Les systèmes de télétransmission des factures utilisés par les entreprises dans les conditions prévues par l'article 289 bis du code général des impôts doivent respecter les spécifications suivantes :
I. - Sont considérés comme utilisateurs les entreprises, fournisseurs ou clients qui émettent des factures télétransmises par eux-mêmes, ou par un tiers ou un client mandaté à cet effet, ou qui reçoivent des factures télétransmises, et ce quelle que soit la personne qui les a reçues en son nom et pour son compte.
II. - Le système de télétransmission utilisé doit assurer au minimum les fonctions suivantes :
a) La vérification en émission et en réception de la conformité de la structure du message par rapport aux mentions obligatoires devant figurer sur une facture ;
b) La constitution quotidienne et l'archivage d'une liste récapitulative séquentielle et exhaustive des messages émis et/ou reçus et des anomalies éventuelles détectées lors des contrôles ;
c) L'archivage des factures émises et reçues ;
d) La restitution sur papier ou sur écran, en langage clair, à la demande de l'administration, de la facture et de la liste récapitulative.
e) L'accessibilité immédiate aux données dématérialisées en cas de demande de l'administration.
III. - 1. Les logiciels de télétransmission des factures peuvent mettre en oeuvre une ou plusieurs structures de messages et ne doivent ni les modifier ni les altérer.
Le message doit comporter l'ensemble des mentions obligatoires constitutives d'une facture prévues par les textes législatifs ou réglementaires en vigueur.
L'utilisation de codes stables désignant, par exemple, des produits ou des personnes est possible si la codification est déchiffrée automatiquement à l'aide d'une table de correspondance intégrée à la fonction de restitution.
2. Les messages factures doivent être restituables sur écran, sur support informatique ou sur papier à la demande de l'administration. La restitution porte sur l'intégralité des informations émises et reçues, qu'elles soient obligatoires ou facultatives.
La restitution doit pouvoir être opérée de manière sélective, notamment en fonction des informations que la liste récapitulative doit comporter.
Les données sont restituées lisiblement en mode caractères, en langage clair et intelligible.
3. Le système doit contrôler, en émission et en réception, la conformité de la structure du message par rapport aux mentions obligatoires.
En phase d'émission, en cas d'anomalie, le message rejeté ne sera ni émis, ni archivé, ni tracé sur la liste récapitulative.
En phase de réception, toute anomalie sera retracée dans la liste récapitulative, et les messages concernés seront archivés.
IV. - 1. La liste récapitulative mentionnée au III de l'article 289 bis du code général des impôts est constituée au fur et à mesure lors de l'émission ou de la réception de chaque message.
Elle comprend au minimum les informations suivantes :
a) Le numéro et la date de la facture ;
b) La date et l'heure de constitution du message ;
c) Les montants hors taxes et toutes taxes de la transaction ainsi que le code monnaie lorsque la facture n'est pas libellée en euros ;
d) Les éléments d'identification de l'émetteur ou du récepteur donnés par le système de télétransmission (code, nom ou dénomination sociale, numéro SIRET, adresse, qualité de fournisseur ou de client) ;
e) Les libellés des éventuelles anomalies intervenues lors de chaque transmission ;
f) La version du logiciel utilisé.
2. La liste récapitulative est restituable sur papier, écran ou support informatique. La restitution doit pouvoir être effectuée d'une façon sélective en fonction des critères figurant dans la liste.
V. - Les entreprises, fournisseurs et clients doivent constituer un fichier des partenaires avec lesquels elles échangent des factures par voie télématique.
Pour chaque partenaire, le fichier comporte les informations suivantes :
a) La qualité d'émetteur et/ou de récepteur ;
b) L'archivage des factures dématérialisées ou l'archivage des factures papier ;
c) La (les) date(s) d'entrée en phase de dématérialisation avec le partenaire, et, le cas échéant, la (les) date(s) de sortie.
VI. - 1. Les messages factures émis par l'entreprise, par un tiers ou un client mandaté à cet effet ainsi que la liste récapitulative et le fichier des partenaires doivent être accessibles et conservés dans leur contenu originel et dans l'ordre chronologique de leur émission.
Les messages factures reçus, quelle que soit la personne qui les a reçus en son nom et pour son compte, ainsi que la liste récapitulative et le fichier des partenaires doivent être accessibles et conservés dans leur contenu originel et dans l'ordre chronologique de leur réception.
2. Les fichiers informatiques dans lesquels sont conservés les messages factures, la liste récapitulative et le fichier des partenaires doivent être alimentés automatiquement par le système de télétransmission des seules informations qui en sont directement issues.
3. La documentation relative aux conditions d'utilisation (guide utilisateur) du logiciel de télétransmission doit être conservée par l'entreprise et consultable par les agents de l'administration sur le lieu de la dématérialisation.
En outre, l'entreprise doit prendre toutes dispositions pour garantir aux agents de l'administration l'accès à la documentation informatique concernant notamment le développement de son architecture, de son analyse fonctionnelle et organique et l'exploitation du logiciel de télétransmission.