Décret n° 2016-685 du 27 mai 2016 autorisant les téléservices tendant à la mise en œuvre du droit des usagers de saisir l'administration par voie électronique

Les services de l'Etat et les établissements publics à caractère administratif de l'Etat sont autorisés, par le présent acte réglementaire unique, à créer des téléservices destinés à la mise en œuvre du droit des usagers à les saisir par voie électronique tel qu'il résulte des articles L. 112-8 et suivants du code des relations entre le public et l'administration.

Ces traitements automatisés permettent aux usagers d'effectuer à leur initiative et quelle que soit leur situation géographique des démarches administratives dématérialisées de toutes natures, d'y joindre, le cas échéant, des pièces justificatives et, au choix des services et des établissements concernés, d'en obtenir une réponse par voie électronique.

I. - Les catégories de données à caractère personnel qui sont enregistrées et traités, à l'initiative des usagers, dans les téléservices prévus à l'article 1er sont les suivantes :

a) Pour les particuliers :

1° Etat civil (civilité, nom de naissance, nom d'usage, prénoms, date et lieu de naissance) et nationalité ;

2° Cordonnées de toute nature (adresses postales, électroniques, numéros de téléphone fixe, de télécopie et de portable) ;

3° Eléments d'identification administrative ou professionnel (références de carte nationale d'identité, de titre de séjour, des permis de conduire de toute nature, numéro d'inscription au registre national d'identification des personnes physiques [NIR], matricules professionnels, identifiants ministériels spécifiques) ;

4° Objet et références de la saisine (nature et contenu de la saisine, messages et pièces complémentaires éventuellement jointes à l'appui de la saisine, numéro de dossier ou de suivi propre au service, données relatives à l'accusé de réception électronique) ;

5° Informations relatives aux connexions et accès au téléservice par l'usager individuel ;

b) Pour les entreprises :

1° Identification juridique et administrative de l'entreprise (raison sociale, forme juridique, nom commercial ou d'enseigne, adresse du siège social, libellé d'activité, numéros SIREN, RCS et TVA intracommunautaire) ;

2° Références de l'établissement (désignation, adresse du siège social, numéro SIRET, code NAF) ;

3° Information sur le représentant légal de l'entreprise : état civil (civilité, nom de naissance, nom d'usage, prénoms, date et lieu de naissance), nationalité et qualité au sein de l'entreprise ;

4° Information sur l'auteur de la saisine (nom, prénom, qualité au sein de l'entreprise, adresse électronique, numéro de téléphone fixe et/ou de portable) ;

5° Objet et références de la saisine (nature et contenu de la saisine, messages et pièces complémentaires éventuellement jointes à l'appui de la saisine, numéro de dossier ou de suivi propre au service, données relatives à l'accusé de réception électronique) ;

6° Informations relatives aux connexions et accès au téléservice de l'entreprise ;

c) Pour les associations :

1° Identification de l'association (raison sociale, objet, téléphone, adresse site internet, numéro RNA, union ou fédération ou réseau auquel elle est affiliée, libellé d'activité, numéros SIREN, SIRET, RCS et TVA intracommunautaire, code NAF) ;

2° Adresse du siège social et adresse de correspondance ;

3° Renseignements administratifs et juridiques (date de déclaration en préfecture, date de publication de la création au Journal officiel, détention d'agrément[s], reconnaissance d'utilité publique) ;

4° Information sur les représentants légaux de l'organisme : état civil (civilité, nom de naissance, nom d'usage, prénoms, date et lieu de naissance), nationalité et qualité au sein de l'association ;

5° Information sur l'auteur de la saisine agissant au nom de l'association : état civil (civilité, nom de naissance, nom d'usage, prénoms, date et lieu de naissance), nationalité, qualité au sein de l'association, adresse électronique, numéro de téléphone fixe et/ou de portable) ;

6° Objet et références de la saisine (nature et contenu de la saisine, messages et pièces complémentaires éventuellement jointes à l'appui de la saisine, numéro de dossier ou de suivi propre au service, données relatives à l'accusé de réception électronique) ;

7° Informations relatives aux connexions et accès au téléservice de l'auteur de la saisine agissant au nom de l'association ;

d) Pour la traçabilité des accès :

Lorsqu'elles sont le fait de personnels et d'agents des services et établissements mentionnés à l'article 1er, les consultations, créations, modifications ou suppressions de données font l'objet d'un enregistrement comprenant l'identifiant de leur auteur ainsi que la date, l'heure et l'objet de l'opération. Ces informations sont conservées pendant un délai qui ne peut excéder trois années.

II. - Les téléservices mentionnés à l'article 1er peuvent traiter des données à caractère personnel mentionnés au I de l'article 8 et à l'article 9 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée, soit parce que ces données sont directement en lien avec la saisine du service ou de l'établissement, soit parce que l'auteur de la saisine a souhaité joindre à son dossier des précisions relevant de cette catégorie de données.

L'accès aux données à caractère personnel prévues à l'article 2 s'effectue par les agents habilités à instruire les saisines et les procédures administratives transmises par voie électronique en raison de leurs fonctions ou pour les besoins du service et dans la limite de leur besoin d'en connaître.

Les services et établissements mentionnés à l'article 1er peuvent procéder à la transmission des données recueillies lors de la réception d'une saisine par voie électronique vers les applications informatiques régulièrement mises en œuvre de leurs services compétents pour instruire cette demande. Ils peuvent également procéder à l'interconnexion des téléservices permettant la saisine par voie électronique avec de telles applications informatiques.

La durée de conservation des données à caractère personnel et informations enregistrées à l'article 2 ne peut excéder de deux années le délai d'instruction des saisines.

Les services et établissements mentionnés à l'article 1er peuvent mettre en œuvre une conservation en base intermédiaire des données relatives aux saisines des usagers, assortie de conditions d'accès restrictives et pour une durée qui ne peut excéder dix années à compter de leur introduction.

Au terme de la durée d'utilité administrative de ces données, celles-ci sont soumises aux règles de gestion des archives publiques définies en application du code du patrimoine.

L'autorisation des téléservices mentionnés à l'article 1er est subordonnée à l'envoi à la Commission nationale de l'informatique et des libertés d'un engagement de conformité faisant référence au présent décret et accompagné d'une description synthétique des fonctionnalités, de la sécurité desdits téléservices particulièrement en cas d'interconnexions, et des éventuelles transmissions et interconnexions mises en œuvre.

Les téléservices autorisés dans le cadre du présent décret sont créés par un acte réglementaire publié des services ou des établissements qui en ont la responsabilité juridique, lequel vise l'engagement de conformité prévu à l'alinéa précédent.

I. - Les droits d'accès et de rectification prévus par les articles 39 et 40 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée s'exercent auprès du service désigné à cette fin et porté à la connaissance du public par l'acte réglementaire publié prévu à l'article 5.

Lorsque le téléservice autorisé le prévoit, l'usager peut accéder directement à sa saisine.

II. - Le droit d'opposition pour motifs légitimes au titre de l'article 38 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée s'applique aux traitements autorisés par le présent décret, sauf disposition contraire expresse de l'acte réglementaire prévu au second alinéa de l'article 5.

Le secrétaire d'Etat chargé de la réforme de l'Etat et de la simplification est chargé de l'exécution du présent décret, qui sera publié au Journal officiel de la République française.