur n’est pas en mesure de fournir les solutions techniques (accès VPN permettant accès aux mails et données professionnelles) pour exercer les fonctions à distance, le poste n’est pas compatible avec le télétravail, ce qui constitue un motif légitime de refus de sa part. S’agissant des équipements personnels, qui faisaient déjà l’objet d’une tolérance dans le cadre de l’accord national interprofessionnel du 19 juillet 2005, le Q/R rappelle que l’employeur doit fournir un ordinateur si le salarié n’en a pas ou s’il ne souhaite pas utiliser son ordinateur personnel. En aucun cas, l’utilisation de l’ordinateur personnel ne peut être imposée au salarié.

 

Point sur le régime fiscal et social de l’indemnité de télétravail. S’agissant du régime social de l’indemnité, il convient de noter que : • L’indemnité versée sera exonérée de charges sociales dans les limites prévue par l’Acoss. L’employeur peut verser une somme inférieure. • En revanche, lorsque le montant dépasse ces limites, l’exonération de charges sociales est admise à condition de justifier de la réalité des dépenses professionnelles supportées par le salarié. • Le fait de verser l’indemnité en fin d’année en une seule fois, et non mensuellement ne fait pas obstacle au bénéfice de la franchise de cotisation. S’agissant du régime fiscal, comme pour les frais professionnels, l’article 81, 1° du Code général des impôts (N° Lexbase : L4048LSQ) vise de manière exhaustive les diverses indemnités qui ne sont pas soumises à imposition et notamment « les allocations spéciales destinées à couvrir les frais inhérents à la fonction ou à l'emploi et effectivement utilisées conformément à leur objet ». Ainsi, sous réserve du respect des conditions dudit article et de la position de l’Administration, les indemnités de télétravail versées pourraient également être exonérées d’impôt sur le revenu.

Pour mémoire, la prise en charge par l'employeur de tous les coûts découlant directement de l'exercice du télétravail, notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, communications et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci, prévue par l’ex-article L. 1222-10 du Code du travail (N° Lexbase : L8105LGB) a été supprimée par l’ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail.

 

Toutefois, le rapport au Président de la République relatif à l'ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017 précisait que l'accord collectif ou la charte, permettant la mise en place du télétravail, devait comporter les modalités de prise en charge des coûts découlant directement de l'exercice régulier du télétravail à la demande de l'employeur. C’est cette position qui était reprise et étendue par l’une des questions-réponses de la FAQ générale du ministère du Travail (supprimée le 3 mai 2020) sur les conditions d’emploi pendant l’épidémie qui prévoyait que l’employeur devait verser à l’ensemble des salariés placés en télétravail une indemnité de télétravail, destinée à rembourser au salarié les frais découlant du télétravail, compte tenu de l’obligation de prise en charge des frais professionnels incombant à l’employeur.

 

Il était à ce titre recommandé de verser une somme forfaitaire exonérée de charges sociales par journée de télétravail sur la semaine, conformément aux tolérances fixées par l’Acoss et l’Urssaf, à hauteur de 10 € par mois, pour un salarié effectuant une journée de télétravail par semaine, 20 € par mois pour un salarié effectuant deux jours de télétravail par semaine, etc. Pour autant, le dernier Q/R précise désormais que l’employeur n’est pas tenu de verser à son salarié une indemnité de télétravail destinée à lui rembourser les frais découlant du télétravail, sauf si l’entreprise est dotée d’un accord ou d’une charte qui la prévoit. Il semblerait donc que le Gouvernement revienne sur la position générale initialement prise.

Le principe d’égalité de traitement entre les salariés placés en situation de télétravail et les salariés travaillant dans les locaux de l’entreprise est issu des dispositions de l’article L. 1222-9 du Code du travail (N° Lexbase : L0292LMR) qui prévoit que « le télétravailleur a les mêmes droits que le salarié qui exécute son travail dans les locaux de l’entreprise ».

 

Les salariés en télétravail doivent donc bénéficier des mêmes conditions de travail que ceux présents physiquement dans les locaux de l’entreprise, ce qui inclut les tickets restaurant, sans distinction pour les salariés effectuant leur fonction en télétravail depuis leur domicile. En effet, la règle d’attribution des titres restaurant, à savoir, la fourniture d’un ticket pour toute journée de travail organisée en deux vacations entrecoupées d’une pause réservée à la prise d’un repas, ne permet pas de justifier une différence de traitement sur la situation, ou non, de télétravail du salarié. Ce point est d’ailleurs confirmé en dernier lieu par le Q/R du Gouvernement qui précise que les droits habituels en matière de restauration sont maintenus (tickets restaurant, primes de repas…).

S’agissant du maintien du remboursement du Pass Navigo/abonnement de transport aux salariés en télétravail, il n’existe pas de position tranchée de l’administration sur cette question alors que cette dernière s’est clairement prononcée en faveur du maintien des tickets restaurant pour les salariés en télétravail.

 

Pour autant, ces salariés n’étant pas amenés à se déplacer compte tenu de l’exercice de leur fonction depuis leur domicile, la différence de traitement entre les salariés présents sur site amenés à se déplacer est justifiable ce qui permettrait aux employeurs le souhaitant de stopper le remboursement du Pass Navigo/abonnements de transports. Dans cette hypothèse, il sera nécessaire d’en informer les salariés concernés dès que possible, pour que ces derniers puissent le cas échéant suspendre le prélèvement annuel ou ne pas prendre d’abonnement mensuel pour le mois de mai/juin.

La CNIL a mis à jour au 1er avril 2020 ses recommandations concernant la mise en place du télétravail. Ainsi, afin de sécuriser le système d’information de l’entreprise et protéger ses données ainsi que celles du salarié, elle recommande désormais les actions suivantes :

• Éditer une charte de sécurité dans le cadre du télétravail ou, dans le contexte actuel, au moins un socle de règles minimales à respecter, et communiquer ce document aux salariés suivant le règlement intérieur.

• En cas de modification des règles de gestion du système d’information pour permettre le télétravail, mesurer les risques encourus et, au besoin, prendre les mesures nécessaires.

• Équiper tous les postes de travail des salariés au minimum d'un pare-feu, d'un antivirus et d'un outil de blocage de l'accès aux sites malveillants.

• Mettre en place un VPN pour éviter l'exposition directe des services sur internet, dès que cela est possible. Activer l'authentification du VPN à deux facteurs si c'est possible.

 

Des recommandations spécifiques sont prévues en cas d’utilisation de services sur Internet, à savoir :

• Utiliser des protocoles garantissant la confidentialité et l’authentification du serveur destinataire, par exemple HTTPS pour les sites web et SFTP pour le transfert de fichiers, en utilisant les versions les plus récentes de ces protocoles.

• Appliquer les derniers correctifs de sécurité aux équipements et logiciels utilisés (VPN, solution de bureau distant, messagerie, vidéoconférence etc.).

• Mettre en œuvre des mécanismes d’authentification à double facteur sur les services accessibles à distance pour limiter les risques d'intrusions.

• Consulter régulièrement les journaux d’accès aux services accessibles à distance pour détecter des comportements suspects.

• Ne pas rendre directement accessibles les interfaces de serveurs non sécurisées.

Le temps du déconfinement est aussi le temps du bilan. Involontairement, la crise sanitaire liée au Covid-19 a créé des espaces de test et d’expérimentation autour de nouveaux modes de management et d’organisation à distance. Il serait dommage de ne pas en tirer des retours d’expérience et des leçons pour l’avenir, à l’heure ou plus de 70 % des français déclarent souhaiter, à l’avenir, continuer à télétravailler pour partie depuis leur domicile.

Cette aspiration est-elle compatible avec la notion même d’entreprise ?